PAGE學(xué)校建設(shè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校建設(shè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工技術(shù)資料、監(jiān)理資料、設(shè)備采購文件、竣工驗(yàn)收文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校建設(shè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范和高效。2.完整準(zhǔn)確原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案資料的收集齊全、內(nèi)容完整、記錄準(zhǔn)確，如實(shí)反映學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目的全過程。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校建設(shè)、教學(xué)、科研等工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校建設(shè)檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)學(xué)校建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)。3.指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.參與學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保項(xiàng)目檔案符合驗(yàn)收要求。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。（二）學(xué)校各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目中形成的檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和配合，確保本部門檔案資料的真實(shí)、完整和規(guī)范。3.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全本部門檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和考核。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.按照合同要求，負(fù)責(zé)本單位在學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目中形成的各類檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，并在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前向?qū)W校檔案管理部門移交完整的項(xiàng)目檔案。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。3.接受學(xué)校檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，積極配合檔案管理部門的工作，及時(shí)整改檔案管理中存在的問題。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會審記錄等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。5.設(shè)備文件包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊等。6.竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。7.其他與學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件資料，如會議紀(jì)要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門及項(xiàng)目參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本單位形成的檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，不得偽造、篡改。3.對紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文件，確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并保證其可讀性和可利用性。4.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照項(xiàng)目建設(shè)程序，分階段、分專業(yè)進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.同一項(xiàng)目的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一分類、編號，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相對應(yīng)的方式進(jìn)行整理。（四）整理方法1.分類學(xué)校建設(shè)檔案按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行一級分類，在每一類別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級分類。例如，施工文件可分為建筑工程、安裝工程等類別，建筑工程類下又可分為基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程等子目。2.編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號采用“年度項(xiàng)目代碼類別代碼順序號”的結(jié)構(gòu)，例如：2023XM01SG01001，其中“2023”表示年度，“XM01”表示項(xiàng)目代碼，“SG01”表示施工文件類別代碼，“001”表示該類別下的順序號。3.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，幅面過大的文件應(yīng)折疊成A4紙大小。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)注明文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門及項(xiàng)目參建單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門。一般情況下，項(xiàng)目前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)后歸檔，設(shè)計(jì)文件在設(shè)計(jì)完成后歸檔，施工文件隨工程進(jìn)度分階段歸檔，竣工驗(yàn)收文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門或單位進(jìn)行補(bǔ)充、整改，直至符合要求為止。（二）保管期限學(xué)校建設(shè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目基本面貌、對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工決算報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管對學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，如設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會審記錄、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告、設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等，保管期限為30年。3.短期保管對學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，如會議紀(jì)要、來往信函、照片、音像資料等，保管期限為10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類編號進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案保管對照片、音像資料等特殊載體檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管。照片應(yīng)沖洗或打印成紙質(zhì)照片，并配以文字說明，分類存放；音像資料應(yīng)刻錄成光盤，并注明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，妥善保管。（四）檔案保管期限的變更與鑒定1.檔案保管期限確需變更的，由檔案管理部門提出申請，經(jīng)學(xué)校檔案鑒定小組審核，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.學(xué)校檔案鑒定小組應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案保存價(jià)值和實(shí)際利用情況，確定檔案的存毀。對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同有關(guān)部門進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)注意保密，防止檔案信息泄露。五、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展、方便快捷的原則，為學(xué)校各部門及師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。（二）利用方式1.查閱學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案管理部門印章。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.重要檔案資料的查閱、借閱和復(fù)制，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保檔案安全。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善學(xué)校建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)檢索。3.對特殊載體檔案，如照片、音像資料等，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為電子文件格式進(jìn)行存儲。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理功能實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編號管理、著錄標(biāo)引、歸檔入庫、保管期限變更、鑒定銷毀等功能，確保檔案管理工作的規(guī)范化和自動(dòng)化。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、類別等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.利用服務(wù)功能支持檔案的在線查閱、借閱申請、復(fù)制申請等功能，方便利用者獲取檔案資料。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)記錄利用情況，實(shí)現(xiàn)對檔案利用的全程跟蹤。4.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常開展。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的配備和培訓(xùn)情況。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地檢查和評估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對部分部門或項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項(xiàng)檢查針對學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目中的重點(diǎn)檔案管理環(huán)節(jié)，如項(xiàng)目竣工驗(yàn)收檔案審核、檔案數(shù)字化