PAGE門店檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司門店檔案管理，確保門店檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在門店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店，包括直營店、加盟店等。（三）定義1.門店檔案：指門店在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、員工檔案、財務報表、運營記錄等。2.檔案管理部門：公司設立專門的檔案管理部門，負責門店檔案的統(tǒng)一收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：門店檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映門店的經(jīng)營管理活動。3.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應便于門店各部門及相關人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善門店檔案管理制度，并組織實施。2.負責門店檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立門店檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對門店檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和期限，對已過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。6.為門店各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤工作。7.負責與外部檔案管理機構的溝通與協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。（二）門店負責人職責1.負責本門店檔案管理工作的組織和領導，確保檔案管理工作的順利開展。2.督促本門店員工及時將工作中形成的各類文件、資料移交檔案管理部門，并保證檔案的質(zhì)量。3.根據(jù)工作需要，合理安排本門店人員查閱和利用檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。4.對本門店檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）門店員工職責1.負責將本人在工作中形成的各類文件、資料及時整理、分類，并移交檔案管理部門。2.在工作中妥善保管好各類文件、資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失。3.按照規(guī)定的程序和要求，申請查閱和利用檔案，并在使用后及時歸還。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、清查等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.門店開業(yè)籌備階段形成的文件、資料，如租賃合同、裝修合同、設備采購合同、人員招聘資料等。2.門店日常經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類文件、資料，包括銷售合同、訂單、客戶信息、員工考勤記錄、財務報表、庫存盤點記錄等。3.門店促銷活動、市場推廣活動等專項活動形成的文件、資料，如活動策劃方案、宣傳資料、活動照片、視頻等。4.門店與供應商、合作伙伴往來的文件、資料，如采購訂單、合作協(xié)議、對賬單等。5.門店員工培訓、考核、晉升等人事管理方面的文件、資料，如培訓計劃、考核成績、晉升報告等。6.其他與門店經(jīng)營管理相關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門及員工應按照檔案管理部門的要求，及時將工作中形成的文件、資料移交檔案管理部門，不得拖延或積壓。2.移交的文件、資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理部門收到移交的文件、資料后應及時進行整理，按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.對檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。5.將整理好的檔案上架存放，按照類別、年度順序排列，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限1.門店檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括門店的重要合同協(xié)議、公司章程修正案、財務審計報告、重大決策文件等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括門店的銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、員工檔案、年度財務報表等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括門店的日常運營記錄、一般性文件等。（二）保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的借閱與歸還1.門店各部門及相關人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并將檔案提供給借閱人。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數(shù)量，并在《檔案借閱登記表》上登記借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或損壞檔案。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，借閱人應承擔相應的責任。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案的查閱1.門店各部門及相關人員因工作需要查閱檔案時，可直接到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應提供必要的查閱條件，并協(xié)助查閱人查找所需檔案。2.查閱檔案時，查閱人應在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。3.查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀檔案。查閱結束后，查閱人應將檔案歸還原位，并保持查閱室的整潔。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為門店經(jīng)營決策提供參考依據(jù)，如分析銷售數(shù)據(jù)、市場趨勢等。2.支持門店日常運營管理，如查詢客戶信息、合同協(xié)議等。3.用于員工培訓和學習，如借鑒以往的工作經(jīng)驗、案例等。4.滿足外部審計、稅務檢查等工作的需要。5.其他與門店經(jīng)營管理相關的合理利用需求。（二）利用方式1.檔案管理部門應根據(jù)利用需求，及時為相關部門及人員提供檔案查閱、借閱等服務。2.對于需要利用檔案進行數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計等工作的，檔案管理部門可協(xié)助提供數(shù)據(jù)支持，并按照規(guī)定的程序進行數(shù)據(jù)處理。3.檔案管理部門應定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案的利用需求和趨勢，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.對檔案的鑒定應從檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等方面進行綜合分析，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人等組成。2.檔案鑒定工作小組負責對已過保管期限的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已過保管期限的檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案的價值和保存意義，對每份檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，檔案鑒定工作小組應出具銷毀意見，并報公司分管領導批準。4.檔案管理部門根據(jù)公司分管領導的批準意見，組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門負責人。4.檔案管理部門應將《檔案銷毀登記表》等相關資料歸檔保存，以備查閱。七、檔案管理的信息化建設（一）信息化目標1.建立完善的門店檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，降低管理成本。3.實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同，為門店各部門及相關人員提供便捷的檔案服務。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項需求。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化查詢和利用，門店各部門及相關人員可通過內(nèi)部網(wǎng)絡訪問檔案管理信息系統(tǒng)，查詢和利用所需檔案。4.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化實施步驟1.制定檔案管理信息化建設方案，明確建設目標、內(nèi)容、實施步驟和保障措施等。2.按照信息化建設方案，選擇合適的檔案管理軟件和硬件設備，進行系統(tǒng)開發(fā)和部署。3.組織檔案管理人員進行信息化培訓，使其熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作和應用。4.逐步將門店檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。5.在信息化建設過程中，不斷優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)的功能和性能，提高系統(tǒng)的實用性和穩(wěn)定性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對門店檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱檔案、聽取匯報等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.門店負責人應配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）考核評價1.公司建立門店檔案管理工作考核評價制度，對門店檔案管理工作進行量化