PAGE檔案館庫房內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在加強(qiáng)公司檔案館庫房的內(nèi)部控制，確保檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范庫房管理行為，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為公司的發(fā)展提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案館庫房的所有管理活動，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保庫房管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：將檔案的安全放在首位，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證檔案的收集齊全、整理規(guī)范、存儲有序，維護(hù)檔案的完整體系。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.高效性原則：優(yōu)化庫房管理流程，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和有效利用。二、檔案收集與整理控制（一）收集各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，并定期移交至檔案館庫房。移交時需填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、來源等信息。檔案館庫房管理人員應(yīng)認(rèn)真核對移交清單，對不符合要求的檔案及時與移交部門溝通，督促其補(bǔ)充完善。對于重要檔案，應(yīng)提前介入，指導(dǎo)相關(guān)部門做好收集工作。（二）整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，制定科學(xué)合理的分類方案。檔案分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。例如，文書檔案可按年度、保管期限分類；科技檔案可按項(xiàng)目、專業(yè)分類。2.編號規(guī)則：為便于檔案的管理和檢索，為每一份檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息。如文書檔案編號為“WS[年度][保管期限][流水號]”。3.整理要求：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理過程中要對文件進(jìn)行裝訂、編頁、編目等操作，確保檔案的整齊規(guī)范。三、檔案存儲與保管控制（一）庫房建設(shè)與布局1.選址要求：庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.建筑結(jié)構(gòu)：庫房建筑應(yīng)具備良好的抗震、防火、防潮、防蟲、防盜等性能。墻體、屋頂應(yīng)采用隔熱、保溫、防火材料，地面應(yīng)做防潮處理。3.布局規(guī)劃：庫房內(nèi)應(yīng)合理劃分檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域。存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（二）存儲設(shè)備與設(shè)施1.檔案架（柜）：選用符合檔案保管要求的檔案架（柜），材質(zhì)應(yīng)堅(jiān)固耐用、不易變形，具有防火、防潮、防蟲等功能。檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度控制設(shè)備：安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備和調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房內(nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.防火防盜設(shè)備：配備火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備（如滅火器、消防栓等），安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。4.防蟲防霉設(shè)備：放置防蟲藥品（如樟腦丸等）、防霉劑等，防止檔案受到蟲害和霉菌侵害。（三）檔案保管1.上架存放：檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.定期檢查：庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.破損修復(fù)：對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的可讀性和完整性。修復(fù)過程應(yīng)遵循相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使用合適的材料和方法。4.數(shù)字化管理：逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和遠(yuǎn)程查閱。四、檔案查閱與借閱控制（一）查閱1.查閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案館庫房。2.查閱登記：庫房管理人員對查閱申請表進(jìn)行審核，符合要求的予以登記，并安排查閱地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在查閱登記本上記錄查閱時間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱監(jiān)督：查閱過程中，庫房管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還庫房管理人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.借閱申請：因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館庫房負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱登記：庫房管理人員對借閱申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱登記，注明借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱期限等信息，并收取一定的借閱保證金（可根據(jù)檔案的重要程度和價(jià)值確定金額）。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，庫房管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。借閱人歸還檔案后，庫房管理人員退還借閱保證金。五、檔案安全與保密控制（一）安全管理1.人員安全：庫房管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和安全操作規(guī)程。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，進(jìn)入庫房的人員應(yīng)進(jìn)行登記。2.消防安全：定期組織消防安全培訓(xùn)和演練，確保庫房管理人員熟悉火災(zāi)報(bào)警和滅火設(shè)備的使用方法。加強(qiáng)對庫房電氣設(shè)備、線路的檢查和維護(hù)，防止火災(zāi)事故發(fā)生。3.防盜安全：加強(qiáng)庫房的防盜措施，確保監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行，門窗鎖具完好有效。定期對庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。（二）保密管理1.保密制度：制定嚴(yán)格的檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍。2.保密教育：對庫房管理人員和接觸檔案的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識，防止檔案信息泄露。3.保密措施：在檔案存儲、查閱、借閱等環(huán)節(jié)采取保密措施，如對機(jī)密檔案進(jìn)行加密存儲、限制查閱權(quán)限、要求查閱人員簽署保密協(xié)議等。六、檔案信息化管理控制（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理系統(tǒng)選型：根據(jù)公司檔案管理需求，選擇功能完善、安全可靠的檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。2.系統(tǒng)實(shí)施：制定系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、時間節(jié)點(diǎn)等。在系統(tǒng)實(shí)施過程中，要做好數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)測試、用戶培訓(xùn)等工作，確保系統(tǒng)順利上線運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)錄入：安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，包括檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等。2.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份周期可根據(jù)數(shù)據(jù)的重要程度和變化頻率確定，一般每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行一次增量備份。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全措施，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。防止數(shù)據(jù)被非法篡改、刪除或泄露。七、檔案管理人員職責(zé)（一）庫房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲、保管等日常管理工作。2.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行分類、編號、上架存放，確保檔案排列有序，便于查找。3.定期檢查檔案的存儲環(huán)境和保管狀況，做好溫濕度記錄、設(shè)備維護(hù)等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和管理工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，監(jiān)督查閱、借閱過程。5.協(xié)助做好檔案的數(shù)字化工作，參與檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核等工作。6.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。（二）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織協(xié)調(diào)檔案管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督庫房管理人員的工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。3.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，推動檔案信息化管理工作。4.審核檔案查閱、借閱申請，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案館庫房的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的合規(guī)性、檔案安全保密措施的落實(shí)情況等。2.檔案管理部門定期對庫房管理人員的工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.接受公司員工和外部相關(guān)部門的監(jiān)督，對提出的意見和建議及時進(jìn)行處理和反饋。（二）考核制度1.建立檔案管理人員考核制度，對庫房管理人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集整理的及時性和質(zhì)量、檔案存儲保管的規(guī)范性、檔案查閱借閱服務(wù)的滿意度、檔案安全保密工作的落