PAGE核達(dá)中遠(yuǎn)通檔案管理制度一、總則（一）目的為加強核達(dá)中遠(yuǎn)通檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于核達(dá)中遠(yuǎn)通公司及所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理公司在不同階段、不同業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實施。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用登記等工作，按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進(jìn)建議，并向部門負(fù)責(zé)人匯報。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。7.協(xié)助公司其他部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、核對等工作。4.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提供本部門檔案利用的相關(guān)信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、資質(zhì)證書、榮譽證書等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、項目資料、市場調(diào)研報告等。3.財務(wù)管理類：包含會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：涉及公司技術(shù)研發(fā)項目的立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。5.市場營銷類：包括市場推廣方案、宣傳資料、客戶資料、銷售合同、招投標(biāo)文件等。6.生產(chǎn)管理類：有生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量控制文件、設(shè)備檔案、物資采購與庫存管理資料等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，按照檔案類別分別進(jìn)行編號。2.編號格式為：類別代碼+年份+流水號。例如：XZGL2023001，表示行政管理類檔案，2023年形成的第1份檔案。3.類別代碼：行政管理類（XZGL）、業(yè)務(wù)管理類（YWGL）、財務(wù)管理類（CWL）、技術(shù)研發(fā)類（JSYF）、市場營銷類（SCY）、生產(chǎn)管理類（SCL）。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作活動中形成的各種文件、資料、記錄等。2.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司參加各類會議帶回的文件、資料、紀(jì)要等。4.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的材料。5.公司獲得的各類榮譽證書、資質(zhì)證書、獎項等相關(guān)資料。6.公司固定資產(chǎn)、辦公用品等購置、使用、維護(hù)過程中形成的資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門形成的檔案，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.對于重要文件、資料，應(yīng)在形成后及時送交檔案管理部門備份。3.涉及多個部門的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。4.對歸檔的文件、資料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制目錄。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)。4.按照一定順序?qū)n案進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。5.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案類別、編號、年度等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)管理類、市場營銷類、生產(chǎn)管理類檔案應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.財務(wù)管理類檔案應(yīng)按照國家財務(wù)檔案管理規(guī)定的期限進(jìn)行歸檔。4.技術(shù)研發(fā)類檔案應(yīng)在項目驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和編號等信息。3.審核通過后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行上架保管，并更新檔案目錄。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序排列上架，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請。2.涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個人查閱公司檔案的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱，并指定專人陪同。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱過程中，查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，原則上不得借閱，如有特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，收取押金（如有需要）。4.借閱人憑借閱證領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。5.檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案管理的實際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及公司機密、商業(yè)秘密等。2.檔案的保存價值，包括是否反映公司重要業(yè)務(wù)活動、是否具有歷史研究價值等。3.檔案的時效性，是否已超過規(guī)定的保管期限且無繼續(xù)保存必要。（四）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關(guān)資料，了解檔案的形成背景和主要內(nèi)容。2.征求檔案形成部門和相關(guān)人員的意見。3.對檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合分析判斷檔案的保存價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的類別、編號、題名、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）檢索與利用1.員工可通過檔案信息化管理系統(tǒng)查詢所需檔案信息，實現(xiàn)快速檢索和在線查閱。2.對于需要借閱的檔案，可在系統(tǒng)中辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)