PAGE中介機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中介機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在中介服務(wù)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合本中介機構(gòu)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本中介機構(gòu)在經(jīng)營活動中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中介機構(gòu)的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映中介機構(gòu)的業(yè)務(wù)活動和歷史面貌，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋中介機構(gòu)經(jīng)營活動的各個方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置中介機構(gòu)應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門可根據(jù)實際情況，設(shè)置檔案庫房、檔案整理室、檔案查閱室等功能區(qū)域。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，制定和完善本中介機構(gòu)的檔案管理制度。2.負責(zé)收集、整理、歸檔、保管中介機構(gòu)在經(jīng)營活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。8.為中介機構(gòu)各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中出現(xiàn)的問題。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類中介服務(wù)項目的合同、協(xié)議、委托書、工作底稿（如審計工作底稿、評估工作底稿、法律服務(wù)工作底稿等）、報告（如審計報告、評估報告、法律意見書等）、客戶資料（如營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)報表、相關(guān)資質(zhì)證書等）以及與業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件資料。2.行政檔案：包括機構(gòu)設(shè)立、變更、注銷的相關(guān)文件；股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄及決議；內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件；工作計劃、總結(jié)、報告；行政公文、函件、通知等。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料、財務(wù)預(yù)算與決算資料以及其他財務(wù)相關(guān)文件。4.人事檔案：包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、考核評價資料、獎懲文件、離職手續(xù)文件等。5.其他檔案：如客戶投訴處理記錄、行業(yè)交流資料、榮譽證書、資質(zhì)證明等與中介機構(gòu)經(jīng)營活動相關(guān)的各類文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案收集人員應(yīng)確保收集的檔案資料齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，補充完善。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲，保證電子文件的可讀性和可利用性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)分別進行整理，但應(yīng)建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于相互查閱和核對。（四）檔案整理方法1.紙質(zhì)檔案整理：分類：按照檔案類別將收集到的檔案進行分類，如業(yè)務(wù)檔案可進一步細分為審計業(yè)務(wù)檔案、評估業(yè)務(wù)檔案等；行政檔案可分為綜合管理類、人力資源類等。編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，目錄應(yīng)一式多份，分別存放于檔案庫房、查閱室等不同地點。裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。2.電子檔案整理：分類：按照紙質(zhì)檔案的分類方法對電子檔案進行分類，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。命名：電子文件的命名應(yīng)規(guī)范、準確，反映文件的內(nèi)容和形成時間等關(guān)鍵信息，便于檢索和識別。元數(shù)據(jù)錄入：為電子文件添加必要的元數(shù)據(jù)，如文件編號、題名、日期、作者、保管期限、密級等，確保電子文件的可理解性和可管理性。存儲：將電子文件存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案存儲位置索引，便于查找和訪問。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)及時進行歸檔，將檔案按照規(guī)定的類別、編號順序放入檔案庫房的相應(yīng)位置。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、歸檔日期等信息，確保檔案歸檔的準確性和完整性。3.對于重要的檔案或需要長期保存的檔案，應(yīng)進行雙重備份，分別存儲于不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。（二）檔案保管期限1.中介機構(gòu)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合自身實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，一般審計、評估等業(yè)務(wù)檔案的保管期限為10年至30年不等；法律服務(wù)業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)案件性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般為10年至永久。3.行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如行政公文等一般保管期限為10年；會計憑證、賬簿等財務(wù)檔案保管期限為15年至永久；員工人事檔案應(yīng)長期保存。4.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對檔案進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（三）檔案保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.根據(jù)檔案的類別、保管期限等進行分區(qū)存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。對于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如專柜存放、使用防蟲藥等。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期對檔案進行盤點，確保賬實相符。4.對電子檔案的保管，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，防止電子數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全性和保密性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.中介機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)中介機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱中介機構(gòu)檔案的，應(yīng)提前向中介機構(gòu)提出書面申請，說明查閱目的、查閱范圍等情況，經(jīng)中介機構(gòu)法定代表人或授權(quán)代表審批同意，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱程序1.檔案查閱申請人提交查閱申請表后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，確定是否允許查閱。如允許查閱，應(yīng)安排專人負責(zé)陪同查閱，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息，查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在登記簿上注明歸還時間。3.查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.中介機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案，借閱申請人應(yīng)經(jīng)中介機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外部單位或個人原則上不得借閱中介機構(gòu)檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并繳納一定的押金。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。（四）借閱程序1.檔案借閱申請人提交借閱申請表后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上登記借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱人等信息，并簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)向借閱人員提供檔案原件，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出中介機構(gòu)辦公場所。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織中介機構(gòu)應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人等相關(guān)人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合中介機構(gòu)的實際情況，從檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面進行綜合評估。2.對已失去保存價值的檔案，如超過保管期限且無繼續(xù)利用價值的業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可予以銷毀。3.對涉及未了事項或有潛在法律糾紛的檔案，應(yīng)在相關(guān)事項處理完畢或法律糾紛解決后，再進行鑒定和銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。2.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見書，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊應(yīng)一式三份，分別由檔案管理部門、財務(wù)部門和中介機構(gòu)負責(zé)人留存。3.經(jīng)中介機構(gòu)法定代表人或授權(quán)代表批準后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀日期。檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀情況及時報告中介機構(gòu)負責(zé)人，并對檔案銷毀記錄進行妥善保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)中介機構(gòu)應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。通過信息化手段，建立檔案信息資源共享平臺，方便中介機構(gòu)內(nèi)部人員和外部授權(quán)人員查閱、利用檔案。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合中介機構(gòu)業(yè)務(wù)特點和檔案管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡便、安全可靠。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定制化開發(fā)，根據(jù)中介機構(gòu)的檔案分類體系、編號規(guī)則、整理方法等，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)模塊和功能參數(shù)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入與管理。3.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫，形成完整的檔案信息資源庫。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）電子檔案管理1.按照電子檔案整理方法，對電子文件進行分類、編號、編目等整理工作，并將整理后的電子文件上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)。2.在電子檔案管理過程中，應(yīng)嚴格遵守電子文件的管理規(guī)定，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)準確。同時，應(yīng)建立電子文件的版本控制和權(quán)限管理機制，防止電子文件被篡改或非法訪問。3.利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對電子檔案的快速檢索和查詢。中介機構(gòu)內(nèi)部人員和外部授權(quán)人員可通過系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞、編號等信息，快速獲取所需的檔案信息。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)