PAGE政府檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位的檔案室管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：保證檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為政府工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀本單位的各類檔案。3.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為政府決策、工作查考和社會(huì)利用提供支持。5.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.開展檔案信息化管理工作，錄入、維護(hù)檔案信息，提供檔案信息查詢服務(wù)。5.協(xié)助檔案利用者查閱、借閱檔案，做好登記和跟蹤服務(wù)。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出專業(yè)意見和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位職能活動(dòng)和歷史沿革的文件材料，包括會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.本單位制定的法規(guī)、規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件材料。3.本單位的各類業(yè)務(wù)文件，如行政審批文件、項(xiàng)目申報(bào)材料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。4.本單位的財(cái)務(wù)文件，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.本單位的人事文件，如干部任免、工資福利、考核獎(jiǎng)懲等材料。6.本單位的基建項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件。7.本單位的設(shè)備儀器文件，如設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維修記錄等。8.本單位的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物檔案。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、基建項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具中，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列上架存放，不得隨意堆放。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和保密。3.對(duì)于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本單位制定的法規(guī)、規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件材料，重要的會(huì)議文件材料，重大項(xiàng)目的文件材料，涉及國(guó)家機(jī)密和重要權(quán)益的文件材料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括本單位的一般性業(yè)務(wù)文件材料，重要的人事文件材料，一般的基建項(xiàng)目文件材料等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括本單位的一般性事務(wù)文件材料，臨時(shí)性的業(yè)務(wù)文件材料等。（五）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檢查周期一般為每年一次，對(duì)于重要檔案和易損檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。3.檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，如檔案損壞、霉變、丟失等，應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：逐件審查檔案內(nèi)容，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析和評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.社會(huì)公眾因特殊原因需要查閱本單位公開的檔案，應(yīng)按照規(guī)定申請(qǐng)辦理。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件和服務(wù)。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等信息，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室辦理手續(xù)。3.社會(huì)公眾查閱本單位公開的檔案，應(yīng)提交有效身份證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案室審核同意后，方可查閱。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（五）利用監(jiān)督1.檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為政府工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)字化檔案管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和完整性。2.建立數(shù)字化檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的管理，建立檔案信息權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)和使用。（四）檔案管理系