PAGE合規(guī)電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件及其相關(guān)元數(shù)據(jù)和背景信息，以及從外部接收的電子文件及其相關(guān)元數(shù)據(jù)和背景信息的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，確保其內(nèi)容與原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一致。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)包含反映業(yè)務(wù)活動(dòng)全過(guò)程的所有必要信息，包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等，確保檔案的完整性。3.可用性原則：電子檔案應(yīng)便于檢索、查詢、利用和共享，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。4.安全性原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，確保電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)電子檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織開(kāi)展電子檔案管理培訓(xùn)。負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的形成、積累、整理和歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。按照公司電子檔案管理制度的要求，將本部門(mén)形成的電子檔案及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，并配合檔案管理部門(mén)做好電子檔案的整理、鑒定、保管和利用等工作。負(fù)責(zé)本部門(mén)電子檔案管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和準(zhǔn)確。3.信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)為電子檔案管理提供技術(shù)支持，保障電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。負(fù)責(zé)制定電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，指導(dǎo)檔案管理部門(mén)做好系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作。負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠。二、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、電子郵件等。2.從外部接收的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件，如供應(yīng)商提供的電子發(fā)票、客戶發(fā)送的電子訂單等。3.公司電子文件的草稿、修改稿、定稿等不同版本，以及文件的元數(shù)據(jù)和背景信息。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時(shí)收集和完整保存。2.電子文件應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行收集，確保文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或其他載體形式的文件，以確保檔案的完整性和真實(shí)性。4.電子文件的收集應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保文件的合法性和合規(guī)性。（三）整理原則1.電子檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.電子檔案的整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，確保檔案分類科學(xué)、合理、準(zhǔn)確。3.電子檔案的整理應(yīng)包括文件的分類、編號(hào)、著錄等工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。（四）整理方法1.分類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循邏輯性和系統(tǒng)性原則，確保檔案分類清晰、層次分明。2.編號(hào)：對(duì)分類后的電子檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，并便于記憶和查詢。編號(hào)應(yīng)包括檔案類別代碼、年度代碼、保管期限代碼等信息。3.著錄：對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄，著錄應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、保管期限等信息。著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于檔案的檢索和利用。三、電子檔案的鑒定與保管期限確定（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.電子檔案的鑒定應(yīng)綜合考慮文件的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，結(jié)合公司的業(yè)務(wù)需求和檔案管理要求，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)電子檔案進(jìn)行逐件審查，分析文件的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.職能鑒定法：根據(jù)公司各部門(mén)的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)，分析電子檔案與部門(mén)職能的相關(guān)性，判斷其保存價(jià)值。3.效益鑒定法：分析電子檔案對(duì)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，判斷其保存價(jià)值。（三）保管期限確定1.根據(jù)電子檔案的鑒定結(jié)果，確定其保管期限。保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)永久保管。3.定期保管：凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司具有查考利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)定期保管。定期保管期限分為30年、10年兩種。（四）鑒定與保管期限確定程序1.各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)形成的電子檔案進(jìn)行初步鑒定，并提出保管期限建議。2.檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的電子檔案進(jìn)行復(fù)審，結(jié)合公司檔案管理要求和業(yè)務(wù)需求，確定檔案的保管期限。3.檔案管理部門(mén)將確定保管期限后的電子檔案進(jìn)行整理和歸檔，并建立電子檔案保管期限表。四、電子檔案的存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)要求1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能。2.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)遵循集中存儲(chǔ)、分類存儲(chǔ)、便于管理和利用的原則，確保檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性和科學(xué)性。3.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存儲(chǔ)，不同保管期限的檔案應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)設(shè)備上。（二）備份要求1.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定。重要檔案應(yīng)每日備份，一般檔案應(yīng)每周備份。2.電子檔案的備份應(yīng)采用多種備份方式，如磁帶備份、光盤(pán)備份、硬盤(pán)備份等，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.電子檔案的備份應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲(chǔ)與備份管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)與備份管理制度，明確存儲(chǔ)與備份的操作流程、責(zé)任人、存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理等要求。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)與備份情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行和備份數(shù)據(jù)的完整性。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)與備份數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保密管理，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具建設(shè)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案檢索系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊檢索、組合檢索等功能，便于用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。2.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)與公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保檢索系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檢索功能的不斷完善。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案利用制度，明確利用的范圍、方式、程序等要求，為公司各部門(mén)和員工提供檔案利用服務(wù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)用戶的需求，及時(shí)提供電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，確保用戶能夠方便快捷地獲取所需檔案信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)提供檔案利用情況報(bào)告，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》或《電子檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)辦理。2.公司外部人員查閱、借閱電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》或《電子檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交檔案管理部門(mén)辦理。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)辦理電子檔案的查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用的合法性和安全性。六、電子檔案的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案安全管理制度，明確安全管理的目標(biāo)、原則、措施等要求，確保電子檔案的安全。2.電子檔案安全管理制度應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、用戶安全管理、設(shè)備安全管理等方面的內(nèi)容，確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（二）安全技術(shù)措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)采用先進(jìn)的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)、防病毒軟件等，保障電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密等功能，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)和操作電子檔案。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全問(wèn)題。（三）安全管理措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)用戶的安全管理，定期對(duì)用戶進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高用戶安全意識(shí)和操作技能。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案安全審計(jì)制度，對(duì)電子檔案的訪問(wèn)、操作、修改等情況進(jìn)行審計(jì)和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。七、電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)換原則1.電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、可讀性、可移植性的原則，確保數(shù)字化后的檔案信息與原始檔案一致。2.電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和格式統(tǒng)一。（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)換流程1.檔案整理：對(duì)需要數(shù)字化轉(zhuǎn)換的電子檔案進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、著錄等工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。2.掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行掃描，將掃描后的圖像文件錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接：將掃描錄入后的圖像文件與電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，確保數(shù)字化后的檔案信息與原始檔案一致。4.質(zhì)量檢測(cè)：對(duì)數(shù)字化后的電子檔案進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，包括圖像清晰度、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)完整性等方面的檢測(cè)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。5.存儲(chǔ)歸檔：將質(zhì)量檢測(cè)合格的數(shù)字化電子檔案存儲(chǔ)到電子檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行歸檔管理。（三）數(shù)字化轉(zhuǎn)換管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換管理制度，明確數(shù)