PAGE門店人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)門店人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在門店人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于門店全體員工的人事檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：門店人事檔案由專門的檔案管理部門或人員集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的基本情況和工作經(jīng)歷。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范管理原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件：提供員工有效的身份證件復(fù)印件。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷及相關(guān)專業(yè)證書。4.學(xué)位證書復(fù)印件：如有學(xué)位，提供相應(yīng)的學(xué)位證書。5.照片：近期免冠一寸照片。（二）工作經(jīng)歷1.入職申請(qǐng)表：記錄員工入職時(shí)填寫的基本信息和求職意向。2.勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與門店簽訂的勞動(dòng)合同文本。3.工作經(jīng)歷證明：包括離職證明、工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估、培訓(xùn)記錄等。4.崗位變動(dòng)記錄：記錄員工在門店內(nèi)的崗位調(diào)動(dòng)情況。（三）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：包括每次薪資調(diào)整的原因、時(shí)間和幅度。2.福利享受情況：如社保、公積金、帶薪年假、病假等。（四）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計(jì)劃與記錄：?jiǎn)T工參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)效果評(píng)估。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及與上級(jí)溝通的記錄。（五）考核與獎(jiǎng)懲1.績(jī)效考核記錄：定期的績(jī)效考核結(jié)果及反饋。2.獎(jiǎng)懲記錄：包括獎(jiǎng)勵(lì)的種類、原因和時(shí)間，以及違紀(jì)處分的原因、時(shí)間和處理結(jié)果。（六）其他1.健康狀況記錄：如年度體檢報(bào)告等。2.個(gè)人榮譽(yù)證書復(fù)印件：?jiǎn)T工獲得的各類榮譽(yù)證書。3.其他與員工相關(guān)的重要資料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的基本信息和相關(guān)資料，并要求員工如實(shí)填寫入職申請(qǐng)表。2.員工崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整、培訓(xùn)等情況發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)信息反饋給人力資源部門，以便更新檔案。3.定期收集員工的績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等資料，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性。（二）整理1.人力資源部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行排序。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，建立檔案索引，方便查閱和管理。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的資料，確保檔案內(nèi)容的簡(jiǎn)潔明了。4.將整理好的檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明員工姓名、檔案編號(hào)等信息。四、人事檔案的保管（一）保管部門門店設(shè)立專門的人事檔案保管室或指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作。（二）保管環(huán)境1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。（三）保管期限1.員工人事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至員工離職后[X]年。2.對(duì)于已離職員工的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行妥善保管，期滿后按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。（四）檔案清查1.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的人事檔案，但應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.門店內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.外部單位因工作需要查閱人事檔案的，必須持有單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)門店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)，并指定專人陪同查閱。3.查閱人只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案信息。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，并將檔案資料歸還檔案管理部門。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱人事檔案，如有特殊情況需要借閱的，需經(jīng)門店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限和歸還時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)門店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《人事檔案借閱登記表》和檔案資料。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，并在《人事檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六人員調(diào)動(dòng)、離職時(shí)人事檔案的處理（一）人員調(diào)動(dòng)1.員工在門店內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，將員工的人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作部門。2.檔案轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，注明調(diào)動(dòng)原因、調(diào)動(dòng)時(shí)間和接收部門，經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。3.檔案管理部門在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時(shí)，應(yīng)核對(duì)檔案內(nèi)容是否完整，如有缺失或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（二）員工離職1.員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)通知員工辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.員工應(yīng)在離職前將個(gè)人物品清理完畢，并將人事檔案交回檔案管理部門（如有未歸還的借閱檔案，應(yīng)先辦理歸還手續(xù)）。3.檔案管理部門對(duì)離職員工的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》，注明離職原因、離職時(shí)間和接收單位，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。4.對(duì)于離職后需將檔案轉(zhuǎn)至人才市場(chǎng)或其他單位的員工，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)n案密封，并通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)接收單位。5.員工離職后，其人事檔案應(yīng)按照保管期限的規(guī)定進(jìn)行妥善保管，期滿后按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。七、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露人事檔案中的任何信息。2.查閱和借閱人事檔案的人員必須遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。3.在檔案整理、保管和傳遞過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被竊取或篡改。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案管理部門的鑰匙和密碼，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室。4.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。八、人事檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.門店應(yīng)建立人事檔案電子管理系統(tǒng)，將員工的人事檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、修改、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理部門和相關(guān)人員使用。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.員工的基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利等發(fā)生變化時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行修改，并同步更新紙質(zhì)檔案。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)和篡改。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)電子數(shù)據(jù)保密的法律法規(guī)，確保電子檔案信息的安全。九、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其人事檔案保管期滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)，且已無(wú)備份的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀原因、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等信息，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)門店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》作為檔案銷毀的依據(jù)，檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后監(jiān)銷人員應(yīng)在《人事檔案銷毀登記