PAGE地名檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地名檔案管理工作，有效保護(hù)和利用地名檔案資源，充分發(fā)揮地名檔案在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化建設(shè)、行政管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及地名檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：地名檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：地名檔案應(yīng)如實(shí)反映地名的形成、演變及相關(guān)信息，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，提高地名檔案管理的效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：便于檔案的查閱和利用，滿足公司/組織內(nèi)部及社會各方面對地名檔案信息的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善地名檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的地名檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的地名檔案管理工作，定期開展檢查和考核。4.負(fù)責(zé)地名檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)地名檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.參與地名管理相關(guān)業(yè)務(wù)工作，為地名的命名、更名、注銷等提供檔案依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的地名檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門開展地名檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，并提供相關(guān)資料和信息。3.嚴(yán)格遵守地名檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓地名檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)地名檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和方法，對地名檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，并做好相關(guān)記錄。4.積極開展地名檔案的利用工作，為查閱者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。5.負(fù)責(zé)地名檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)錄入和更新檔案數(shù)據(jù)。6.參與地名檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.地名普查、調(diào)查、補(bǔ)查等工作中形成的各類文件、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等資料。2.地名命名、更名、注銷等審批過程中產(chǎn)生的文件、材料。3.與地名管理相關(guān)的會議記錄、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等。4.反映地名歷史沿革、文化內(nèi)涵、地理特征等方面的資料。5.其他具有保存價(jià)值的地名檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)地名檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全，符合檔案整理規(guī)范要求。2.對收集到的地名檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，分類存放，并編制檔案目錄清單。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門收集的地名檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。4.對于重要的地名檔案資料，應(yīng)采取多種方式進(jìn)行收集，如實(shí)地調(diào)查、采訪當(dāng)事人、查閱歷史文獻(xiàn)等，確保檔案資料的全面性和可靠性。（三）收集時(shí)間1.地名普查、調(diào)查等工作結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將形成的檔案資料移交檔案管理部門。2.地名命名、更名、注銷等審批工作完成后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將審批文件及相關(guān)材料移交檔案管理部門。3.其他地名檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則地名檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照地名的類別、形成時(shí)間、地域等因素進(jìn)行分類。可分為行政區(qū)劃地名、居民地地名、自然地理實(shí)體地名、交通地名、水利地名等分門別類整理。2.編號：對每一類地名檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制地名檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照整理原則和方法，對收集到的地名檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的整理，確保整理質(zhì)量。2.整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改檔案內(nèi)容。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.整理后的地名檔案應(yīng)符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于長期保存和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的地名檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.地名檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照整理要求進(jìn)行裝訂、裝盒，上架存放；電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.對重要的地名檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行縮微、復(fù)制等，以確保檔案的安全和長期保存。3.建立地名檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、密級變更等情況，做到賬物相符。（三）保管期限地名檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：反映地名歷史沿革、文化傳承、重要地理信息等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案鑒定1.定期對地名檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成鑒定小組，按照保管期限的規(guī)定，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，綜合判斷檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。3.對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的，應(yīng)編制銷毀清冊，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對鑒定過程中發(fā)現(xiàn)的有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)調(diào)整保管期限，并采取特殊的保管措施。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.地名檔案的數(shù)量、種類、保管期限、密級等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立地名檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.利用檔案管理信息化系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.每年對地名檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，為地名檔案管理工作提供決策依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好地名檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)客觀反映地名檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在問題及發(fā)展趨勢，提出改進(jìn)措施和建議。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在地名管理、行政管理、規(guī)劃編制、文化研究等工作中需要查閱地名檔案的。2.社會各界因?qū)W術(shù)研究、文化交流、地名文化宣傳等需要查閱地名檔案的。（二）利用方式1.查閱：查閱者可到檔案管理部門查閱地名檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱地名檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：需要復(fù)制地名檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用要求1.檔案管理人員應(yīng)熱情接待查閱者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息，為查閱者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.查閱地名檔案應(yīng)遵守檔案查閱利用的相關(guān)規(guī)定，不得擅自查閱、摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得泄露。3.對利用地名檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋，以便及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.檔案管理部門應(yīng)定期對地名檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和利用效果，不斷改進(jìn)檔案利用工作。八、檔案保密（一）保密范圍1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的地名檔案。2.地名檔案管理過程中產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、信息等。（二）保密措施1.對保密范圍內(nèi)的地名檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，設(shè)置專門的保密庫房或?qū)９翊娣牛⒉扇〖用艽鎯?、限制訪問等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱、復(fù)制等過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，對涉及保密內(nèi)容的檔案進(jìn)行特殊管理。3.加強(qiáng)對地名檔案管理工作場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止無關(guān)人員進(jìn)入。對檔案管理設(shè)備和存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和可靠性。4.對接觸保密地名檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）保密監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)定期對地名檔案保密工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對違反地名檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)處理。九、信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的地名檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地名檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享功能，并與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，提高地名檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)地名檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立地名檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息；全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)存儲檔案的全文內(nèi)容，以便進(jìn)行檢索和利用。3.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)地名檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批、備份等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動化和信息化。4.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)地名檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、授權(quán)訪問、定期備份等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握地名檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能