PAGE臺(tái)辦系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)臺(tái)辦系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在對(duì)臺(tái)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于臺(tái)辦系統(tǒng)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則臺(tái)辦系統(tǒng)的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映臺(tái)辦系統(tǒng)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理臺(tái)辦系統(tǒng)在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)利用原則充分開發(fā)和利用檔案資源，為臺(tái)辦系統(tǒng)的決策、工作指導(dǎo)、歷史研究等提供有效服務(wù)，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)臺(tái)辦系統(tǒng)檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。3.按照規(guī)定的檢索工具和查閱方法，為利用者提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和利用水平。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高臺(tái)辦系統(tǒng)工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的支持和配合。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和督促檢查，確保本部門檔案工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與臺(tái)辦工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.臺(tái)辦系統(tǒng)形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.對(duì)臺(tái)交流交往活動(dòng)中形成的文件、資料，如接待方案、交流成果報(bào)告、臺(tái)胞來(lái)信來(lái)訪記錄等。4.涉及對(duì)臺(tái)政策研究、調(diào)研課題形成的數(shù)據(jù)、報(bào)告、成果等。5.臺(tái)辦系統(tǒng)工作人員參加各類培訓(xùn)、會(huì)議的學(xué)習(xí)資料、會(huì)議紀(jì)要等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，確保文件材料的完整性和系統(tǒng)性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)送交檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、對(duì)臺(tái)業(yè)務(wù)類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，形成科學(xué)合理的分類體系。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)可采用年度類別順序號(hào)的形式，如“2023行政管理001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的紙張進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔、通風(fēng)良好。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案盒內(nèi)，檔案盒應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列在檔案架上。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)，按照分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。3.對(duì)于特殊載體的檔案，如照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，并注明載體的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合臺(tái)辦系統(tǒng)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，確保檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合臺(tái)辦系統(tǒng)的工作特點(diǎn)和發(fā)展變化，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)臺(tái)辦主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為臺(tái)辦系統(tǒng)的決策提供參考依據(jù)。2.為對(duì)臺(tái)業(yè)務(wù)工作提供歷史資料和工作借鑒。3.為有關(guān)部門和單位開展涉臺(tái)研究、宣傳等工作提供資料支持。4.為臺(tái)胞、臺(tái)屬等提供相關(guān)檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要，到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得改變檔案原件的內(nèi)容和形式。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和臺(tái)辦系統(tǒng)的保密規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露檔案信息。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的臺(tái)辦系統(tǒng)檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案圖像，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合臺(tái)辦系統(tǒng)檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。3.信息安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的