PAGE社區(qū)重要檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)重要檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為社區(qū)各項工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)內(nèi)各類重要檔案的管理，包括但不限于社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、居民信息、財務(wù)收支、公共事務(wù)記錄、重大活動檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)重要檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映社區(qū)工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋社區(qū)工作的各個方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及社區(qū)居民隱私、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于社區(qū)工作人員和居民查詢、利用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門社區(qū)設(shè)立專門的檔案管理室，負責(zé)重要檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)定期收集社區(qū)內(nèi)各部門和崗位產(chǎn)生的重要檔案，確保檔案的及時歸檔。2.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，使其條理清晰、便于查找。3.檔案保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用：根據(jù)社區(qū)工作人員和居民的需求，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記工作。7.檔案安全管理：嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防范工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.社區(qū)建設(shè)規(guī)劃類：包括社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、土地利用規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃等相關(guān)文件和資料。2.居民信息類：居民個人基本信息、家庭情況、社會保障信息、就業(yè)情況等。3.財務(wù)收支類：社區(qū)年度預(yù)算、決算報告，各項收入和支出憑證，財務(wù)審計報告等。4.公共事務(wù)記錄類：社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、治安管理、公共設(shè)施維護、社區(qū)活動組織等方面的記錄。5.重大活動檔案類：社區(qū)舉辦的各類重大活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等資料。6.其他重要檔案：與社區(qū)工作相關(guān)的重要文件、會議記錄、合同協(xié)議、榮譽證書等。（二）收集要求1.及時性：各部門和崗位應(yīng)在檔案形成后及時移交檔案管理部門，確保檔案的時效性。2.完整性：移交的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）歸檔程序1.部門整理：各部門負責(zé)將本部門產(chǎn)生的檔案進行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，并編制檔案目錄。2.移交登記：各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交登記表，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。4.歸檔入庫：審核通過的檔案按照檔案編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜入庫保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度進行分類，即同一年度形成的檔案歸為一類。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)社區(qū)內(nèi)各部門的職能和工作范圍，將檔案按部門進行分類。3.問題分類法：按照檔案所反映的問題或事項進行分類，如社區(qū)建設(shè)、居民服務(wù)、財務(wù)管理等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性：每個檔案編號對應(yīng)一份檔案，不得重復(fù)。2.編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類信息：編號應(yīng)包含年度、機構(gòu)、問題等分類信息，便于查找和管理。3.編號格式示例：采用“年度機構(gòu)代碼問題代碼流水號”的格式，如“20230101001”，其中“2023”表示年度，“01”表示機構(gòu)代碼，“01”表示問題代碼，“001”表示流水號。（四）編目要求1.編制檔案目錄：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案分類情況，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.目錄打印與裝訂：檔案目錄應(yīng)打印成冊，并進行裝訂，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份供查閱使用。3.目錄更新：隨著檔案的不斷增加和變動，檔案目錄應(yīng)及時更新，確保目錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房應(yīng)具備安全防護設(shè)施：檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，配備必要的消防器材、防盜報警裝置、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。溫度和濕度控制：檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。照明和通風(fēng)：檔案庫房應(yīng)配備充足的照明設(shè)備，保證光線均勻柔和，避免陽光直射檔案。同時，應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，保持空氣流通。（二）檔案裝具1.檔案盒和檔案柜應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良、堅固耐用的無酸紙制作，尺寸應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。檔案柜應(yīng)選用質(zhì)量可靠、結(jié)構(gòu)牢固的金屬柜或木質(zhì)柜，能夠有效保護檔案。2.檔案存放應(yīng)規(guī)范有序：檔案應(yīng)按照編號順序存放在檔案柜中，一個檔案柜存放一個年度或一個機構(gòu)的檔案，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期：永久保管的檔案：凡是反映社區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對社區(qū)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。例如，社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要會議記錄等。長期保管的檔案：凡是反映社區(qū)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如居民信息檔案、財務(wù)收支檔案等。短期保管的檔案：凡是反映社區(qū)臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的會議記錄、臨時性活動檔案等。2.保管期限的確定：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，確定檔案的保管期限。（四）檔案保管制度1.定期檢查制度：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、安全防護設(shè)施等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。2.清點核對制度：每年應(yīng)對檔案進行一次全面的清點核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。清點核對結(jié)果應(yīng)記錄在案，并由檔案管理人員和部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。3.安全保密制度：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。4.檔案修復(fù)與保護制度：對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和保護。修復(fù)檔案應(yīng)采用科學(xué)的方法和技術(shù)，確保檔案內(nèi)容的完整和安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定進行鑒定：根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、歷史價值等因素，對照檔案保管期限表，確定檔案是否仍具有保存價值。2.考慮檔案的現(xiàn)實利用需求：對當(dāng)前社區(qū)工作仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保留；對已失去利用價值的檔案，可考慮銷毀。3.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性：對內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或存在疑問的檔案，應(yīng)進一步核實或補充相關(guān)材料，再進行鑒定。(三)鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行初步篩選，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.小組審查：檔案鑒定小組對擬鑒定銷毀的檔案清單進行審查，逐份檔案進行分析研究，確定檔案是否真的失去保存價值。3.形成鑒定意見：經(jīng)過審查，檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，對確無保存價值的檔案，提出銷毀建議；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。4.審批備案：鑒定意見經(jīng)社區(qū)負責(zé)人審批同意后，報上級主管部門備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.銷毀實施：銷毀檔案應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷記錄：銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)工作人員：社區(qū)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，以了解社區(qū)歷史情況、工作進展、政策依據(jù)等，為工作決策和日常工作提供支持。2.居民：居民因個人事務(wù)需要查閱與其自身相關(guān)的檔案，如個人信息、社會保障記錄、房產(chǎn)信息等，保障居民的合法權(quán)益。3.其他單位或個人：因工作需要，經(jīng)社區(qū)負責(zé)人批準(zhǔn)，其他單位或個人可以查閱社區(qū)相關(guān)檔案，但必須遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。利用者可在檔案管理室查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記1.建立利用登記制度：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記簿，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時間等信息。2.登記信息的整理與歸檔：檔案利用登記簿應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)加強對檔案利用過程的監(jiān)督：在利用