PAGE分廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強分廠檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高分廠工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分廠各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指分廠在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：分廠檔案工作由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映分廠各項工作活動的真實情況。3.完整性原則：對分廠工作活動中形成的各種門類和載體的檔案進行全面收集，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為分廠各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部綜合管理部是分廠檔案管理的歸口部門，負責制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。其具體職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定分廠檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.負責分廠各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和統(tǒng)計分廠各部門移交的檔案資料。3.對分廠檔案的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案的質(zhì)量。4.開展檔案的鑒定工作，定期對檔案進行價值評估，提出存毀意見，經(jīng)批準后組織實施。5.負責檔案的信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。7.組織開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為分廠各項工作提供決策支持。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理工作。其具體職責如下：1.貫徹執(zhí)行分廠檔案管理制度，將檔案管理工作納入本部門工作計劃，明確檔案管理責任人。2.負責收集、整理本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保文件材料的齊全完整，并按照檔案管理要求進行分類、立卷和歸檔。3.定期向綜合管理部移交本部門的檔案資料，辦理檔案移交手續(xù)。4.在檔案管理責任人的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全。5.配合綜合管理部做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。2.行政管理類：包括分廠行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)察、法務(wù)等方面的文件材料。3.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、調(diào)度、質(zhì)量控制與檢驗、設(shè)備管理、安全管理、環(huán)保管理等方面的文件材料。4.技術(shù)管理類：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、技術(shù)改造、技術(shù)引進、技術(shù)標準等方面的文件材料。5.市場營銷類：包括市場調(diào)研、產(chǎn)品銷售、客戶服務(wù)等方面的文件材料。6.其他類：包括與分廠工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、會議紀要、統(tǒng)計報表、榮譽證書等文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交綜合管理部。2.對于重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類整理，按照檔案管理的要求編制目錄，填寫檔案盒封面和脊背信息。2.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，按照類別順序排列上架，并編制檔案存放索引。3.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案資料移交綜合管理部。4.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。驗收合格后，在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案資料納入分廠檔案管理體系。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將分廠檔案分為黨群工作、行政管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、市場營銷等五大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行二級分類，如行政管理類可分為行政事務(wù)、人力資源管理及其他等。3.二級分類下可根據(jù)檔案的載體形式、時間順序等進行進一步細分，形成三級及以下分類層次。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“大類代碼二級類代碼三級類代碼順序號”的結(jié)構(gòu)。2.大類代碼采用大寫英文字母表示，如黨群工作類用“DQ”表示，行政管理類用“XZ”表示等。3.二級類代碼和三級類代碼采用兩位阿拉伯數(shù)字表示，不足兩位的前面補零。4.順序號采用四位阿拉伯數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.對于幅面過大的文件，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在裝訂邊留出適當?shù)目瞻住?.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理存儲，確保其便于查閱利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備設(shè)施，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。（三）檔案數(shù)字化1.為提高檔案利用效率，便于檔案的長期保存和共享，應(yīng)逐步推進檔案數(shù)字化工作。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對分廠檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容價值、保管期限等因素，對檔案進行鑒定。2.具有重要歷史價值、現(xiàn)實查考價值和憑證作用的檔案應(yīng)長期保存；對于在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，可確定為短期保管；對于已失去保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準提出存毀意見。2.編制檔案鑒定意見書，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。3.將檔案鑒定意見書提交分廠主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由綜合管理部負責組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.分廠內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱分廠檔案的，須經(jīng)分廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等內(nèi)容。2.查閱登記表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)查閱登記表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)檔案借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，注明借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔相應(yīng)的責任。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，如實反映分廠檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和考核評估的重要依據(jù)。（二）移交工作1.分廠因機構(gòu)調(diào)整、重組等原因發(fā)生檔案