PAGE供電企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強供電企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產、經營、管理和發(fā)展中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供電企業(yè)總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：供電企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在生產、經營、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為企業(yè)各項工作提供有效服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責供電企業(yè)檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導等工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本企業(yè)檔案管理制度。2.負責企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.組織開展檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)。4.對所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作考核。5.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理隊伍素質。（二）各部門兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。其主要職責包括：1.按照檔案管理部門的要求，負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對收集到的文件材料進行分類整理，按照檔案歸檔要求進行初步裝訂和編目。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類供電企業(yè)檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，行政會議紀要，工作計劃與總結，規(guī)章制度，人事檔案等。2.生產技術類：涵蓋電網規(guī)劃、設計、建設、運行、維護等方面的技術文件，設備臺賬，檢修記錄，技術標準等。3.經營管理類：包含財務報表、預算決算、合同協(xié)議、市場營銷資料、物資采購與管理文件等。4.安全管理類：涉及安全生產規(guī)章制度、事故報告與處理、安全檢查記錄、應急預案等。5.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、工會工作、企業(yè)文化建設等方面的文件。6.教育培訓類：有員工培訓計劃、教材、考核記錄等。7.科技項目類：針對企業(yè)開展的各類科技研發(fā)項目，包括項目立項、研究過程、成果鑒定等文件。8.基本建設類：關于企業(yè)基本建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工資料、竣工驗收文件等。9.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄企業(yè)重要活動、工程建設、設備運行等情況的檔案。10.電子檔案類：存儲在電子介質上的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務系統(tǒng)數據等。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限流水號”的結構。1.全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定，代表供電企業(yè)檔案全宗。2.分類號：根據檔案分類方案，對應每一類檔案賦予相應的代碼。3.年度：以公元紀年表示檔案形成的年份。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）。5.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排。例如：101012023永久001，表示行政管理類中2023年形成的永久保管的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.行政管理類：各類公文、報告、通知、函件、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、人事任免文件、勞動合同等。2.生產技術類：電網規(guī)劃圖紙、設計文件、施工圖紙、設備說明書、運行記錄、檢修報告、試驗數據、技術改造方案等。3.經營管理類：財務憑證、報表、合同文本、招投標文件、營銷數據、物資采購清單、庫存盤點記錄等。4.安全管理類：安全規(guī)章制度、安全檢查報告、事故調查報告、安全培訓資料、應急預案演練記錄等。5.黨群工作類：黨組織會議記錄、黨員名冊、入黨申請書、工會活動資料、企業(yè)文化宣傳材料等。6.教育培訓類：培訓計劃、課程表、教材教案、學員考核成績、培訓證書等。7.科技項目類：項目申報書、研究報告、實驗記錄、技術專利證書、成果鑒定文件等。8.基本建設類：項目可行性研究報告、初步設計文件、施工圖、工程預算、施工日志、工程變更記錄、竣工驗收報告等。9.聲像檔案類：企業(yè)重大活動照片、錄像，工程建設現場照片、錄像，設備運行監(jiān)控錄像等。10.電子檔案類：辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、業(yè)務系統(tǒng)數據備份等。（二）收集要求1.及時性：各部門兼職檔案員應在文件材料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.完整性：收集的文件材料應齊全完整，包括正件、附件、底稿等。3.準確性：文件材料應真實準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。2.裝訂：將同一類別的文件材料按照一定順序排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。4.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號、題名、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.行政管理類、黨群工作類、教育培訓類等檔案，一般在次年上半年完成歸檔。2.生產技術類、經營管理類、安全管理類等檔案，應在相關工作結束后及時歸檔。3.科技項目類檔案，在項目驗收后三個月內歸檔。4.基本建設類檔案，在項目竣工驗收后一個月內歸檔。5.聲像檔案類，應在活動結束或工程竣工后及時整理歸檔。6.電子檔案類，應定期進行備份歸檔，重要數據應實時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行自查，確保檔案質量符合要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、保管期限等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并提交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。檔案管理部門應認真核對檔案數量、質量和移交清單內容，確認無誤后雙方簽字。（三）移交要求1.移交的檔案應符合檔案整理規(guī)范，做到分類準確、編目清晰、裝訂整齊。2.檔案移交清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份，以備查考。3.電子檔案移交時，應確保數據的完整性和可讀性，并按照檔案管理部門要求進行存儲和格式轉換。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、密集架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。3.庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應進行異地備份，防止數據丟失。備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數據的可用性。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經檔案管理部門負責人批準，并做好登記。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準根據國家有關規(guī)定和企業(yè)實際情況，制定檔案鑒定標準。一般情況下，凡反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管；在一定時期內對企業(yè)工作有查考利用價值的檔案，可列為長期保管；只在較短時期內有參考價值的檔案，可列為短期保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，并結合檔案的實際利用情況，確定檔案的保管期限。3.對確定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀清單經檔案管理部門負責人審核，企業(yè)分管領導批準后實施銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案，應采用數據擦除等技術手段進行銷毀，并做好記錄。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。八、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經企業(yè)相關部門負責人批準。3.涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質檔案或電子檔案。檔案管理人員應提供必要的幫助，確保利用者能夠順利查閱所需檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、數量、借閱期限等信息，經檔案管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期、份數等信息。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還時間等信息。利用登記記錄應妥善保存，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)平臺，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化加工1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，一般不低于200dpi。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數據庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現檔案信息的在線錄入，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名搜索、關鍵詞搜索等，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案借閱申請、審批、歸還等流程進行信息化管理，實時跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供依據。5.