PAGE傳習(xí)所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)傳習(xí)所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和傳承，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于傳習(xí)所內(nèi)所有部門及工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案定義傳習(xí)所檔案是指傳習(xí)所在開展教學(xué)、研究、文化傳承等活動(dòng)過程中直接形成的，對傳習(xí)所工作具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：傳習(xí)所檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映傳習(xí)所的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理傳習(xí)所工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及傳習(xí)所機(jī)密、敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置傳習(xí)所設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善傳習(xí)所檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)傳習(xí)所各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為傳習(xí)所的教學(xué)、研究、管理等工作提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高傳習(xí)所全體工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績冊、教學(xué)評估材料等。2.研究檔案：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、調(diào)研資料等。3.師資檔案：教師個(gè)人簡歷、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等。4.學(xué)員檔案：學(xué)員入學(xué)登記表、學(xué)習(xí)記錄、考核成績、結(jié)業(yè)證書等。5.活動(dòng)檔案：傳習(xí)所組織的各類文化活動(dòng)、講座、研討會(huì)等活動(dòng)的方案、通知、照片、視頻等資料。6.行政管理檔案：傳習(xí)所的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。7.設(shè)備檔案：傳習(xí)所的教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)的購置合同、使用說明書、維修記錄等。8.其他檔案：與傳習(xí)所工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。對于重要、緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取或損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為[X]大類，如教學(xué)檔案類、研究檔案類、師資檔案類等，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對于跨年度的檔案，在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后的[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔流程1.檔案形成部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類、編號順序進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。2.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序依次上架存放，排列整齊，便于查找。2.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。（三）庫房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的安全與完整。檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、溫濕度、防火防盜設(shè)施等。2.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度保持在[X]%[X]%之間。4.做好庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.傳習(xí)所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱傳習(xí)所檔案的，需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)傳習(xí)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案需提前預(yù)約，并由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損毀。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注銷查閱記錄。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件或電子文檔等利用方式。2.對于需要復(fù)印或掃描的檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保復(fù)印件或掃描件清晰、完整，并注明出處。3.利用檔案形成的資料，如編研成果、參考資料等，應(yīng)注明檔案來源，妥善保管，不得擅自傳播或用于商業(yè)目的。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合傳習(xí)所的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從傳習(xí)所的工作需要和歷史發(fā)展的角度出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和審核。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對檔案進(jìn)行一次全面的鑒定，確定檔案的保管期限。2.隨時(shí)鑒定：對涉及傳習(xí)所重大事件、重要活動(dòng)等形成的檔案，及時(shí)進(jìn)行鑒定，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.鑒定內(nèi)容：包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映傳習(xí)所主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對傳習(xí)所工作具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、傳習(xí)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息不可恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)指定監(jiān)銷人員，對銷毀情況進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度形成數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱檔案的人次、利用檔案的目的、提供檔案的形式等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計(jì)：如鑒定檔案的數(shù)量、銷毀檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)來源可靠。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和傳習(xí)所主管領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的傳習(xí)所檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對傳習(xí)所現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合傳習(xí)所檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確