PAGE物業(yè)檔案室上墻制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)檔案室管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為物業(yè)管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案室對公司各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性與完整性原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映物業(yè)管理活動的全過程。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密和業(yè)主隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.高效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開展和客戶服務(wù)提供及時有效的支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于物業(yè)管理文件、合同協(xié)議、工程圖紙、業(yè)主資料等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，協(xié)助檔案室做好檔案的收集、整理、保管和利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的借閱、查閱等手續(xù)，確保檔案的安全和完整。4.積極配合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同推進(jìn)公司檔案管理水平的提升。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)管理活動中形成的各類文件、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要等。2.物業(yè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。3.物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購合同等各類合同協(xié)議。4.業(yè)主檔案，包括業(yè)主基本信息、房屋信息、繳費(fèi)記錄、維修記錄等。5.設(shè)備設(shè)施檔案，包括設(shè)備臺賬、維修保養(yǎng)記錄、運(yùn)行記錄等。6.財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.其他與物業(yè)管理相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作中形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時移交檔案室。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、物業(yè)管理類、工程技術(shù)類、財(cái)務(wù)類、業(yè)主檔案類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂對紙張較大或較薄的文件材料進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和日后的查閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案保管（一）庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗等，確保檔案的安全保管。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序上架排列，便于查找和管理。（二）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息，檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對重要的檔案資料，可采用光盤、磁帶等多種存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司成立以來的重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)檔案等，應(yīng)長期保存，不得銷毀。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括物業(yè)管理活動中的重要文件、工程技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的文件材料、日常工作記錄等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價值得到充分體現(xiàn)。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、保管狀況、利用情況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理，如檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全存儲和正常讀取。五、檔案利用（一）借閱與查閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像等。4.借閱和查閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。借閱期限屆滿，應(yīng)及時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、用途、復(fù)制數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案室統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制完成后，應(yīng)將復(fù)制件交檔案室工作人員核對，并在《檔案復(fù)制申請表》上簽字確認(rèn)。3.對涉及公司機(jī)密和業(yè)主隱私的檔案，不得擅自復(fù)制，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。（三）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，結(jié)合檔案的形成時間、內(nèi)容、保管期限等因素，綜合考慮檔案的保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案兼職管理員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，對檔案鑒定工作進(jìn)行研究和討論，確保鑒定工作的順利進(jìn)行。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，直接判定檔案的保存價值。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、保管期限等因素，對檔案的保存價值進(jìn)行綜合分析和判斷。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明銷毀情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立物業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司決策、業(yè)務(wù)開展和客戶服務(wù)提供更加及時、準(zhǔn)確、全面的支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.數(shù)據(jù)錄入將檔案的相關(guān)信息錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案檢索利用電子檔案數(shù)據(jù)庫提供的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。檢索方式應(yīng)包括關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、日期檢索等。4.檔案利用通過電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線借閱、查閱、復(fù)制等功能，提高檔案利用效率。同時，對檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，便于管理和分析。5.數(shù)據(jù)備份與安全管理定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)