PAGE鄉(xiāng)衛(wèi)院檔案統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)衛(wèi)院檔案統(tǒng)計工作，確保檔案信息的準確性、完整性和及時性，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)、科研教學等方面的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)衛(wèi)院各科室及全體工作人員在檔案統(tǒng)計工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法統(tǒng)計原則：嚴格遵守國家統(tǒng)計法律法規(guī)，依法開展檔案統(tǒng)計工作，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的合法性、真實性和可靠性。2.準確及時原則：準確記錄和反映檔案的形成、保管、利用等情況，及時報送統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為醫(yī)院決策提供有效依據(jù)。3.科學規(guī)范原則：運用科學的統(tǒng)計方法和技術(shù)手段，建立健全檔案統(tǒng)計指標體系和工作流程，保證統(tǒng)計工作的規(guī)范化和標準化。4.安全保密原則：加強檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的安全管理和保密措施，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用，確保檔案信息安全。二、檔案統(tǒng)計機構(gòu)與人員（一）統(tǒng)計機構(gòu)成立鄉(xiāng)衛(wèi)院檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導小組，由院長擔任組長，分管檔案工作的副院長擔任副組長，各科室負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全院檔案統(tǒng)計工作，研究解決統(tǒng)計工作中的重大問題。在醫(yī)院辦公室設(shè)立檔案統(tǒng)計工作辦公室，作為日常工作機構(gòu)，負責具體組織實施檔案統(tǒng)計工作，制定統(tǒng)計計劃，開展統(tǒng)計調(diào)查，匯總分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。（二）人員配備配備專職或兼職檔案統(tǒng)計人員，負責檔案統(tǒng)計工作的具體操作。檔案統(tǒng)計人員應(yīng)具備檔案管理、統(tǒng)計學等相關(guān)專業(yè)知識，熟悉檔案業(yè)務(wù)和統(tǒng)計工作流程，經(jīng)過專業(yè)培訓，取得相應(yīng)的資格證書。（三）職責分工1.檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導小組職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案統(tǒng)計工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案統(tǒng)計工作規(guī)劃和制度。組織領(lǐng)導全院檔案統(tǒng)計工作，協(xié)調(diào)解決統(tǒng)計工作中的重大問題，監(jiān)督檢查統(tǒng)計工作的執(zhí)行情況。定期召開檔案統(tǒng)計工作會議，分析研究統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為醫(yī)院決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計工作辦公室職責負責制定檔案統(tǒng)計工作計劃和方案，組織實施統(tǒng)計調(diào)查、數(shù)據(jù)收集、整理、匯總和分析工作。建立健全檔案統(tǒng)計臺賬和數(shù)據(jù)庫，及時更新檔案信息，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和完整性。定期向上級主管部門和醫(yī)院領(lǐng)導報送檔案統(tǒng)計報表，撰寫統(tǒng)計分析報告，為醫(yī)院管理提供決策支持。指導和監(jiān)督各科室檔案統(tǒng)計工作，開展統(tǒng)計業(yè)務(wù)培訓和交流活動。負責檔案統(tǒng)計資料的整理、歸檔和保管，做好統(tǒng)計數(shù)據(jù)的安全保密工作。3.檔案統(tǒng)計人員職責嚴格按照檔案統(tǒng)計工作制度和流程，認真做好檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、記錄、整理和上報工作，確保數(shù)據(jù)的真實、準確、及時。對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行審核和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時核實和糾正，為醫(yī)院管理提供有價值的統(tǒng)計信息。負責檔案統(tǒng)計資料的整理和歸檔，建立統(tǒng)計檔案，妥善保管統(tǒng)計原始記錄和報表等資料。積極參加檔案統(tǒng)計業(yè)務(wù)培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和工作能力。遵守檔案統(tǒng)計工作的保密制度，不得泄露統(tǒng)計數(shù)據(jù)和信息。三、檔案統(tǒng)計范圍與內(nèi)容（一）檔案種類1.文書檔案：包括醫(yī)院行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、請示報告、合同協(xié)議等。2.醫(yī)療檔案：涵蓋病歷、醫(yī)囑、檢查檢驗報告、手術(shù)記錄、護理記錄等。3.科研檔案：涉及科研項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果等。4.教學檔案：包含教學計劃、教案、課件、學生成績等。5.人事檔案：有職工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等資料。6.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.設(shè)備檔案：涉及設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄、報廢處理等文件。8.基建檔案：包含醫(yī)院建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等資料。（二）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量。不同保管期限檔案的數(shù)量分布情況。2.檔案利用情況統(tǒng)計檔案查閱、借閱的人次、次數(shù)。檔案復制、摘錄的數(shù)量。檔案利用的目的和效果分析。3.檔案整理情況統(tǒng)計檔案整理的年度工作量，包括分類、編目、裝訂等工作的完成情況。檔案整理的質(zhì)量檢查情況，如準確率、完整率等。4.檔案保管情況統(tǒng)計檔案庫房的面積、存儲容量。檔案存儲設(shè)備的使用情況，如檔案柜、密集架的數(shù)量和使用狀況。檔案保管環(huán)境的監(jiān)測數(shù)據(jù)，如溫度、濕度、防蟲防霉等情況。5.檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計檔案管理軟件的應(yīng)用情況，包括功能模塊使用情況、數(shù)據(jù)錄入量等。電子檔案的數(shù)量、存儲格式和存儲位置。檔案信息化安全措施的落實情況，如數(shù)據(jù)備份、加密、訪問權(quán)限管理等。四、檔案統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：按照月度、季度、年度定期開展檔案統(tǒng)計工作，對各類檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行收集、整理和匯總。2.專項統(tǒng)計：針對特定的檔案管理工作或醫(yī)院需求，開展專項統(tǒng)計調(diào)查，如某項科研項目檔案的利用情況統(tǒng)計等。3.抽樣統(tǒng)計：在檔案數(shù)量較多或全面統(tǒng)計難度較大的情況下，采用抽樣統(tǒng)計方法，抽取一定比例的檔案樣本進行統(tǒng)計分析，推斷總體情況。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集檔案統(tǒng)計人員定期從各科室收集檔案形成、利用、整理等相關(guān)資料，如檔案移交清單、借閱登記冊、整理工作記錄等。對于電子檔案，通過檔案管理系統(tǒng)提取相關(guān)數(shù)據(jù)信息。2.數(shù)據(jù)整理對收集到的數(shù)據(jù)進行分類、匯總，剔除重復、無效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。將整理后的數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計臺賬或數(shù)據(jù)庫，建立規(guī)范的數(shù)據(jù)記錄格式。3.數(shù)據(jù)分析運用統(tǒng)計分析方法，如對比分析、趨勢分析、結(jié)構(gòu)分析等，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行深入研究。分析檔案數(shù)量變化、利用情況、整理質(zhì)量等方面的規(guī)律和問題，為醫(yī)院管理提供決策依據(jù)。4.統(tǒng)計報告撰寫根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫檔案統(tǒng)計報告，包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析結(jié)論、建議措施等內(nèi)容。統(tǒng)計報告應(yīng)語言簡潔、數(shù)據(jù)準確、分析客觀，具有針對性和實用性。5.審核與上報檔案統(tǒng)計報告完成后，由檔案統(tǒng)計工作辦公室負責人進行審核，確保報告內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)可靠、分析合理。審核通過后，按照規(guī)定的時間和渠道向上級主管部門和醫(yī)院領(lǐng)導報送統(tǒng)計報告。五、檔案統(tǒng)計報表與報告（一）統(tǒng)計報表1.制定統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計報表格式，明確報表的填報內(nèi)容、指標解釋、報送時間和方式等要求。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)涵蓋檔案數(shù)量、利用情況、整理情況、保管情況等主要統(tǒng)計指標，確保全面反映檔案管理工作狀況。3.各科室應(yīng)按照規(guī)定的報表格式和要求，按時準確填報統(tǒng)計數(shù)據(jù)，報送檔案統(tǒng)計工作辦公室。（二）統(tǒng)計報告1.定期撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，至少每季度撰寫一次，年度進行全面總結(jié)分析。2.統(tǒng)計報告內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理工作的基本情況、主要成績、存在問題及改進建議等。3.統(tǒng)計報告應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實際工作需求，運用圖表、數(shù)據(jù)等形式直觀展示檔案統(tǒng)計結(jié)果，為醫(yī)院領(lǐng)導和相關(guān)部門提供決策參考。六、檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量管理（一）質(zhì)量控制標準1.準確性標準：檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)與實際檔案情況相符，數(shù)據(jù)誤差率控制在規(guī)定范圍內(nèi)。2.完整性標準：統(tǒng)計報表和報告應(yīng)涵蓋規(guī)定的統(tǒng)計內(nèi)容，無漏報、錯報現(xiàn)象。3.及時性標準：按時完成檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理、分析和上報工作，確保統(tǒng)計信息的時效性。（二）質(zhì)量控制措施1.數(shù)據(jù)審核：檔案統(tǒng)計人員在數(shù)據(jù)收集和錄入過程中，對原始數(shù)據(jù)進行嚴格審核，發(fā)現(xiàn)問題及時核實糾正。2.多級審核：實行統(tǒng)計數(shù)據(jù)的多級審核制度，檔案統(tǒng)計人員初審后，由檔案統(tǒng)計工作辦公室負責人復審，重要數(shù)據(jù)報檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導小組審核。3.定期檢查：定期對檔案統(tǒng)計工作進行檢查，包括數(shù)據(jù)質(zhì)量、統(tǒng)計流程執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.質(zhì)量考核：將檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量納入科室和個人績效考核指標體系，對數(shù)據(jù)質(zhì)量高、工作成績突出的科室和個人給予獎勵，對存在問題的進行相應(yīng)處罰。七、檔案統(tǒng)計資料管理（一）資料歸檔1.檔案統(tǒng)計人員應(yīng)將統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、統(tǒng)計臺賬、原始記錄等資料按照檔案管理要求進行分類整理。2.統(tǒng)計資料的歸檔應(yīng)遵循檔案保管期限的規(guī)定，確保資料的完整性和可查性。（二）保管期限1.檔案統(tǒng)計報表和報告的保管期限一般為[X]年，重要的統(tǒng)計資料應(yīng)長期保存。2.統(tǒng)計臺賬和原始記錄的保管期限根據(jù)實際需要確定，但不得少于[X]年。（三）查閱利用1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在科室負責人和檔案統(tǒng)計工作辦公室負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案統(tǒng)計資料應(yīng)在指定地點進行，查閱人員不得擅自復制、摘抄、涂改或銷毀資料。3.外部單位因特殊原因需要查閱檔案統(tǒng)計資料的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導批準后，由檔案統(tǒng)計工作辦公室安排專人陪同查閱。八、檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立高效、便捷、安全的檔案統(tǒng)計信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動化收集、整理、分析和存儲，提高檔案統(tǒng)計工作效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能1.數(shù)據(jù)采集功能：能夠自動從檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)院信息系統(tǒng)等獲取相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，減少人工錄入工作量，提高數(shù)據(jù)準確性。2.數(shù)據(jù)處理功能：對采集到的數(shù)據(jù)進行分類、匯總、計算、分析等處理，生成各類統(tǒng)計報表和分析圖表。3.數(shù)據(jù)存儲功能：安全存儲檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.查詢檢索功能：方便用戶按照不同條件查詢和檢索檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，滿足多樣化的查詢需求。5.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（三）實施步驟1.需求調(diào)研：深入了解醫(yī)院檔案統(tǒng)計工作的實際需求和業(yè)務(wù)流程，確定信息化系統(tǒng)的功能和性能要求。2.系統(tǒng)選型：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，選擇適合醫(yī)院檔案統(tǒng)計工作的信息化管理系統(tǒng)軟件或平臺。3.系統(tǒng)建設(shè)：組織專業(yè)技術(shù)人員進行系統(tǒng)開發(fā)、測試和部署，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。4.人員培訓：對檔案統(tǒng)計人員進行系統(tǒng)操作培訓，使其熟