PAGE雛鷹農(nóng)牧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)雛鷹農(nóng)牧檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于雛鷹農(nóng)牧公司總部及各下屬分公司、子公司、辦事處等所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“公司”）的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息，為公司各項(xiàng)工作提供支持。6.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作，提高公司整體檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成并辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理、分類，移交公司綜合管理部門歸檔。3.在工作中積極配合綜合管理部門的檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持，共同做好公司檔案管理工作。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定、辦法等，公司會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等，公司發(fā)文、收文、請(qǐng)示、報(bào)告等，公司證照、印章管理文件，公司辦公事務(wù)管理文件等。2.人力資源類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同、離職等相關(guān)文件，人事檔案，員工培訓(xùn)檔案，績(jī)效考核檔案等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等，財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)審計(jì)工作記錄、審計(jì)報(bào)告等審計(jì)檔案。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)分析、營(yíng)銷策劃、銷售合同、客戶信息等相關(guān)文件，營(yíng)銷活動(dòng)方案、宣傳資料、廣告策劃等營(yíng)銷檔案，市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等市場(chǎng)銷售檔案。5.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等相關(guān)文件，生產(chǎn)記錄、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等生產(chǎn)檔案，設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修報(bào)告等設(shè)備管理檔案。6.物資采購(gòu)類：包括物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理、物資驗(yàn)收、庫(kù)存管理等相關(guān)文件，物資采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等采購(gòu)檔案，庫(kù)存盤點(diǎn)表、庫(kù)存明細(xì)賬等庫(kù)存管理檔案。7.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、專利申請(qǐng)、技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等相關(guān)文件，技術(shù)研發(fā)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告等技術(shù)研發(fā)檔案，專利證書、軟件著作權(quán)證書等知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案。8.企業(yè)文化類：包括企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、企業(yè)文化活動(dòng)方案、企業(yè)形象宣傳資料、員工文化活動(dòng)記錄等相關(guān)文件，企業(yè)文化手冊(cè)、企業(yè)宣傳片、企業(yè)宣傳畫冊(cè)等企業(yè)文化檔案。9.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)管理、合同審查、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、合規(guī)經(jīng)營(yíng)等相關(guān)文件，法律意見(jiàn)書、合同范本、訴訟案件檔案等法務(wù)檔案，合規(guī)檢查報(bào)告、合規(guī)培訓(xùn)記錄等合規(guī)檔案。10.其他類：不屬于上述九大類的其他檔案，如特殊項(xiàng)目檔案、臨時(shí)工作檔案等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的方式編制，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.大類代碼采用兩位數(shù)字表示，具體如下：行政管理類：01人力資源類：02財(cái)務(wù)審計(jì)類：03市場(chǎng)營(yíng)銷類：04生產(chǎn)管理類：05物資采購(gòu)類：06技術(shù)研發(fā)類：07企業(yè)文化類：08法務(wù)合規(guī)類：09其他類：103.年度采用四位數(shù)字表示，如“2023”表示檔案形成的年份。4.流水號(hào)采用五位數(shù)字表示，從“00001”開(kāi)始依次遞增。5.例如，行政管理類檔案中2023年形成的第123份檔案編號(hào)為“01202300123”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.公司員工在辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交本部門檔案管理人員進(jìn)行整理，不得私自留存。3.對(duì)于公司外部接收的文件材料，如上級(jí)部門文件、政府部門文件、合作單位文件等，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、登記，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、合理。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄，注明文件的題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除文件材料上的金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的命名規(guī)范、存儲(chǔ)路徑清晰，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司重要會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等，公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等，公司重大合同、協(xié)議等，公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。4.檔案保管期限的起始日期為文件材料形成日期。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，并確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用；對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性和完整性。4.檔案庫(kù)房應(yīng)建立溫濕度記錄制度，定期記錄庫(kù)房的溫度、濕度情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保檔案庫(kù)房的溫濕度符合要求。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員參加。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.在鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和憑證作用，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案鑒定小組編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)檔案管理規(guī)定和查閱申請(qǐng)情況，確定是否同意查閱，并指定檔案管理人員提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)檔案管理規(guī)定和借閱申請(qǐng)情況，確定是否同意借閱，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并在《檔案借閱登記簿》上簽字登記。檔案管理人員應(yīng)將檔案交借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)，并提醒借閱人員注意檔案的保管和歸還期限。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。（二）電子檔案管理1.公司應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)電子文件進(jìn)行及時(shí)收集、