PAGE南市區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)南市區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在南市區(qū)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于南市區(qū)內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則南市區(qū)檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則各單位應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映本單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則檔案管理應(yīng)涵蓋本單位工作活動(dòng)的各個(gè)方面，保證檔案資料的全面、完整，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，合理分類、科學(xué)編目，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）南市區(qū)檔案管理部門1.設(shè)置南市區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全區(qū)的檔案管理工作。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定南市區(qū)檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。接收、征集和整理南市區(qū)范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料，建立全區(qū)統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行審核和處理。開發(fā)利用檔案信息資源，為南市區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)1.設(shè)置各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行南市區(qū)檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案管理的具體辦法和措施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。對(duì)本單位檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂和上架，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。定期向南市區(qū)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料，并按要求報(bào)送檔案管理工作情況報(bào)告。積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為本單位的各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案各單位在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.科技檔案反映本單位科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)的技術(shù)文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、設(shè)備檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案本單位在財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)核算等活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)文件材料。4.人事檔案記錄本單位工作人員基本情況、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、任免、工資待遇等內(nèi)容的文件材料。5.聲像檔案本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大活動(dòng)照片、會(huì)議錄像、工程建設(shè)影像等。6.電子檔案各單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本單位各部門的文件材料進(jìn)行收集、整理，防止文件材料的散失。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集歸檔，確保檔案的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限，分別進(jìn)行整理和保管。3.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔號(hào)，建立檔案目錄。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，將文件材料按順序排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄。裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面，編制案卷號(hào)，建立案卷目錄。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，將科技文件材料按順序排列，編制頁號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄。裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面，編制案卷號(hào)，建立案卷目錄。同時(shí)，對(duì)科技檔案進(jìn)行編號(hào)，建立科技檔案目錄和底圖目錄。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類，將會(huì)計(jì)文件材料按順序排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄。裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面，編制案卷號(hào)，建立案卷目錄。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄和索引。對(duì)人事檔案中的材料進(jìn)行審核、補(bǔ)充和完善，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確。5.聲像檔案整理按照照片、錄音、錄像等類別進(jìn)行分類，對(duì)聲像資料進(jìn)行整理和編號(hào)，填寫聲像檔案目錄。制作聲像檔案的文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等內(nèi)容。6.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立電子檔案目錄。對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、加密存儲(chǔ)等處理，確保電子檔案的安全和可讀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.南市區(qū)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立檔案庫房或檔案專柜，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。2.對(duì)不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）檔案的上架與排列1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架排列，便于查找和利用。2.檔案上架應(yīng)整齊有序，標(biāo)識(shí)清晰，注明檔案類別、年度、保管期限、案卷號(hào)等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.南市區(qū)檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案的鑒定工作。鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家組成。2.各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。鑒定工作小組由本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對(duì)已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于仍具有重要憑證作用、歷史研究?jī)r(jià)值或其他特殊意義的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于確已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)本單位的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)鑒定工作小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（五）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案的銷毀，可以采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行，確保電子檔案數(shù)據(jù)徹底清除。（六）銷毀記錄檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.外單位人員因工作需要查閱南市區(qū)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)南市區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)南市區(qū)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱場(chǎng)所和設(shè)備。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。4.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘抄的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（三）利用服務(wù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為各單位和社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，編制檔案專題資料，提供檔案咨詢、檔案編研等服務(wù)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，及時(shí)了解檔案利用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高檔案利用服務(wù)水平。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.各單位應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)本單位檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.南市區(qū)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)全區(qū)檔案管理工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案工作動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各單位應(yīng)按照規(guī)定，定期向南市區(qū)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料