PAGE農(nóng)家書屋檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)家書屋檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)家書屋建設(shè)、運營及服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本農(nóng)家書屋在日常管理活動中形成的各類檔案，包括但不限于圖書采購記錄、讀者借閱信息、活動策劃與實施資料、設(shè)備維護(hù)記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)家書屋的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映農(nóng)家書屋的各項工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。同時，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、個人隱私等敏感信息進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，以滿足農(nóng)家書屋工作人員及讀者的合理需求，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理崗位，配備具備檔案管理專業(yè)知識和技能的人員負(fù)責(zé)農(nóng)家書屋檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集農(nóng)家書屋在各項工作中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案的齊全完整。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案存儲環(huán)境的維護(hù)，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。建立檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行盤點清查。3.檔案借閱與利用按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱情況進(jìn)行登記。根據(jù)利用需求，及時提供檔案資料，并做好利用效果的跟蹤反饋。4.檔案安全與保密嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案安全。對涉及保密內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，防止信息泄露。5.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。同時，做好電子檔案的備份與維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。6.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出存毀意見。對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.圖書管理類包括圖書采購合同、圖書清單、圖書驗收記錄、圖書編目數(shù)據(jù)、圖書盤點記錄等。2.讀者服務(wù)類涵蓋讀者借閱登記冊、讀者意見反饋記錄、讀者活動策劃與組織資料等。3.活動策劃與實施類如農(nóng)家書屋各類讀書活動、文化講座、技能培訓(xùn)等活動的策劃方案、活動通知、活動照片、活動總結(jié)等。4.設(shè)備管理類包含農(nóng)家書屋的辦公設(shè)備、閱讀設(shè)備等的采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修發(fā)票等。5.財務(wù)管理類涉及農(nóng)家書屋的經(jīng)費預(yù)算、經(jīng)費支出明細(xì)、財務(wù)報表等。6.行政管理類包括上級部門文件、內(nèi)部管理制度、工作計劃與總結(jié)、會議記錄等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式。例如：TSGL2023001，表示圖書管理類2023年的第1份檔案。具體類別代碼如下：1.圖書管理類：TSGL2.讀者服務(wù)類：DZFW3.活動策劃與實施類：HDCH4.設(shè)備管理類：SBGL5.財務(wù)管理類：CWL6.行政管理類：XZGL四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確檔案收集的職責(zé)，及時將工作中形成的各類文件、資料、記錄等移交檔案管理人員。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損或缺失，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行保存。（二）整理方法1.分類按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和檢索。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，確保檔案的安全保管。（三）檔案存放按照檔案類別和編號順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。同時，建立檔案存放索引，標(biāo)明各類檔案的存放位置。（四）檔案清查定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。六、檔案借閱與利用（一）借閱范圍本農(nóng)家書屋工作人員因工作需要，可借閱與工作相關(guān)的檔案資料。讀者因特殊情況，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱部分公開的檔案信息。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案資料，并在《檔案借閱登記冊》上進(jìn)行登記。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人必須在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說明情況。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案利用鼓勵檔案管理人員積極開發(fā)利用檔案資源，為農(nóng)家書屋的工作決策、活動開展、讀者服務(wù)等提供支持。如編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽等，充分發(fā)揮檔案的價值。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。2.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.做好檔案庫房的防潮、防蟲、防霉等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清理。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。（二）保密制度1.明確檔案保密范圍，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、借閱、利用等過程中，采取必要的保密措施。3.對保密檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限制知悉范圍。4.加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。八、檔案信息化管理■（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)農(nóng)家書屋檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為檔案的長期保存和利用提供有力支持。（二）數(shù)字化處理對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)統(tǒng)一為[具體格式]，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、編目檢索、借閱管理等操作。2.完善電子檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息化安全管理1.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容重要性、保存價值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，檔案的保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容和價值。2.根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案存毀意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.將《檔案鑒定意見書》提交農(nóng)家書屋負(fù)責(zé)人審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員造具《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)農(nóng)家書屋負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)