PAGE拘留所檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)拘留所檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合拘留所工作實(shí)際，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于拘留所檔案室的檔案收集、整理、保管、查閱、利用等各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映拘留所工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與拘留所工作相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。5.便利性原則：在保證檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱利用服務(wù)，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的有序存放。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、保密工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱利用者提供服務(wù)，辦理查閱、借閱手續(xù)，登記檔案利用情況。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案管理工作的正常開展。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門檔案兼職管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案室移交檔案。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息和線索。3.配合檔案室管理人員開展檔案管理工作的檢查、評(píng)估等活動(dòng)，提出改進(jìn)意見和建議。（三）檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和修訂檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作的開展。2.定期召開檔案管理工作會(huì)議，研究解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。3.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作先進(jìn)集體和個(gè)人。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與拘留所工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.拘留所制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.拘留所業(yè)務(wù)工作中形成的法律文書、審批文件、執(zhí)行記錄、案件材料等。4.拘留所組織建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、思想政治工作等方面的文件資料。5.拘留所財(cái)務(wù)、物資、裝備等管理工作中產(chǎn)生的文件、賬目、憑證等。6.拘留所對(duì)外交流、合作等活動(dòng)中形成的文件、協(xié)議、紀(jì)要等。7.其他與拘留所工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料收集工作，確保文件資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和可讀性。（三）收集時(shí)間1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)在收到后及時(shí)收集。2.本所形成的文件資料，應(yīng)在辦理完畢后一周內(nèi)收集歸檔。3.各部門兼職管理員應(yīng)定期（每月一次）將收集整理好的文件資料移交檔案室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)拘留所業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，分為收拘檔案、管理檔案、出所檔案等類別。3.聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。4.實(shí)物檔案：根據(jù)實(shí)物的類別、來(lái)源等進(jìn)行分類。（二）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等。3.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件資料進(jìn)行排列、裝訂，編制檔案目錄。4.對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。(三)整理流程1.檔案室管理人員接收各部門移交的檔案后，首先進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，確定檔案的保管期限。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。4.將分類后的檔案進(jìn)行排列、裝訂，編制檔案目錄。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行上架存放，并建立檔案存放索引。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括拘留所的重要法規(guī)性文件、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要會(huì)議記錄、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般業(yè)務(wù)文件、階段性工作材料等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性工作文件、一般性報(bào)表等。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見，對(duì)失去保存價(jià)值檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.因工作需要，拘留所內(nèi)部工作人員可查閱與工作相關(guān)的檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱檔案的，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.其他特殊情況需要查閱檔案的，經(jīng)拘留所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室管理人員審核。3.檔案室管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。2.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并注明出處。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室管理人員，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，拘留所內(nèi)部工作人員可借閱與工作相關(guān)的檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要借閱檔案的，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.其他特殊情況需要借閱檔案的，經(jīng)拘留所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可借閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室管理人員審核。3.檔案室管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。2.借閱期間，檔案如有遺失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)催還。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案查閱、借閱的人次、內(nèi)容、時(shí)間等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案管理工作統(tǒng)計(jì)表》。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月末，檔案室管理人員應(yīng)編制《檔案管理工作月報(bào)表》，報(bào)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。2.每年末，檔案室管理人員應(yīng)編制《檔案管理工作年度報(bào)表》，全面反映檔案管理工作的情況。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為拘留所工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等信息化管理硬件設(shè)施。2.開發(fā)或選用適合拘留所檔案管理工作的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、規(guī)范化。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和保管。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.建立電子檔案查閱利用制度，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。十、檔案安全保密（一）安全保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案安全保密教育，提高檔案管理人員和利用者的安全保密意識(shí)。2.制定檔案安全保密應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。3.對(duì)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行安全保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）