PAGE懷集縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)懷集縣檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于懷集縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室或指定的專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：各單位應(yīng)全面收集和整理在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為各項工作提供及時、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各單位應(yīng)設(shè)立綜合檔案室或指定專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員變動時，應(yīng)及時辦理檔案交接手續(xù)。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位的檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對本單位的檔案進(jìn)行鑒定，定期銷毀已失去保存價值的檔案，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考和社會利用提供服務(wù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高本單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和全員的檔案意識。6.監(jiān)督、指導(dǎo)本單位所屬部門和下屬單位的檔案管理工作。7.接受上級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時向其匯報本單位的檔案管理工作情況。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括上級文件、本單位文件、下級文件、會議文件、重要業(yè)務(wù)文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事文件等。2.科技檔案：包括科研項目檔案、基建項目檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：各單位根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點，收集整理具有保存價值的業(yè)務(wù)檔案，如行政執(zhí)法檔案、審計檔案、稅務(wù)檔案、醫(yī)療檔案等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等記錄單位重要活動和事件的聲像資料。6.電子檔案：包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)庫文件、電子圖書、電子期刊等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照檔案收集范圍，及時將本部門在工作活動中形成的檔案材料整理后移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時移交檔案材料，并對收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。3.對重要活動和事件形成的檔案材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的完整和及時。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理，將文件材料裝訂成冊，編目編號，裝入檔案盒，并編制全宗卷。2.科技檔案整理：按照項目階段專業(yè)分類法進(jìn)行整理，建立項目檔案卷，對項目文件材料進(jìn)行分類、編號、編目，并繪制項目竣工圖等。3.會計檔案整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告的順序進(jìn)行整理，裝訂成冊，編目編號，并編制會計檔案保管清冊。4.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)的特點，制定相應(yīng)的整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范和有序。5.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等聲像資料進(jìn)行分類、編號、編目，并配以文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，裝入聲像檔案盒保存。6.電子檔案整理：按照電子文件的分類方案進(jìn)行分類，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）檔案保管場所建設(shè)1.各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理的需要，建設(shè)專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具配備1.應(yīng)根據(jù)檔案的種類和數(shù)量，配備合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備防火、防潮、防蟲等功能，確保檔案的安全保管。（三）檔案存放排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放排列，不同門類和載體的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.同一門類的檔案應(yīng)按照保管期限、年度等順序依次排列，編號上架，做到存放有序，標(biāo)識清晰。（四）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對借出的檔案要及時催還，防止檔案丟失或損壞。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等為成員，負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同門類和載體檔案的保管期限，以及鑒定的方法和程序。（三）檔案鑒定程序1.初步鑒定：檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步清理，剔除明顯無保存價值的檔案，并將初步鑒定結(jié)果報檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。2.詳細(xì)鑒定：檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員，對初步鑒定后的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。3.編制檔案鑒定報告：對鑒定結(jié)果進(jìn)行匯總，編制檔案鑒定報告，說明鑒定的依據(jù)、范圍、方法、結(jié)果等情況，并經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字確認(rèn)。（四）檔案銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.將檔案銷毀清冊和銷毀報告等相關(guān)材料歸檔保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行編制，內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)及時上報上級檔案行政管理部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序和審批手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為利用者提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準(zhǔn)確地查找和提供檔案資料。3.對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者的姓名、單位、利用目的、查閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。4.根據(jù)檔案的密級和利用范圍，對檔案利用進(jìn)行審批管理。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，確保檔案信息的安全。5.鼓勵和支持檔案信息資源的開發(fā)利用，通過編輯檔案資料匯編、舉辦檔案展覽、開展檔案咨詢服務(wù)等形式，充分發(fā)揮檔案的作用。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理的效率和水平，為檔案的利用提供更加便捷的服務(wù)。2.建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在本單位內(nèi)部和相關(guān)部門之間的共享，促進(jìn)信息資源的有效利用。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等，對檔案信息進(jìn)行分類存儲和管理，便于檔案的檢索和查詢。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的信息安全管理，建立健全信息安全保障體系，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化建設(shè)要求1.各單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)