PAGE社保中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社保中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社保業(yè)務(wù)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社保中心實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社保中心各部門在業(yè)務(wù)辦理、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社保中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映社保業(yè)務(wù)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率，滿足社保業(yè)務(wù)工作及相關(guān)部門的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門社保中心設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。檔案管理部門的職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本社保中心檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)社保中心各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化管理和共享利用。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為社保中心各部門及相關(guān)單位提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。7.負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級主管部門報(bào)送檔案管理工作情況。8.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)社保中心各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。各部門職責(zé)如下：1.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并督促本部門工作人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料交至兼職檔案人員處。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，如實(shí)提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍社保中心檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.社保業(yè)務(wù)檔案參保登記檔案：包括參保單位和個(gè)人的基本信息、參保登記申請表、相關(guān)證明材料等。繳費(fèi)申報(bào)與核定檔案：包括繳費(fèi)基數(shù)申報(bào)、繳費(fèi)核定表、繳費(fèi)記錄等。待遇審核與支付檔案：包括待遇申請材料、審核審批表、待遇支付憑證等?；鹭?cái)務(wù)檔案：包括基金收支憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。其他業(yè)務(wù)檔案：如社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)檔案、社?？ü芾頇n案等。2.行政管理檔案綜合管理檔案：包括中心工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、大事記等。人事檔案：包括員工招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的材料。財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等。文件材料：包括上級下發(fā)的文件、中心制發(fā)的文件、與外單位往來的文件等。3.業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃、方案、通知等。培訓(xùn)教材、講義、課件等。培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績、培訓(xùn)效果評估等材料。4.信息化建設(shè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、方案、需求分析報(bào)告等。系統(tǒng)開發(fā)文檔、測試報(bào)告、上線記錄等。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案、數(shù)據(jù)遷移記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將辦理過程中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取或丟失文件材料。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類社保業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，如參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、待遇審核等。行政管理檔案按照文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類，如綜合管理、人事、財(cái)務(wù)等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案按照培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行分類。信息化建設(shè)檔案按照系統(tǒng)模塊或項(xiàng)目階段進(jìn)行分類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等方式，具體編號規(guī)則由檔案管理部門制定。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要的檔案，應(yīng)采用多種保管方式，如紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存，或進(jìn)行縮微處理等，以防止檔案信息丟失。（三）保管期限1.社保中心檔案保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括：社?；鹭?cái)務(wù)檔案、涉及重大社保政策調(diào)整和重要業(yè)務(wù)決策的文件材料、具有歷史查考價(jià)值的檔案等。定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本社保中心檔案管理制度執(zhí)行，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)調(diào)整檔案的保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量核對、編號檢查、保管狀況檢查等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和改進(jìn)措施等。五、檔案的利用（一）利用范圍社保中心檔案的利用范圍主要包括：1.社保中心內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)辦理、行政管理、政策研究等工作中需要查閱檔案的。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位因工作需要查閱社保中心檔案的。3.參保單位和個(gè)人因自身權(quán)益需要查閱與其相關(guān)的社保檔案的。（二）利用方式1.查閱社保中心內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。在檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)社保中心分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。參保單位和個(gè)人查閱與其相關(guān)的社保檔案，需提供有效身份證件及相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)社保中心業(yè)務(wù)部門審核同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門或個(gè)人、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等。檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織社保中心成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本社保中心檔案管理制度，結(jié)合檔案的形成規(guī)律、保管期限、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.對已超過保管期限，且在今后工作中無查考利用價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.對保管期限未滿，但因保管條件惡劣、內(nèi)容重復(fù)或其他原因已失去保存意義的檔案，經(jīng)鑒定工作小組研究同意后，可提前銷毀。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案材料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成檔案鑒定意見書，提出存毀意見。3.對經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，清冊內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)社保中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告社保中心分管領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》與檔案鑒定意見書等相關(guān)材料一并歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的社保中心檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與交換，為社保中心內(nèi)部各部門及相關(guān)單位提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)社保業(yè)務(wù)工作的協(xié)同開展。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對社保中心現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子圖像或文本數(shù)據(jù)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，圖像清晰可讀，文本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合社保中心檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與社保中心現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息與業(yè)務(wù)信息的互聯(lián)互通，為業(yè)務(wù)辦理提供支持。3.信息安全保障建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案的錄入、整理、查詢、借閱等工作。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行存儲，定期進(jìn)行備份，備份