PAGE律師三方檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律師三方檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)律師事務(wù)所、客戶及相關(guān)機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所與客戶、第三方機(jī)構(gòu)（如司法機(jī)關(guān)、鑒定機(jī)構(gòu)、其他相關(guān)單位等）之間形成的各類檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：檔案管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案的形成、保管、利用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映律師業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案資料的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)客戶隱私和律師事務(wù)所的商業(yè)機(jī)密。4.便捷利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為律師業(yè)務(wù)開(kāi)展和客戶服務(wù)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）律師事務(wù)所管理部門職責(zé)1.制定與完善制度：負(fù)責(zé)制定和修訂律師三方檔案管理制度，確保制度符合法律法規(guī)和行業(yè)要求。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：對(duì)律師三方檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門和律師做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.培訓(xùn)與監(jiān)督：組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高律師和工作人員的檔案管理意識(shí)和技能；對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。4.檔案保管：設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，負(fù)責(zé)集中保管律師三方檔案。5.信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。（二）律師職責(zé)1.檔案形成：在承辦業(yè)務(wù)過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.質(zhì)量自查：對(duì)自己承辦業(yè)務(wù)形成的檔案進(jìn)行質(zhì)量自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.協(xié)助利用：根據(jù)工作需要，協(xié)助檔案管理部門提供檔案利用服務(wù)，配合做好檔案查詢、借閱等工作。（三）第三方機(jī)構(gòu)相關(guān)職責(zé)1.資料提供：按照與律師事務(wù)所的約定，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，確保檔案的完整性。2.協(xié)助管理：在必要時(shí)，協(xié)助律師事務(wù)所做好檔案的整理、核對(duì)等工作，配合律師事務(wù)所完成檔案管理相關(guān)事宜。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.律師業(yè)務(wù)文件：包括但不限于委托代理合同、授權(quán)委托書(shū)、法律意見(jiàn)書(shū)、起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、結(jié)案報(bào)告等。2.客戶資料：客戶的身份證明、資質(zhì)證明、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)需求說(shuō)明等相關(guān)資料。3.第三方機(jī)構(gòu)文件：司法機(jī)關(guān)的裁判文書(shū)、鑒定機(jī)構(gòu)的鑒定報(bào)告、其他相關(guān)單位的函件、通知等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：律師應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中同步收集相關(guān)文件資料，確保檔案資料的及時(shí)性和完整性。不要出現(xiàn)示例說(shuō)明類文字2.分類整理：按照檔案的類別、年度、案件編號(hào)等進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的保管和查詢。3.原件優(yōu)先：盡量收集文件資料的原件，如無(wú)法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.簽字蓋章：所有文件資料應(yīng)確保有相關(guān)人員的簽字、蓋章，以確認(rèn)其真實(shí)性和有效性。（三）整理流程1.初步分類：律師對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行初步分類，區(qū)分不同類型的檔案，如訴訟案件檔案、非訴訟業(yè)務(wù)檔案等。2.排序編號(hào)：按照檔案形成的時(shí)間順序或重要性進(jìn)行排序，并為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編制目錄：根據(jù)檔案內(nèi)容，編制詳細(xì)的檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、頁(yè)數(shù)等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原有順序，不得隨意顛倒或遺漏。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.專用庫(kù)房：律師事務(wù)所應(yīng)設(shè)立專用的檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保存。2.環(huán)境要求：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對(duì)濕度應(yīng)控制在40%60%之間。同時(shí)，應(yīng)保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、案件編號(hào)等順序排列存放，存放在專用的檔案架或檔案柜中，并標(biāo)明檔案的存放位置。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用光盤、硬盤、磁帶等多種形式，并定期進(jìn)行檢查和更新。電子檔案應(yīng)按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于檢索和利用。3.特殊檔案保管：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等，確保檔案信息的安全。（三）保管期限1.一般規(guī)定：律師三方檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般為[X]年。對(duì)于重要的、有重大影響的案件檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。2.特殊情況：在某些特殊情況下，如涉及未了結(jié)的法律事務(wù)、可能引發(fā)訴訟或糾紛等，檔案保管期限應(yīng)延長(zhǎng)至法律事務(wù)終結(jié)后[X]年。（四）檔案清查1.定期清查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.臨時(shí)清查：在檔案交接、借閱、銷毀等特殊情況下，應(yīng)進(jìn)行臨時(shí)清查核對(duì)，防止檔案丟失或損壞。3.清查記錄：清查過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果等信息。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄整改情況。五、檔案的利用（一）利用范圍1.律師業(yè)務(wù)需要：律師在承辦業(yè)務(wù)過(guò)程中，可根據(jù)工作需要查閱、借閱相關(guān)檔案資料，以了解案件背景、證據(jù)情況、法律依據(jù)等，為案件辦理提供支持。2.客戶查詢：客戶有權(quán)在規(guī)定的范圍內(nèi)查詢與其相關(guān)的檔案資料，了解案件進(jìn)展情況和律師工作情況。律師事務(wù)所應(yīng)按照規(guī)定為客戶提供查詢服務(wù)，并做好登記記錄。3.司法機(jī)關(guān)及其他相關(guān)部門查詢：司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要，依法有權(quán)查詢律師三方檔案。律師事務(wù)所應(yīng)積極配合，按照法定程序提供相關(guān)檔案資料。（二）利用流程1.申請(qǐng)：利用人如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：檔案利用申請(qǐng)表應(yīng)提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)利用目的和檔案管理規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)，并注明利用方式（查閱、借閱等）和利用期限。3.登記：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行登記，記錄利用人的姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。4.查閱或借閱：查閱檔案時(shí)，利用人應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)歸還。5.歸還：利用人在利用期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用人的責(zé)任。（三）利用限制1.保密限制：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案資料，利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.利用目的限制：利用人應(yīng)按照申請(qǐng)時(shí)注明的利用目的使用檔案，不得將檔案用于其他非法定目的。3.利用期限限制：借閱檔案的期限應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)執(zhí)行，不得超期借閱。如需延長(zhǎng)利用期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、檔案的借閱與歸還（一）借閱申請(qǐng)律師因承辦業(yè)務(wù)需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、所屬案件、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并簽字確認(rèn)。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人初審：申請(qǐng)表提交給律師所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，審核借閱申請(qǐng)的合理性和必要性。2.檔案管理部門審批：初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審查檔案的保密性、利用期限等因素，確保借閱行為符合檔案管理制度要求。3.主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)：對(duì)于涉及重要案件或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)辦理1.登記備案：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。2.檔案交付：檔案管理人員根據(jù)登記簿記錄，將借閱的檔案交付給借閱人，并要求借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）歸還要求1.按時(shí)歸還：借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還檔案，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書(shū)面申請(qǐng)，并說(shuō)明延期原因和預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。2.檢查驗(yàn)收：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或內(nèi)容泄露等情況，應(yīng)立即查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.注銷登記：檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，在《檔案借閱登記簿》上注銷借閱記錄，并注明歸還日期。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.場(chǎng)所管理：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.信息管理：對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。4.利用管理：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格限定利用范圍和人員，對(duì)涉及保密信息的檔案利用進(jìn)行嚴(yán)格審批和監(jiān)督。（二）安全防護(hù)1.防火防盜：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備完善的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.防潮防蟲(chóng)：采取防潮、防蟲(chóng)措施，如安裝除濕設(shè)備、放置防蟲(chóng)藥品等，防止檔案因受潮、蟲(chóng)害等原因損壞。3.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.違規(guī)處理：對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.合法性原則：檔案鑒定工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.客觀性原則：以檔案的實(shí)際價(jià)值為依據(jù)，客觀、公正地判斷檔案的保存價(jià)值。3.全面性原則：綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，全面評(píng)估檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、資深律師、業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限屆滿：對(duì)于保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。2.失去利用價(jià)值：檔案內(nèi)容已過(guò)時(shí)、失效或與現(xiàn)行法律法規(guī)、政策無(wú)關(guān)，且對(duì)律師業(yè)務(wù)和事務(wù)所管理無(wú)參考價(jià)值的，可予以銷毀。3.重復(fù)或冗余：存在重復(fù)記錄、內(nèi)容完全相同或可替代的檔案，經(jīng)鑒定小組評(píng)估后，可選擇保留其中一份，其余予以銷毀。（四）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度、銷毀原因等信息，并提交給鑒定小組審核。2.審核批準(zhǔn)：鑒定小組對(duì)《檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)銷毀檔案的必要性和準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門