PAGE學(xué)校檔案室工作制度一、總則（一）目的學(xué)校檔案室工作制度旨在加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，為學(xué)校的發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案室歸口負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作和師生提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)學(xué)校各部門、各單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高全校檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案實(shí)體和信息安全，對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。（二）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全校檔案工作。2.研究決定檔案工作中的重大事項(xiàng)，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。3.監(jiān)督檢查檔案工作制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案工作制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（三）各部門、各單位檔案工作兼職人員1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和完整準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案工作要求，定期向檔案室報(bào)送檔案工作情況，配合檔案室開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作。3.對(duì)本部門、本單位人員進(jìn)行檔案工作宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、黨員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信等。2.行政管理類：學(xué)校行政部門的各類文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料、教學(xué)改革成果等。4.學(xué)生工作類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、社會(huì)實(shí)踐記錄、畢業(yè)生就業(yè)材料等。5.科研管理類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、專利證書等。6.基本建設(shè)類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.儀器設(shè)備類：儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書等。8.財(cái)會(huì)類：財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。9.外事工作類：外事活動(dòng)文件、協(xié)議、合同、出訪記錄等。10.其他類：學(xué)校舉辦的重大活動(dòng)資料、校友檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集歸檔，不得積壓或散失。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)重要文件和具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)收集原件；如遇特殊情況無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國(guó)家和學(xué)校檔案管理的有關(guān)規(guī)定，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行整理。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為黨群、行政、教學(xué)、學(xué)生、科研、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、外事、其他等十大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)方法可采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如“2023永久001”表示2023年形成的永久保管檔案的第1份。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于檢索利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值。3.堅(jiān)持歷史唯物主義觀點(diǎn)和辯證唯物主義方法，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校章程、重要會(huì)議記錄、重大改革方案、歷史沿革、重要基建項(xiàng)目檔案等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案，主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案。如一般性會(huì)議文件、教學(xué)常規(guī)管理材料、學(xué)生日常管理檔案等。保管期限為10年的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案。如臨時(shí)性工作文件、一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放有序，便于查找和管理。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的閱檔室，為利用者提供良好的查閱環(huán)境。閱檔室內(nèi)應(yīng)配備桌椅、電腦、打印機(jī)等設(shè)備，方便利用者查閱檔案。（二）檔案保管要求1.對(duì)不同載體形式的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)保持清潔、整齊，防止霉變、蟲蛀；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作；聲像檔案應(yīng)按照其載體特性進(jìn)行保管，確保圖像清晰、聲音完整。2.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校檔案工作制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極主動(dòng)地為師生提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，須經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及個(gè)人隱私的檔案，僅限本人查閱，如需借閱，須經(jīng)檔案所有者同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件，并安排專人協(xié)助查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間（查閱或借閱起止時(shí)間）、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為學(xué)校各部門、各單位提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家和學(xué)校檔案管理的有關(guān)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫(kù)等工作，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（三）系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過(guò)程信息化。2.利用者可通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索、查閱、借閱申請(qǐng)等操作，提高檔案利用效率。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、檔案工作監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檔案室負(fù)責(zé)具體實(shí)施日常監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集整理、鑒定保管、利用服務(wù)、信息化建設(shè)等各項(xiàng)工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況是否滿足工作需要，檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任心是否符合要求。3.檔案工作經(jīng)費(fèi)的使用情況是否合理合規(guī)，檔案設(shè)施設(shè)備是否完好有效。4.檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全情況，是否存在檔案丟失、損壞、泄密等問(wèn)題。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組每年組織一次全校檔案工作專項(xiàng)檢查，對(duì)各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行全面檢查和評(píng)估。2.不定期抽查檔案室根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門、單位的檔案工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。3.日常巡查檔案管理人員在日常工作中對(duì)檔案室及各部門、單位的檔案工作進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)