PAGE教學(xué)設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教學(xué)設(shè)備檔案管理，確保教學(xué)設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為教學(xué)、科研、設(shè)備管理等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有教學(xué)設(shè)備檔案的管理，包括教學(xué)儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備、多媒體教學(xué)設(shè)備等各類用于教學(xué)活動(dòng)的設(shè)備檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則教學(xué)設(shè)備檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映教學(xué)設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等全過(guò)程，保證檔案信息的真實(shí)性。3.完整性原則涵蓋教學(xué)設(shè)備從規(guī)劃論證到報(bào)廢處置的各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類文件資料，確保檔案的全面性。4.保密性原則對(duì)涉及教學(xué)設(shè)備技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足教學(xué)、科研和管理工作的需要。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善教學(xué)設(shè)備檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、保管教學(xué)設(shè)備檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.對(duì)教學(xué)設(shè)備檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，保證檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，及時(shí)催還檔案。5.定期對(duì)教學(xué)設(shè)備檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。6.參與教學(xué)設(shè)備的驗(yàn)收工作，審核檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。7.配合教學(xué)設(shè)備的清查、盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)檔案資料。8.負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）設(shè)備管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織教學(xué)設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、安裝調(diào)試等工作，并及時(shí)向檔案管理部門移交相關(guān)檔案資料。2.建立教學(xué)設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的基本信息、使用情況等，并與檔案管理部門保持信息溝通。3.督促使用部門做好教學(xué)設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)工作，及時(shí)收集、整理設(shè)備維護(hù)記錄等資料，并移交檔案管理部門。4.負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備的報(bào)廢申報(bào)工作，提供報(bào)廢設(shè)備的相關(guān)檔案資料，配合檔案管理部門做好報(bào)廢設(shè)備檔案的處置工作。5.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展教學(xué)設(shè)備檔案的清查、盤點(diǎn)工作。（三）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門教學(xué)設(shè)備的日常管理和使用，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案資料的收集、整理和保管，并定期移交檔案管理部門。2.按照設(shè)備操作規(guī)程正確使用設(shè)備，做好設(shè)備的使用記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用內(nèi)容等，及時(shí)反饋設(shè)備運(yùn)行情況。3.配合設(shè)備管理部門和檔案管理部門做好教學(xué)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、清查、盤點(diǎn)等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借教學(xué)設(shè)備檔案。三、檔案的形成與收集（一）規(guī)劃論證階段1.教學(xué)設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、可行性研究報(bào)告、論證意見(jiàn)等文件資料，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集整理，形成項(xiàng)目前期檔案。2.項(xiàng)目前期檔案應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目背景、需求分析、預(yù)算安排、預(yù)期效益等內(nèi)容，確保檔案資料能夠全面反映項(xiàng)目規(guī)劃論證情況。（二）采購(gòu)階段1.采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、采購(gòu)申請(qǐng)、審批文件等，由設(shè)備管理部門按照采購(gòu)流程進(jìn)行收集。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款；招投標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。3.采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各類變更文件，如合同變更協(xié)議、補(bǔ)充條款等，也應(yīng)及時(shí)收集歸檔。（三）驗(yàn)收階段1.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)證書、設(shè)備清單等驗(yàn)收文件，由設(shè)備管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收后收集整理。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等；驗(yàn)收記錄應(yīng)包括驗(yàn)收人員、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收內(nèi)容等信息。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的設(shè)備，應(yīng)單獨(dú)整理相關(guān)記錄，包括整改措施、整改結(jié)果等資料。（四）安裝調(diào)試階段1.安裝調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告、技術(shù)參數(shù)測(cè)試報(bào)告等文件，由設(shè)備管理部門或安裝調(diào)試人員負(fù)責(zé)收集。2.安裝調(diào)試記錄應(yīng)記錄設(shè)備的安裝位置、安裝過(guò)程、調(diào)試步驟、調(diào)試結(jié)果等內(nèi)容；調(diào)試報(bào)告應(yīng)包括設(shè)備性能指標(biāo)測(cè)試情況、運(yùn)行穩(wěn)定性測(cè)試情況等。（五）使用維護(hù)階段1.使用部門應(yīng)建立設(shè)備使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的使用時(shí)間、使用人員、使用內(nèi)容等信息，并定期向檔案管理部門移交。2.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修報(bào)告、更換零部件記錄等資料，由使用部門或維修人員負(fù)責(zé)收集整理。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)明確維護(hù)保養(yǎng)的周期、內(nèi)容、責(zé)任人等；維護(hù)記錄應(yīng)記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、維修情況等；維修報(bào)告應(yīng)包括故障原因分析、維修措施、維修結(jié)果等；更換零部件記錄應(yīng)記錄更換零部件的名稱、型號(hào)、更換時(shí)間等。（六）報(bào)廢階段1.報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件、報(bào)廢清單、報(bào)廢鑒定報(bào)告等報(bào)廢文件，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集整理。2.報(bào)廢申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明報(bào)廢設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等；審批文件應(yīng)包括各級(jí)審批意見(jiàn)；報(bào)廢清單應(yīng)詳細(xì)列出報(bào)廢設(shè)備的基本信息；報(bào)廢鑒定報(bào)告應(yīng)包括設(shè)備技術(shù)狀況評(píng)估、報(bào)廢依據(jù)等內(nèi)容。3.對(duì)于報(bào)廢設(shè)備的處置情況，如報(bào)廢設(shè)備的回收處理記錄等，也應(yīng)一并歸檔。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法教學(xué)設(shè)備檔案按照設(shè)備類別、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類。1.設(shè)備類別分類根據(jù)教學(xué)設(shè)備的功能和用途，分為教學(xué)儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備、多媒體教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.形成時(shí)間分類按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，如[具體年份]教學(xué)設(shè)備檔案。3.保管期限分類根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，分為永久保管、長(zhǎng)期保管（[具體年限]年）、短期保管（[具體年限]年）三類。（二）編號(hào)規(guī)則教學(xué)設(shè)備檔案編號(hào)采用“設(shè)備類別代碼+年度+流水號(hào)”的形式。1.設(shè)備類別代碼按照設(shè)備類別分類，為每類設(shè)備賦予一個(gè)固定的代碼，如教學(xué)儀器設(shè)備代碼為“JY”，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備代碼為“SY”等。2.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如[具體年份]用“[年份數(shù)字]”表示。3.當(dāng)前位置：[具體位置]流水號(hào)按照檔案形成的先后順序，從“0001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一臺(tái)[具體年份]購(gòu)置的教學(xué)儀器設(shè)備檔案編號(hào)為“JY[年份數(shù)字]0001”。五、檔案的整理與編目（一）整理要求1.檔案管理部門收到教學(xué)設(shè)備檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類排序，同一類檔案按照形成時(shí)間先后順序排列。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，保持檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。（二）編目?jī)?nèi)容1.編制檔案目錄檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、供應(yīng)商、檔案內(nèi)容摘要、保管期限等信息。2.編寫檔案卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄應(yīng)逐份記錄每份檔案資料的題名（文件名）、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息，便于查找和核對(duì)檔案內(nèi)容。3.制作檔案封面檔案封面應(yīng)注明檔案編號(hào)、設(shè)備名稱、類別、年度、保管期限、檔案管理部門等信息。六、檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]℃，濕度控制在[適宜濕度范圍]%。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）存儲(chǔ)方式1.教學(xué)設(shè)備檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤、光盤等，并建立電子檔案目錄，注明檔案編號(hào)、設(shè)備名稱、存儲(chǔ)路徑等信息。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的教學(xué)設(shè)備檔案，可采用異地備份存儲(chǔ)的方式，提高數(shù)據(jù)的安全性。（三）保管期限1.永久保管的檔案涉及教學(xué)設(shè)備產(chǎn)權(quán)歸屬、重大采購(gòu)項(xiàng)目、重要技術(shù)資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案一般教學(xué)設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用等檔案資料，保管期限為[具體年限]年。3.當(dāng)前位置：[具體位置]短期保管的檔案臨時(shí)性的教學(xué)設(shè)備檔案，如短期使用的設(shè)備租賃協(xié)議、臨時(shí)維修記錄等，保管期限為[具體年限]年。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)教學(xué)設(shè)備檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與檔案目錄一致。2.在清查盤點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄相關(guān)情況。3.清查盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改。七、檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因教學(xué)、科研、管理等工作需要借閱教學(xué)設(shè)備檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《教學(xué)設(shè)備檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱用途、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案保管規(guī)定進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]天，如需延期，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱教學(xué)設(shè)備檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫《教學(xué)設(shè)備檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的編號(hào)、名稱、查閱用途等信息。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案。3.查閱人只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱涉及商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案。如需查閱此類檔案，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案資料，如需摘錄或復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)設(shè)備檔案的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及教學(xué)設(shè)備技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。在檔案的整理、借閱、查閱等過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案信息的安全。4.對(duì)因工作需要接觸檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，能夠及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案的安全。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.教學(xué)設(shè)備檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、設(shè)備管理部門、使用部門等相關(guān)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，分類是否合理、規(guī)范。2.評(píng)估檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于保管期限已滿但仍有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限的評(píng)估。3.審查檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，判斷檔案是否在教學(xué)、科研、管理等工作中仍有使用需求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《教學(xué)設(shè)備檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《教學(xué)設(shè)備檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3