PAGE總監(jiān)辦檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)總監(jiān)辦檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在總監(jiān)辦各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于總監(jiān)辦檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總監(jiān)辦檔案室對全辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映總監(jiān)辦各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集與總監(jiān)辦工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善總監(jiān)辦檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等日常工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為總監(jiān)辦各項(xiàng)工作提供檔案支持。5.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件、資料、記錄的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。2.負(fù)責(zé)配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的自查自糾，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.總監(jiān)辦形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.與項(xiàng)目相關(guān)的各類合同、協(xié)議、技術(shù)文件、圖紙等。4.各類業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)資料等。5.其他與總監(jiān)辦工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作，確保及時(shí)、完整地收集本部門產(chǎn)生的各類檔案。2.對于上級主管部門下發(fā)的文件，應(yīng)及時(shí)簽收，并按要求進(jìn)行登記和傳閱。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的保管和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、項(xiàng)目管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案室歸檔。2.對于項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案室時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案室對移交的檔案進(jìn)行核對和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案室對驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行登記、編號、編目，并按照分類要求進(jìn)行存放。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房管理1.嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.定期對庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的安全存放。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期對檔案進(jìn)行除塵、消毒等。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.總監(jiān)辦內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)總監(jiān)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)有總監(jiān)辦人員陪同。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案室辦理查閱手續(xù)，由檔案室工作人員提供檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、保密的原則，不得損害總監(jiān)辦和其他單位的利益。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。3.如需將檔案用于對外宣傳、交流等活動(dòng)，應(yīng)經(jīng)總監(jiān)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并對檔案內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)處理，確保不泄露機(jī)密信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合總監(jiān)辦的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、歷史分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和法律價(jià)值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)總監(jiān)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的電子文件收集整理，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、編目等。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.對電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文件的名稱、日期、來源、格式、大小等信息。（二）電子檔案的歸檔與保管1.電子檔案應(yīng)定期歸檔，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.電子檔案庫房應(yīng)配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，保證電子檔案的存儲(chǔ)和管理。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）電子檔案的查閱與利用1.電子檔案的查閱與利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的規(guī)定和程序。2.查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)使用專門的查閱軟件，確保查閱過程的安全性和規(guī)范性。3.如需對電子檔案進(jìn)行復(fù)制或下載，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.收集與總監(jiān)辦工作相關(guān)的照片、錄音、錄像等聲像資料。2.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息。（二）聲像檔案的整理與歸檔1.對聲像資料進(jìn)行整理，按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類。2.將整理好的聲像資料進(jìn)行歸檔，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）聲像檔案的保