PAGE檔案合同文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案、合同及文件的管理，確保各類資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案、合同及文件管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案、合同及文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保各類資料的歸口管理和有效利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案、合同及文件的內(nèi)容必須真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則加強(qiáng)對檔案、合同及文件的安全保護(hù)措施，防止資料的丟失、損壞和泄露，確保公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的安全。4.規(guī)范有序原則建立健全檔案、合同及文件管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程，確保管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案涵蓋會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理過程中形成的各類文件。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等，記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的詳細(xì)過程和結(jié)果。4.項(xiàng)目檔案針對公司開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等，全面反映項(xiàng)目的實(shí)施情況。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動過程中及時、準(zhǔn)確地收集各類文件，并按照檔案分類要求進(jìn)行初步整理。2.對于外來文件，如政府部門文件、合作單位函件等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收，并及時移交檔案管理部門進(jìn)行登記和歸檔。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交檔案管理部門，不得私自留存。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物等，保持檔案的整齊美觀；對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范等處理，便于存儲和檢索。3.建立檔案目錄索引，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便查閱和利用。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和保管期限分別存放于相應(yīng)的檔案庫房或電子存儲設(shè)備中。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲于不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.具體檔案保管期限按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況確定，詳見《檔案保管期限表》。3.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出鑒定意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（六）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門審批同意。3.檔案一般不得外借，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報(bào)告檔案管理部門并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（七）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，附上鑒定意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄資料應(yīng)保存?zhèn)洳?。三、合同管理（一）合同分?.采購合同包括原材料采購合同、設(shè)備采購合同、辦公用品采購合同等，明確采購標(biāo)的、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.銷售合同涵蓋產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等，約定銷售產(chǎn)品或服務(wù)的內(nèi)容范圍、價格、付款方式、交貨方式、售后服務(wù)等事項(xiàng)。3.租賃合同如辦公場地租賃合同、設(shè)備租賃合同等，規(guī)定租賃物的基本情況、租賃期限、租金及支付方式、租賃物的維修保養(yǎng)等條款。4.技術(shù)合同涉及技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等方面的合同，明確技術(shù)內(nèi)容、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、技術(shù)服務(wù)要求等。5.其他合同包括借款合同、擔(dān)保合同、合作協(xié)議等其他各類具有法律約束力的合同文件。（二）合同簽訂1.公司業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評估，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.合同文本應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款，并由合同承辦部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.重大合同或涉及金額較大的合同，須經(jīng)公司法律顧問審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂。4.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的合同審批流程進(jìn)行，確保合同簽訂的合法性、合規(guī)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。（三）合同履行1.合同簽訂后，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.合同執(zhí)行過程中如發(fā)生變更、解除等情況，應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議，按照公司合同變更、解除審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為，應(yīng)及時采取措施維護(hù)公司權(quán)益，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（四）合同歸檔1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件整理齊全，移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門按照合同分類標(biāo)準(zhǔn)對合同進(jìn)行編號、編目，建立合同檔案目錄索引，便于查閱和管理。3.合同檔案應(yīng)與相關(guān)的業(yè)務(wù)文件、往來信函等資料一并歸檔保存，形成完整的業(yè)務(wù)檔案鏈條。（五）合同監(jiān)督與考核1.公司設(shè)立合同監(jiān)督管理崗位，負(fù)責(zé)對合同簽訂、履行情況進(jìn)行全程監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理過程中的問題。2.定期對各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時性和準(zhǔn)確性、檔案管理的完整性等方面。3.對于合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對于合同管理不善導(dǎo)致公司利益受損的部門和個人進(jìn)行責(zé)任追究。四、文件管理（一）文件分類1.內(nèi)部文件包括公司內(nèi)部發(fā)布的通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等各類行政公文及業(yè)務(wù)文件。2.外部文件指公司收到的政府部門文件、行業(yè)協(xié)會文件、合作單位函件等外來文件。（二）文件起草與審核1.公司各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.重要文件或涉及多個部門的文件，起草部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行討論和會簽，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可操作性。3.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人審核簽字，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要事項(xiàng)或重大決策的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體審議通過。（三）文件發(fā)布與傳達(dá)1.經(jīng)審批后的文件，由辦公室按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。內(nèi)部文件一般通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式發(fā)布；外部文件根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門，并做好登記和簽收工作。2.對于重要文件或涉及員工切身利益的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達(dá)學(xué)習(xí)，確保員工知曉文件內(nèi)容和要求。（四）文件執(zhí)行與反饋1.各部門應(yīng)按照文件要求認(rèn)真組織實(shí)施，將文件精神貫徹落實(shí)到實(shí)際工作中。2.在文件執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或存在困難，應(yīng)及時向文件發(fā)布部門反饋，共同研究解決辦法。3.文件發(fā)布部門應(yīng)跟蹤文件執(zhí)行情況，定期對文件執(zhí)行效果進(jìn)行評估，根據(jù)實(shí)際情況對文件進(jìn)行調(diào)整和完善。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件原稿及相關(guān)附件整理歸檔，確保文件資料的完整性。2.檔案管理部門按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件進(jìn)行編號、編目，建立文件檔案目錄索引，便于查閱和檢索。3.電子文件應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和管理，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（六）文件保密與銷毀1.涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。2.文件保管期限屆滿