PAGE設計項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司設計項目檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司設計項目管理、技術創(chuàng)新、經驗傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有設計項目檔案的管理，包括但不限于項目前期調研、方案設計、圖紙繪制、項目實施過程中的各類文件、資料、記錄以及項目竣工驗收等階段形成的相關檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設計項目檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案內容應真實反映設計項目的實際情況，不得擅自修改、偽造或銷毀檔案。3.完整性原則全面收集設計項目各階段形成的各類文件、資料，確保檔案涵蓋項目的全過程信息。4.安全性原則采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.便于利用原則檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為公司設計項目管理和決策提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司設計項目檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司設計項目檔案，接收、整理、保管和統(tǒng)計各類檔案資料。3.對設計項目檔案進行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全與完整。6.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，組織檔案管理業(yè)務培訓。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案的及時、完整。2.對項目檔案的真實性、準確性負責，審核項目檔案的內容，簽署檔案歸檔意見。3.按照檔案管理制度的要求，及時向檔案管理部門移交項目檔案，并辦理交接手續(xù)。4.在項目實施過程中，督促項目組成員做好文件資料的收集和整理工作，確保文件資料的規(guī)范、有序。（三）項目組成員職責1.負責及時收集、整理各自工作中形成的文件資料，并按照檔案管理要求進行分類、編號。2.確保個人工作文件資料的真實性、準確性和完整性，在項目結束后及時將整理好的文件資料移交項目負責人。3.配合項目負責人和檔案管理部門做好項目檔案的歸檔工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復、可行性研究報告、項目申請書、設計任務書等。2.設計過程文件涵蓋設計方案、圖紙、計算書、技術交底記錄、設計變更通知等。3.項目實施過程文件如施工組織設計、施工圖紙會審記錄、工程洽商記錄、施工進度計劃、質量檢驗報告、安全檢查記錄等。4.項目竣工驗收文件包含竣工驗收報告、工程質量驗收記錄、竣工圖紙、項目總結報告等。5.與項目相關的其他文件如往來信函、會議紀要、招投標文件、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.項目負責人應在項目啟動時明確檔案收集的范圍、要求和責任人，確保項目組成員及時了解檔案收集工作的重要性。2.項目組成員應按照規(guī)定的時間和要求，將各自工作中形成的文件資料及時提交給項目負責人。對于重要文件資料，應確保原件的完整性。3.在項目實施過程中，如發(fā)現(xiàn)文件資料缺失或不完整，項目負責人應及時組織相關人員進行補充和完善。4.對于外單位提供的與項目相關的文件資料，項目負責人應負責收集、整理，并確保其真實性和有效性。（三）整理方法1.分類按照設計項目檔案的形成階段、內容性質等進行分類。一般可分為項目前期文件、設計文件、項目實施文件、竣工驗收文件等類別。每個類別下再根據(jù)具體內容進行細分，如設計文件可分為建筑設計、結構設計、電氣設計等子類別。2.編號對整理好的檔案進行編號，以便于識別和管理。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結合的方式，例如按照項目名稱、年份、檔案類別、順序號等進行編排。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。檔案目錄應清晰、準確，便于查詢和核對。同時，為每份檔案建立詳細的卷內目錄，記錄卷內文件的題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內容相對獨立的檔案進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保存。對于不宜裝訂的檔案，如圖紙等，應采用折疊、裝袋等方式進行妥善保管，并在卷內目錄中注明。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目前期文件應在項目立項批復后及時歸檔。2.設計過程文件應隨著設計工作的進展及時歸檔，確保每個設計階段的文件資料完整、準確。3.項目實施過程中的文件應按照工程進度定期歸檔，一般每月或每季度進行一次歸檔。4.項目竣工驗收文件應在項目竣工驗收合格后一個月內歸檔完畢。（二）歸檔流程1.項目負責人對項目檔案進行初步整理，確保檔案的完整性和準確性。2.填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。3.將整理好的檔案連同檔案移交清單一并提交給檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，核對檔案的完整性、編號、編目等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與項目負責人溝通并要求整改。5.審核無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案存入專門的檔案庫房。（三）保管期限1.永久保管涉及公司核心技術、重大項目決策、重要知識產權等具有長期保存價值的檔案，應永久保管。2.長期保管一般設計項目檔案、公司經營管理活動中的重要文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的項目文件、臨時性的工作記錄等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的消防設備、溫濕度控制設備、防蟲藥品等。2.檔案應分類存放，按照編號順序排列，便于查找和管理。同時，應建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應及時采取措施進行處理，并做好記錄。4.對于電子檔案，應進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保電子檔案的安全性和可用性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內部員工因工作需要可查閱、借閱設計項目檔案，用于項目管理、技術研究、經驗總結等方面。外部單位因合作、調研等原因需要查閱公司設計項目檔案的，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.內部員工利用檔案（1）填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。（2）所在部門負責人審核簽字，確認利用目的的合理性。（3）將申請表提交給檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內容進行查詢和提供檔案。（4）利用者在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外部單位利用檔案（1）由公司相關業(yè)務部門與外部單位溝通協(xié)調，確定查閱檔案的具體內容和目的。（2）填寫外部單位查閱檔案申請表，附上合作協(xié)議或調研介紹信等相關證明材料。（3）業(yè)務部門負責人審核簽字后，提交公司分管領導審批。（4）審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并安排專人陪同查閱。查閱過程中，利用者不得擅自復制、拍照、傳播檔案內容，如需復制，應按照公司規(guī)定簽訂保密協(xié)議，并支付相應的費用。（三）借閱流程1.內部員工借閱檔案（1）填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、歸還日期等信息。（2）所在部門負責人審核簽字，確保借閱行為符合工作需要。（3）將申請表提交給檔案管理部門，檔案管理部門對借閱申請進行審批。（4）審批通過后，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱者發(fā)放檔案，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。（5）借閱者應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位借閱檔案（1）參照外部單位查閱檔案申請表的流程進行審批。（2）審批通過后，檔案管理部門與外部單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還方式、保密責任等條款。（3）辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱者發(fā)放檔案，并按照協(xié)議要求進行跟蹤管理，確保檔案按時歸還。（四）利用與借閱的注意事項1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀。2.嚴格遵守檔案利用和借閱的期限規(guī)定，按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理延期手續(xù)。3.檔案利用和借閱過程中，涉及商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的，利用者應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內容。4.檔案管理部門應定期對檔案利用和借閱情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結果準確反映檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家、財務人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內容對檔案的形成背景、重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等進行全面審查。2.評估檔案保存狀況檢查檔案的完整性、準確性、字跡清晰度、載體質量等，判斷檔案是否具備繼續(xù)保存的條件。3.參考相關規(guī)定和標準依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司檔案管理制度，確定檔案的保管期限和存毀意見。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定，形成檔案鑒定報告，明確檔案的存毀意見。2.對于擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息。3.將檔案鑒定報告和銷毀清單提交公司分管領導審批。4.審批通過后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀過程應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。5.銷毀工作完成后，在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司設計項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應進行格式轉換，統(tǒng)一存儲為通用格式，如PDF等。2.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、責任者、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。同時，對掃描圖像進行命名和分類，確保電子檔案與紙質檔案的對應關系準確無誤。3.掛接與存儲將電子檔案與對應的目錄信息進行掛接，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)的服務器上。服務器應具備足夠的存儲空間和數(shù)據(jù)備份功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便快速查找所需檔案。2.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實時跟蹤檔案借閱情況。3.權限管理設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相應的檔案信息，保障檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析對檔案的利用情況、保管期限分布、檔案數(shù)量等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，制定數(shù)據(jù)恢復預案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。（四）信息化安全管理1.網(wǎng)絡安全采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全措施