PAGE檔案管理制度工程公司[公司名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、合同檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。5.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案意識和檔案管理能力。6.負責向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。7.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，確保檔案的及時收集、整理和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司檔案管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.按照檔案管理制度的要求，對檔案進行分類、編號、裝訂等處理，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.做好檔案的借閱登記和歸還工作，對借閱檔案的人員進行必要的指導和監(jiān)督，確保檔案的正確使用和按時歸還。5.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。7.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、會議文件、請示報告、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等各類文書材料。2.科技檔案：涵蓋工程設計圖紙、施工組織設計、技術(shù)方案、科研項目資料、設備檔案等與公司技術(shù)活動相關(guān)的檔案。3.人事檔案：包含員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓等方面的檔案材料。4.財務檔案：涉及會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等財務方面的檔案。5.合同檔案：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案材料。6.其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實物檔案（獎杯、證書、印章等）、電子檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)形式。2.全宗號：暫定為公司名稱的首字母縮寫，如“[公司名稱首字母縮寫]”。3.目錄號：根據(jù)檔案類別設置，如文書檔案為“01”，科技檔案為“02”，人事檔案為“03”，財務檔案為“04”，合同檔案為“05”，其他檔案為“06”。4.案卷號：按照檔案形成的時間順序或項目類別進行編號，每年或每個項目從“001”開始遞增。5.件號：在每一案卷內(nèi)，按照文件的排列順序從“001”開始編號。例如，一份文書檔案的編號為：[公司名稱首字母縮寫]012023001005，表示該檔案屬于公司文書檔案類別，是2023年形成的第1個案卷中的第5件文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在履行職責過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件。3.公司員工在工作中產(chǎn)生的重要成果、報告、記錄等材料。4.公司舉辦或參與的各類活動形成的照片、錄像、錄音等聲像材料。5.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物材料。6.其他與公司業(yè)務相關(guān)的具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，定期對本部門形成的檔案進行收集和整理，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應遵循及時、準確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應同時收集其紙質(zhì)版本或進行有效的備份存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，同一類別的文件按照發(fā)文順序或重要程度排列，然后進行編號、編目、裝訂等處理。2.科技檔案：根據(jù)工程項目或科研項目的類別進行分類，每個項目的檔案按照設計、施工、驗收等階段進行整理，包括圖紙、技術(shù)文件、報告等，分別編號并編制目錄。3.人事檔案：按照員工個人信息、履歷、考核、任免、獎懲等類別進行分類整理，建立員工人事檔案袋，將相關(guān)材料裝入檔案袋，并進行編號和登記。4.財務檔案：按照會計年度和檔案類別進行分類，如會計憑證、賬簿、報表等，分別進行裝訂成冊，并編制檔案目錄。5.合同檔案：按照合同的類別、簽訂時間等進行分類，每份合同單獨編號，建立合同檔案臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂情況、履行情況等。6.其他檔案：聲像檔案應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行分類整理；實物檔案應進行登記造冊，注明實物名稱、來源、保管地點等；電子檔案應按照文件類別和存儲路徑進行分類整理，建立電子檔案索引。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應在員工離職或檔案變動后一個月內(nèi)完成歸檔。4.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門按照規(guī)定整理成冊，移交綜合管理部門歸檔，歸檔時間不得超過次年上半年。5.合同檔案應在合同履行完畢或終止后一個月內(nèi)完成歸檔。6.其他檔案應根據(jù)實際情況及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交綜合管理部門檔案管理人員。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對、檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對符合歸檔要求的檔案進行編號、編目、上架等處理，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重要文件，公司年度財務決算報告，公司重大項目的立項、審批、驗收文件等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，確定定期保管期限為30年、10年。如一般性的文件材料、項目資料等，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的存放架位。3.定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接向綜合管理部門提出申請，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交給綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對查閱申請進行審核，符合查閱權(quán)限的，安排查閱時間和地點，并提供必要的協(xié)助。3.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負責人批準，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息。2.借閱涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準。3.外部單位因工作需要借閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交給綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對借閱申請進行審核，符合借閱權(quán)限的，辦理借閱手續(xù)，收取一定的押金（根據(jù)檔案的重要程度和保密級別確定），并將檔案交給借閱人員。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。同時，退還借閱人員所交押金。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各相關(guān)部門負責人及檔案管理人員為成員。負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對檔案進行鑒定。2.對已到保管期限且失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可予以銷毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，確定銷毀清單。2.填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司相關(guān)領(lǐng)導。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)，形成檔案統(tǒng)計報告，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應