PAGE康復(fù)驛站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)康復(fù)驛站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本康復(fù)驛站在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于患者康復(fù)記錄、醫(yī)療文書(shū)、設(shè)備資料、人員檔案、行政文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則康復(fù)驛站檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映康復(fù)驛站的工作實(shí)際情況，確保檔案的全面、完整，不得遺漏重要信息。3.保密性原則對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿(mǎn)足康復(fù)驛站各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善康復(fù)驛站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平。6.按照有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作。2.負(fù)責(zé)檔案的具體操作，包括收集、整理、編目、存儲(chǔ)、查閱等，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.定期對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。5.完成檔案管理部門(mén)交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.患者康復(fù)檔案包括患者基本信息表、康復(fù)評(píng)估記錄、康復(fù)治療方案、治療記錄、康復(fù)效果評(píng)估報(bào)告等。2.醫(yī)療文書(shū)檔案各類(lèi)病歷、診斷證明、檢查檢驗(yàn)報(bào)告（如X光、CT、血液檢查等）、醫(yī)囑單、護(hù)理記錄等。3.設(shè)備檔案設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、設(shè)備維修記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.人員檔案員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、工資福利記錄等。5.行政文件檔案上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、康復(fù)驛站內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。6.其他檔案與康復(fù)驛站運(yùn)營(yíng)管理相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件、資料、圖片、影像資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的類(lèi)別和性質(zhì)，將檔案分為患者康復(fù)檔案、醫(yī)療文書(shū)檔案、設(shè)備檔案、人員檔案、行政文件檔案等大類(lèi)，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。例如，患者康復(fù)檔案可進(jìn)一步分為物理治療檔案、言語(yǔ)治療檔案、心理治療檔案等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號(hào)或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，以便快速查找和定位檔案。4.裝訂對(duì)紙張檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意裁剪或損壞檔案。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序存放紙質(zhì)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.電子檔案采用電子存儲(chǔ)設(shè)備（如硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等）對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（二）保管期限1.永久保管涉及康復(fù)驛站重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年等。保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)注意防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣和消毒處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改或泄露。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉，設(shè)備斷電。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱康復(fù)驛站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部查閱因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位工作需要查閱康復(fù)驛站檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)在審核查閱函的合法性和必要性后，報(bào)康復(fù)驛站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可提供查閱服務(wù)。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過(guò)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記本上注明歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和康復(fù)驛站的相關(guān)規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或損害康復(fù)驛站及他人利益。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，及時(shí)更新檔案利用記錄，以便對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。對(duì)于仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿(mǎn)的檔案，可進(jìn)行降級(jí)保管。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報(bào)告，明確銷(xiāo)毀檔案的清單。2.將檔案鑒定報(bào)告報(bào)康復(fù)驛站負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的康復(fù)驛站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的集中存儲(chǔ)和管理。2.檢索查詢(xún)提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案