PAGE小學(xué)電子檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，提高學(xué)校管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級(jí)在教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件及電子檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校電子檔案管理工作。2.全程管理原則對(duì)電子文件從形成到歸檔的全過程進(jìn)行管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則嚴(yán)格按照國家和教育行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證電子檔案的質(zhì)量。4.便于利用原則充分考慮電子檔案的特點(diǎn)，建立科學(xué)合理的管理體系和利用機(jī)制，方便學(xué)校各部門和師生對(duì)電子檔案的查詢、借閱和使用。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本校電子檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)全校電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.指導(dǎo)各部門對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)。4.負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)、備份和遷移工作，確保電子檔案的安全保管。5.提供電子檔案的查詢、借閱和利用服務(wù)，根據(jù)學(xué)校工作需要，編制和提供各類電子檔案信息。6.組織開展電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的電子檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累和整理工作，按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將電子文件移交歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)、完整和安全。3.協(xié)助檔案管理部門做好電子檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，積極配合檔案管理部門開展電子檔案的利用服務(wù)。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為電子檔案管理系統(tǒng)提供技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，參與電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和升級(jí)改造工作。3.負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。三、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成要求1.各部門在開展教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)中，應(yīng)使用符合國家和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確。2.電子文件應(yīng)采用通用的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，避免使用專用軟件或格式存儲(chǔ)電子文件，以保證電子文件的可讀性和通用性。3.電子文件應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名，文件命名應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，便于識(shí)別和檢索。（二）電子文件的收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等電子文件。2.本校制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等電子文件。3.教學(xué)活動(dòng)中形成的教案、課件、試卷、成績冊(cè)、教學(xué)總結(jié)等電子文件。4.科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文、著作等電子文件。5.行政管理工作中形成的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、合同協(xié)議、人事檔案等電子文件。6.學(xué)校舉辦各類活動(dòng)形成的活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等電子文件。（三）電子文件的收集流程1.各部門在電子文件形成后，由文件形成人或責(zé)任人及時(shí)將電子文件收集整理，并按照學(xué)校檔案管理部門規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行命名和分類。2.各部門應(yīng)定期對(duì)收集的電子文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或重新整理。3.各部門將整理好的電子文件按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至學(xué)校檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫電子文件移交清單，注明電子文件的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交時(shí)間等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。四、電子文件的整理與歸檔（一）電子文件的整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于電子文件的管理和利用。2.按照學(xué)校檔案分類方案進(jìn)行分類，將電子文件劃分為不同的類別和項(xiàng)目，確保分類科學(xué)合理、層次清晰。3.對(duì)電子文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于電子文件的標(biāo)識(shí)和檢索。（二）電子文件的整理方法1.分類整理按照學(xué)校檔案分類方案，對(duì)電子文件進(jìn)行分類，如黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、科研管理類、財(cái)務(wù)管理類等。在每一類下，再根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)或三級(jí)類目。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)為每一份電子文件賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含年份、類別代碼、順序號(hào)等信息，如“2023JYGL001”，表示2023年教學(xué)管理類的第1份文件。3.元數(shù)據(jù)著錄對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、來源、格式、大小等信息，以便于電子文件的檢索和利用。（三）電子文件的歸檔要求及流程1.歸檔要求電子文件應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，已損壞的電子文件應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。歸檔的電子文件應(yīng)符合國家和教育行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。2.歸檔流程各部門將整理好的電子文件按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至學(xué)校檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)接收的電子文件進(jìn)行審核，檢查電子文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的電子文件，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。審核通過的電子文件，檔案管理部門按照歸檔要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備的選擇與配置1.應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，采用RAID技術(shù)等方式，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性和安全性。3.根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)量和增長趨勢(shì)，合理配置存儲(chǔ)設(shè)備的容量，確保存儲(chǔ)設(shè)備能夠滿足電子檔案存儲(chǔ)的需求。（二）存儲(chǔ)環(huán)境的要求1.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)、溫度和濕度適宜的環(huán)境中，避免存儲(chǔ)設(shè)備受到損壞或數(shù)據(jù)丟失。2.建立存儲(chǔ)設(shè)備的定期檢查制度，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、存儲(chǔ)容量、數(shù)據(jù)完整性等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期清潔和維護(hù)，防止灰塵、靜電等對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備造成損害。（三）備份策略與管理1.制定科學(xué)合理的備份策略，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。備份方式可采用全量備份、增量備份、差異備份等相結(jié)合的方式，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原存儲(chǔ)設(shè)備不同的物理位置，如異地存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)等，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立備份數(shù)據(jù)的定期檢查和恢復(fù)測(cè)試制度，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和可恢復(fù)性。對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新備份。定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)能夠正?；謴?fù)到生產(chǎn)環(huán)境中。（四）電子檔案的保管期限與鑒定1.根據(jù)國家和教育行業(yè)有關(guān)規(guī)定以及本校實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管的電子檔案：凡是反映本校主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本校工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)永久保管。長期保管的電子檔案：凡是反映本校一般工作活動(dòng)且在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本校工作有查考利用價(jià)值的電子檔案，保管期限為30年。短期保管的電子檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本校工作有查考利用價(jià)值的電子檔案，保管期限為10年。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，按照電子檔案的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定。3.對(duì)已到保管期限的電子檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀；仍有保存價(jià)值的，應(yīng)延長保管期限。六、電子檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則與范圍1.電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。2.本校各部門和師生因工作需要，可按照規(guī)定的程序查閱、借閱和使用電子檔案。查閱、借閱電子檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.電子檔案的利用范圍主要包括教學(xué)、管理、科研、決策等方面，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)和支持。（二）利用方式與權(quán)限1.查閱利用本校師生可通過學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱電子檔案。查閱時(shí)，應(yīng)輸入正確的用戶名和密碼，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作。因特殊情況需要離線查閱電子檔案的，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門提供電子檔案的復(fù)印件或打印件。2.借閱利用本校師生因工作需要借閱電子檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的電子檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。3.利用權(quán)限檔案管理部門工作人員具有對(duì)電子檔案進(jìn)行日常管理和維護(hù)的權(quán)限，包括電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、備份等操作。本校各部門負(fù)責(zé)人具有對(duì)本部門形成的電子檔案進(jìn)行查閱和審批利用申請(qǐng)的權(quán)限。本校師生根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后具有相應(yīng)的電子檔案查閱和借閱權(quán)限。（三）利用記錄與統(tǒng)計(jì)1.建立電子檔案利用記錄制度，對(duì)每一次電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等信息。2.定期對(duì)電子檔案的利用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解電子檔案的利用頻率、利用類型、利用部門等情況，為電子檔案的管理和優(yōu)化提供依據(jù)。3.根據(jù)電子檔案利用記錄和統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整電子檔案的管理策略和服務(wù)方式，提高電子檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。七、電子檔案的安全與保密（一）安全管理措施1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全管理。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，防止因人為因素導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)泄露或損壞。（二）保密管理要求1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、學(xué)校商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作需要和職責(zé)范圍，授予相應(yīng)的操作權(quán)限，防止無關(guān)人員訪問和操作電子檔案。3.在電子檔案的傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中，采取加密、脫敏等技術(shù)手段，確保電子檔案數(shù)據(jù)的保密性。4.對(duì)接觸和處理電子檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止電子檔案信息泄露。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定電子檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案,明確應(yīng)