PAGE幼兒園檔案管理制度4一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學(xué)、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍和職責(zé)1.適用范圍：本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。2.職責(zé)分工幼兒園檔案管理工作由園長領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。檔案管理人員負責(zé)檔案的集中管理，包括檔案的分類、編號、裝訂、上架、檢索、借閱、利用等具體工作，并對各部門檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園工作中形成的各類檔案，確保檔案不遺漏。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查閱和利用，提高工作效率。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計劃、教案、教材、教學(xué)成果、幼兒學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)研究資料等。3.安全管理類：涉及安全制度文件、安全檢查記錄、安全教育資料、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。4.后勤管理類：包含食堂管理檔案、物資采購與管理檔案、維修維護檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。5.家園共育類：有家長委員會資料、家長會記錄、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。6.其他類：如幼兒園榮譽檔案、對外交流合作檔案、特殊活動檔案等，不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號規(guī)則1.采用“年度類別流水號”的編號方式。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為2023XZ05。2.年度：以公元紀年，用四位數(shù)字表示，如2023年。3.類別：用大寫字母表示檔案分類名稱，如XZ（行政管理類）、JY（教育教學(xué)類）等。4.流水號：按檔案形成的先后順序，用兩位數(shù)字表示，從01開始編號。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案管理范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集，確保檔案的時效性。（二）整理方法1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進行編號。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括：序號、文件題名、文號、責(zé)任者、日期、頁數(shù)等。3.對紙張破損、字跡模糊或易褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案的文件材料依次排列，左側(cè)裝訂，拆除金屬物，保持整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序排列存放。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映幼兒園主要職能活動和歷史面貌的，對幼兒園工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對幼兒園工作有參考價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和實際利用價值，提出檔案保管期限的初步意見，報檔案管理人員審核確定。（三）保管措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。五、檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理人員審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱檔案一般不得帶出檔案庫房，如需帶出，須經(jīng)檔案管理人員批準，并限期歸還。4.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換其中的文件材料。（二）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為利用者提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，迅速準確地查找所需檔案。2.對于重要檔案的利用，檔案管理人員應(yīng)進行跟蹤服務(wù)，了解利用效果，及時收集利用反饋信息。3.鼓勵各部門利用檔案開展工作研究、經(jīng)驗總結(jié)等活動，充分發(fā)揮檔案的信息資源作用。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由園長擔(dān)任組長，辦公室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門代表為成員。鑒定小組負責(zé)對檔案鑒定工作進行組織領(lǐng)導(dǎo)和審核把關(guān)。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對已到保管期限的檔案進行初步整理，列出清單，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進行逐份審查，分析其保存價值，提出鑒定意見。3.對確定無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，詳細說明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，報園長審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)園長批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門指定專人負責(zé)檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。如采用焚燒、粉碎等方法，并在指定地點進行銷毀。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立幼兒園檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為幼兒園各部門及教職員工提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲和利用要求，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，按照檔案分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、文號、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級等信息。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員進行日常管理工作。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。3.提供檔案信息檢索功能，支持按檔案題名、編號、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進行檢索，提高檔案查找效率。4.具備檔案借閱流程管理功能，實現(xiàn)網(wǎng)上申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的信息化操作，提高借閱工作的透明度和規(guī)范性。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等