PAGE氣象資料檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強氣象資料檔案的管理，確保氣象資料檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮氣象資料檔案在氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等方面的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及氣象資料檔案管理的部門和人員。（三）定義1.氣象資料檔案：指在氣象業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的氣象資料按照規(guī)定的程序和要求移交檔案部門保存的過程。3.檔案保管期限：根據(jù)氣象資料的重要程度和歷史價值，確定的檔案保存時間，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：氣象資料檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的氣象資料應(yīng)真實反映氣象業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的氣象資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于氣象資料檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織氣象資料檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計氣象資料檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立氣象資料檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供氣象資料檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對氣象資料檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門氣象資料的收集、整理和初步立卷工作，確保資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的氣象資料檔案移交檔案管理部門歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借氣象資料檔案。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)氣象資料檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，運用信息化手段管理檔案，提高工作效率。4.做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。5.積極為氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作提供檔案利用服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.氣象觀測資料：包括地面氣象觀測、高空氣象觀測、氣象衛(wèi)星觀測、氣象雷達(dá)觀測等獲取的各種數(shù)據(jù)資料。2.氣象預(yù)報資料：包括短期天氣預(yù)報、中期天氣預(yù)報、長期天氣預(yù)報、災(zāi)害性天氣預(yù)報等相關(guān)資料。3.氣象服務(wù)資料：包括為政府決策、社會公眾、專業(yè)用戶等提供氣象服務(wù)的各類報告、方案、產(chǎn)品等。4.氣象科研資料：包括氣象科研項目研究過程中形成的實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文等。5.其他與氣象業(yè)務(wù)相關(guān)的資料：如氣象儀器設(shè)備的采購、維修、校準(zhǔn)記錄，氣象業(yè)務(wù)會議紀(jì)要，氣象工作文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)氣象資料的收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.收集的氣象資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子形式的氣象資料，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并做好備份工作。（三）整理原則1.遵循氣象資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持資料之間的有機聯(lián)系。2.按照氣象資料的類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.整理過程中應(yīng)保證資料的齊全、完整，對破損、褪色等不符合保存要求的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（四）整理方法1.分類：根據(jù)氣象資料的性質(zhì)和用途，分為氣象觀測類、氣象預(yù)報類、氣象服務(wù)類、氣象科研類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號：為每一份氣象資料檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)資料的類別、年份、順序等信息，便于管理和查詢。3.編目：編制氣象資料檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊并進(jìn)行電子備份。4.裝訂：對紙質(zhì)氣象資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四步、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門在氣象資料整理完畢后，填寫檔案移交清單，注明資料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.將檔案移交清單連同整理好的氣象資料一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的氣象資料進(jìn)行核對、驗收，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字。（二）保管期限劃分1.永久保管：對具有重要歷史價值、涉及國家核心利益、長期需要查考利用的氣象資料檔案，列為永久保管。2.長期保管：保管期限為[X]年的氣象資料檔案，主要包括在一定時期內(nèi)具有重要參考價值的氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等資料。3.短期保管：保管期限為[X]年的氣象資料檔案，一般為一般性氣象業(yè)務(wù)記錄和臨時需要查考的資料。（三）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.按照檔案保管期限和類別，對氣象資料檔案進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：氣象資料檔案的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)氣象業(yè)務(wù)原則：優(yōu)先滿足氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作對檔案資料的需求。3.嚴(yán)格審批原則：對涉及重要機密、敏感信息的檔案利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：氣象業(yè)務(wù)人員、科研人員、服務(wù)人員等因工作需要，可以到檔案管理部門查閱氣象資料檔案。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、資料名稱及數(shù)量等信息。2.借閱：因特殊情況需要將檔案借出使用的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可以提供氣象資料檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記工作。（三）利用審批1.一般利用：查閱一般性氣象資料檔案，由利用部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，即可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.重要利用：涉及重要機密、敏感信息或需要跨部門、跨單位利用的氣象資料檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊利用：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的氣象資料檔案，利用前需經(jīng)保密部門審核，并報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）歸還與注銷1.借閱的檔案到期后應(yīng)及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。2.利用完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時注銷查閱、借閱、復(fù)制等登記信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立氣象資料檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對氣象資料檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)氣象資料檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合氣象業(yè)務(wù)發(fā)展和實際利用情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)、過時、無利用價值的資料，應(yīng)予以鑒定剔除。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，在鑒定時應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對氣象資料檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并做好記錄。（五）監(jiān)銷銷毀氣象資料檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的氣象資料檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將氣象資料檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的保管期限、利用情況等信息，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）檢索與利用1.利用信息化管理系統(tǒng)提供的檢索功能，方便快捷地查找所需氣象資料檔案。檢索方式應(yīng)包括按檔案編號檢索、按題名檢索、按日期檢索、按類別檢索等多種方式。2.通過信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)，提高檔案利用效率。（四）安全管理1.加強氣象資料檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在