PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)人力資源和社會保障（以下簡稱“人社”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保險、人事人才、勞動關系等方面的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人社檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)或人員負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實、準確、完整，如實反映人社工作的歷史過程和實際情況。3.安全保密原則：加強檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，確保檔案信息安全。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社工作和社會公眾提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設立鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社檔案管理辦公室，作為本鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社檔案管理的專門機構(gòu)，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和具體實施檔案管理工作。（二）職責分工1.檔案管理辦公室主任職責全面負責檔案管理辦公室的工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。組織協(xié)調(diào)檔案管理工作中的重大事項，確保檔案管理工作的順利開展。定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢和利用。做好檔案的安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄露。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案賬實相符。3.業(yè)務科室職責負責本科室業(yè)務檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。配合檔案管理辦公室做好檔案管理工作，按照檔案管理要求提供相關資料和信息。對本科室形成的檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案：包括求職登記、就業(yè)失業(yè)登記、創(chuàng)業(yè)扶持政策申請及審批材料、職業(yè)培訓記錄等。2.社會保險檔案：涵蓋參保登記、繳費記錄、待遇核定與支付、關系轉(zhuǎn)移接續(xù)等方面的材料。3.人事人才檔案：如人員招聘、考核、晉升、獎懲、培訓等相關資料。4.勞動關系檔案：勞動合同簽訂、解除、終止，勞動爭議調(diào)解仲裁等檔案材料。（二）收集要求1.各業(yè)務科室應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集整理本科室的檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案應真實可靠，手續(xù)完備，簽字蓋章齊全。3.對重要的檔案資料，應進行備份或數(shù)字化處理，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點：保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學合理：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照人社業(yè)務類別進行分類，如就業(yè)創(chuàng)業(yè)類、社會保險類等。3.編號規(guī)范統(tǒng)一：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。（四）整理方法1.分類：按照檔案類別，將收集到的檔案材料進行分類。例如，社會保險檔案可分為養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險等類別。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的順序進行排列，組成案卷。卷內(nèi)材料應按照重要程度、時間順序等進行排列。3.編目：對每一卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項目。同時，編制案卷目錄，記錄案卷的編號名稱、保管期限、起止日期等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務科室應定期將整理好的檔案移交檔案管理辦公室，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理辦公室對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應及時退回業(yè)務科室進行補充或整改。3.歸檔的檔案應按照類別和保管期限進行存放，便于查找和管理。（二）保管期限劃分1.永久保管：反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社工作重大歷史事件、重要政策文件、長期有效的業(yè)務資料等檔案，應永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，定期保管檔案的保管期限分為30年和10年。保管期限為30年的檔案：包括涉及重要業(yè)務決策、關鍵數(shù)據(jù)記錄、長期有效的合同協(xié)議等。保管期限為10年的檔案：主要是一般性業(yè)務文件、短期有效的資料等。（三）保管設施與環(huán)境1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.保持庫房內(nèi)適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃２４℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，做到賬實相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經(jīng)檔案管理辦公室主任批準，并進行登記。五）檔案的利用與服務（一）利用原則1.嚴格遵守檔案利用規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。2.堅持方便利用、服務群眾的原則，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社工作和社會公眾提供高效、便捷的檔案服務。（二）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社部門工作人員因工作需要查閱檔案。2.相關單位或個人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱檔案。3.社會公眾因個人權益保障等原因，依法查閱本人相關檔案。（三）利用手續(xù)1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社部門工作人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理辦公室查閱。2.外單位查閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)檔案管理辦公室主任批準后，方可查閱。3.社會公眾查閱本人檔案，應攜帶有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理辦公室審核同意后，進行查閱。（四）利用方式1.現(xiàn)場查閱：檔案利用者可到檔案管理辦公室現(xiàn)場查閱檔案原件。2.復制提供：根據(jù)檔案利用者的需求，可為其提供檔案復印件，并加蓋檔案管理辦公室印章。3.出具證明：對檔案利用者需要證明檔案內(nèi)容真實性的，檔案管理辦公室可根據(jù)檔案記載出具相關證明。（五）服務規(guī)范1.檔案管理人員應熱情接待檔案利用者，耐心解答疑問，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。2.嚴格按照檔案利用手續(xù)辦理相關業(yè)務，不得擅自擴大檔案利用范圍或泄露檔案信息。3.對檔案利用情況進行登記，記錄利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理辦公室主任擔任組長，各業(yè)務科室負責人和檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對保管期滿的檔案，由鑒定工作小組進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和利用情況，提出存毀意見。2.對涉及重要業(yè)務、歷史事件、個人權益等有長遠利用價值的檔案，應延長保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理辦公室主任審核，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導批準。3.按照批準的銷毀清冊，組織專人對檔案進行銷毀。銷毀時，應確保檔案信息徹底消除，無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社檔案信息化管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機、服務器、存儲設備等信息化硬件設施，滿足檔案信息化管理的需要。2.開發(fā)或選用適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社檔案管理的信息化軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。3.對檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.建立電子檔案管理制度，明確電子檔案的收集、整理、存儲、利用、備份等要求。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，防止電子檔案信息泄露和篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理辦公室負責對各業(yè)務科室檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)紀檢監(jiān)察部門對檔案管理工作進行不定期的專項監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集整理、歸檔保管、利用服務、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.檔案安全保密措施的落實情況，包括庫房設施、人員管理、設備維護等方面。