PAGE檔案管理工作歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將工作中形成的各種文件材料進(jìn)行歸檔，保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為公司的各項(xiàng)工作提供有效的支持和服務(wù)。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度等。3.公司會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議等。4.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司對(duì)外發(fā)文、收文，包括函件、請(qǐng)示、批復(fù)、通知等。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司行政事務(wù)處理文件，如辦公用品采購(gòu)、車輛管理、辦公區(qū)域管理等相關(guān)文件。（二）人事管理類1.員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，包括招聘啟事、應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、面試記錄、錄用通知、員工轉(zhuǎn)正審批表、晉升申請(qǐng)表、調(diào)動(dòng)審批表、離職申請(qǐng)表等。2.員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績(jī)等文件。3.員工績(jī)效考核文件，包括績(jī)效考核方案、考核指標(biāo)、考核結(jié)果等。4.員工薪酬福利文件，如工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社保繳納記錄、福利申請(qǐng)審批表等。5.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等文件。6.員工人事檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、工作經(jīng)歷證明等。（三）財(cái)務(wù)管理類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件。2.公司財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。3.公司會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件。4.公司稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等文件。5.公司資金管理文件，如資金申請(qǐng)審批表、資金使用計(jì)劃等。6.公司財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.公司市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等文件。3.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等相關(guān)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、生產(chǎn)工藝文件、銷售訂單、發(fā)貨記錄等。4.公司客戶資料，包括客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶反饋等。5.公司項(xiàng)目管理文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（五）其他類1.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。2.公司參加的各類活動(dòng)記錄，如展會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)等相關(guān)文件。3.公司與外部單位的往來(lái)信函、合作協(xié)議等文件。4.其他與公司工作相關(guān)的重要文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保工作中形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集起來(lái)。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，以保證檔案的完整性和可查閱性。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，防止文件丟失或損壞。（二）文件材料的整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保同一類別的文件材料集中在一起。2.每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，以便于查閱和管理。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文檔的存儲(chǔ)規(guī)范、有序。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.對(duì)于紙張較大或較厚的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小適中，便于裝訂。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，以免損壞檔案。（四）文件材料的編目1.檔案編目應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行，編制檔案目錄、全宗指南、分類目錄、專題目錄等檢索工具，以便于檔案的查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，確保目錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.全宗指南應(yīng)介紹公司的基本情況、檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案內(nèi)容等信息，為檔案利用者提供全面的了解。（五）文件材料的裝盒1.整理好的檔案應(yīng)裝入檔案盒中，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的材質(zhì)，確保檔案的安全保管。3.同一類別的檔案應(yīng)按照順序依次裝入檔案盒中，并在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄，以便于查找。四、歸檔時(shí)間（一）定期歸檔1.各部門應(yīng)在每月末或每季度末將當(dāng)月或當(dāng)季度形成的文件材料進(jìn)行整理歸檔，并移交公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門應(yīng)在每年末將全年的檔案進(jìn)行整理、編目、裝盒，并完成年度檔案的歸檔工作。（二）不定期歸檔1.對(duì)于重要文件材料或緊急事件形成的文件材料，應(yīng)在事件結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，并移交公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。五、保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司重要的規(guī)章制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件。4.公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件。5.公司獲得的重要榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。（二）長(zhǎng)期保管1.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。2.公司會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。3.公司對(duì)外發(fā)文、收文，包括函件、請(qǐng)示、批復(fù)、通知等。4.公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）短期保管1.公司行政事務(wù)處理文件，如辦公用品采購(gòu)、車輛管理、辦公區(qū)域管理等相關(guān)文件。2.公司一般性的財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。3.公司一般性的業(yè)務(wù)文件，如市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等。4.公司參加的一般性活動(dòng)記錄，如展會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)等相關(guān)文件。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到公司綜合管理部門查閱檔案。2.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在公司綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)首先到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)，提交《檔案查閱申請(qǐng)表》。2.公司綜合管理部門工作人員根據(jù)查閱人填寫的申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)的檔案。查閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)行。（三）利用登記1.公司綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、慎重從事的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，確定檔案的存毀。2.對(duì)于保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)后，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在公司綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的完全銷毀，不得泄露檔案信息。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存，以備查詢。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.公司綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)定期進(jìn)行，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。（二）移交工作