PAGE碧桂園集團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)碧桂園集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園集團(tuán)總部及各下屬公司、項目公司等所有機(jī)構(gòu)和部門。（三）檔案定義本制度所指檔案是指集團(tuán)在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團(tuán)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由集團(tuán)總部檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督全集團(tuán)的檔案管理工作。各下屬公司、項目公司應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理崗位或指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，并接受集團(tuán)總部檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項工作活動的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。在檔案形成過程中，各部門和人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，及時收集、整理和歸檔相關(guān)資料，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。分類應(yīng)保持相對穩(wěn)定，同時根據(jù)實(shí)際情況適時進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及集團(tuán)機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則以服務(wù)集團(tuán)各項工作為宗旨，建立健全檔案利用機(jī)制，提高檔案的查閱、借閱和提供利用效率，確保檔案能夠及時、準(zhǔn)確地為集團(tuán)決策、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）集團(tuán)總部檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)檔案管理制度和工作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)總部檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各下屬公司、項目公司的檔案管理工作，定期組織開展檔案工作檢查和評估。4.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案信息資源的開發(fā)利用，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，為集團(tuán)各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高集團(tuán)員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理設(shè)施設(shè)備的規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保檔案保管條件符合要求。7.完成集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）下屬公司、項目公司檔案管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度和工作要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定具體的檔案管理實(shí)施細(xì)則，并報集團(tuán)總部檔案管理部門備案。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期向集團(tuán)總部檔案管理部門報送檔案工作情況報告和統(tǒng)計報表，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。4.積極配合集團(tuán)總部檔案管理部門開展檔案工作檢查、評估和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動，接受集團(tuán)總部檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。5.做好本單位檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持和服務(wù)。6.負(fù)責(zé)本單位檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案保管安全。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.在各項工作活動中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和整理工作，將具有保存價值的文件材料及時移交本單位檔案管理部門。3.積極配合本單位檔案管理部門開展檔案整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作，提供必要的數(shù)據(jù)和信息支持。4.根據(jù)工作需要，各部門有權(quán)查閱本部門形成的檔案資料，但應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)總部及各下屬公司、項目公司在行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、工程建設(shè)、財務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷等各項工作活動中形成的文件材料。2.集團(tuán)與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等文件。3.集團(tuán)各類會議、活動形成的文件、紀(jì)要、記錄、發(fā)言稿、照片、音像資料等。4.集團(tuán)工程建設(shè)項目的規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、技術(shù)資料、竣工驗收文件等。5.集團(tuán)財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、統(tǒng)計報表等財務(wù)和經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)文件。6.集團(tuán)人力資源管理方面的員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.集團(tuán)市場營銷活動中的市場調(diào)研資料、廣告宣傳資料、銷售合同等。8.集團(tuán)知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)的專利、商標(biāo)、著作權(quán)等文件材料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，其中一套作為紙質(zhì)檔案保存，另一套或多套可根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化存儲。3.在文件材料形成過程中，應(yīng)明確文件材料的歸檔責(zé)任，確保每份文件材料都能及時、準(zhǔn)確地移交到檔案管理部門。4.對于外來文件材料，如上級機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真登記和簽收，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行科學(xué)分類，同一類別的文件應(yīng)集中整理，不同類別的文件應(yīng)分開存放。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，編制清晰、準(zhǔn)確的檔案目錄，便于查找和檢索。4.確保檔案整理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，做到分類合理、排列有序、編目清晰、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理。將每年形成的文件材料按照保管期限分為永久、長期、短期三類，然后按照機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并填寫案卷封面和脊背項目。2.科技檔案整理按照項目專業(yè)階段的分類方法進(jìn)行整理。以工程項目為例，先按照項目名稱進(jìn)行分類，然后在每個項目下按照專業(yè)（如建筑、結(jié)構(gòu)、電氣等）進(jìn)行細(xì)分，再按照項目建設(shè)階段（如規(guī)劃設(shè)計、施工、竣工驗收等）進(jìn)行排列，編制項目檔案總目錄和各專業(yè)檔案分目錄，將相關(guān)文件材料整理成冊或裝盒保存。3.會計檔案整理按照會計年度保管期限類別（憑證、賬簿、報表等）的分類方法進(jìn)行整理。將每年的會計憑證按照月份順序裝訂成冊，填寫憑證封面；將會計賬簿按照種類分年度整理歸檔；將會計報表按照年度和種類整理成冊，并編制會計檔案目錄。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲。建立電子文件元數(shù)據(jù)，對電子文件進(jìn)行標(biāo)識和描述，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理完畢，并移交本單位檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的檔案材料后，及時進(jìn)行審核和驗收，對不符合歸檔要求的文件材料，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。4.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行專項歸檔，在項目結(jié)束或活動完成后及時整理歸檔。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映集團(tuán)主要職能活動和基本歷史面貌的，對集團(tuán)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括集團(tuán)章程、組織沿革資料、重要會議文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)決算報表、重大項目檔案等。永久保管的檔案應(yīng)長期保存，不得銷毀。2.長期保管凡是反映集團(tuán)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對集團(tuán)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。長期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.短期保管凡是反映集團(tuán)一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對集團(tuán)工作有一定查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。短期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放于檔案密集架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。同時，建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存儲，同時建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露和被篡改。3.特殊載體檔案保管對于照片、音像資料等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)整理和保管。照片應(yīng)沖洗或打印成紙質(zhì)照片，并進(jìn)行編號、編目，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，裝入照片檔案冊或照片檔案盒保存；音像資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化存儲，并建立相應(yīng)的目錄索引，同時保留原始載體，確保音像資料的完整性和可利用性。特殊載體檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或設(shè)備中，采取防潮、防火、防蟲、防盜等保護(hù)措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定，確保檔案的保管價值始終得到準(zhǔn)確評估。2.全面審查原則在鑒定過程中，應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。3.集體審議原則成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家等組成。鑒定工作小組應(yīng)集體審議檔案的鑒定意見，確保鑒定工作的公正性和權(quán)威性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，直接判斷其是否具有保存價值。2.分析比較法將檔案與同類型、同性質(zhì)的其他檔案進(jìn)行分析比較，評估其在集團(tuán)檔案體系中的地位和作用，從而確定其保存價值。3.效益評估法從檔案對集團(tuán)工作的實(shí)際效益出發(fā)，評估檔案在決策支持、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等方面的作用，以此判斷檔案的保存價值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案管理部門在鑒定工作結(jié)束后，對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，銷毀前還應(yīng)報集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.監(jiān)銷銷毀檔案時，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求，防止檔案丟失或遺漏。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞集團(tuán)中心工作，為集團(tuán)決策、業(yè)務(wù)開展、項目建設(shè)等提供有力支持和服務(wù)。3.方便快捷原則建立健全檔案利用機(jī)制，簡化利用手續(xù)，提高檔案查閱、借閱和提供利用效率，確保利用者能夠及時、便捷地獲取所需檔案信息。4.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。對于涉及集團(tuán)機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密要求進(jìn)行利用，防止信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用者因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱檔案時，利用者應(yīng)遵守檔案查閱場所的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，利用者應(yīng)出具有效身份證件，并按照規(guī)定繳納借閱押金。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱者的責(zé)任。3.出具證明利用者需要檔案管理部門出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，說明證明用途和所需證明的檔案內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無誤后出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門印章。檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案的相關(guān)內(nèi)容，不得擅自更改或擴(kuò)大證明范圍。（三）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔