PAGE關(guān)愛留守孩檔案制度一、總則（一）目的為了加強對留守孩的關(guān)愛與管理，全面、準(zhǔn)確地掌握留守孩的基本情況和成長動態(tài)，以便為其提供針對性的關(guān)愛服務(wù)和支持，促進留守孩健康成長，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及關(guān)愛留守孩工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實記錄，確保信息真實可靠，不得虛報、瞞報、漏報。2.完整性原則：涵蓋留守孩的基本信息、家庭情況、學(xué)習(xí)情況、心理狀況、成長經(jīng)歷等各個方面，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護留守孩的個人隱私，檔案信息未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)更新原則：根據(jù)留守孩的實際情況變化，及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼等。2.家庭信息：父母姓名、聯(lián)系方式、外出務(wù)工地點、務(wù)工時間、監(jiān)護人姓名、與留守孩關(guān)系、監(jiān)護人聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）學(xué)習(xí)情況1.學(xué)校信息：所在學(xué)校名稱、年級、班級。2.學(xué)習(xí)成績：各學(xué)科成績記錄，包括平時成績、考試成績等。3.學(xué)習(xí)表現(xiàn)：學(xué)習(xí)態(tài)度、課堂表現(xiàn)、作業(yè)完成情況、學(xué)習(xí)興趣愛好等方面的評價。（三）心理狀況1.心理健康評估：定期進行心理健康測評，記錄測評結(jié)果，如是否存在焦慮、抑郁、自卑等心理問題。2.心理輔導(dǎo)記錄：如有接受心理輔導(dǎo)，記錄輔導(dǎo)時間、輔導(dǎo)內(nèi)容、輔導(dǎo)效果等。3.性格特點：對留守孩性格特征的描述，如開朗、內(nèi)向、活潑等。（四）生活情況1.生活習(xí)慣：飲食、睡眠、衛(wèi)生等生活習(xí)慣方面的情況。2.健康狀況：身體是否健康，有無慢性疾病或其他健康問題，定期體檢記錄。3.興趣愛好：課余時間的興趣愛好，如體育運動、音樂繪畫、閱讀寫作等。（五）成長經(jīng)歷1.重要事件記錄：記錄留守孩成長過程中的重要事件，如獲獎情況、參加活動經(jīng)歷等。2.品德行為：日常品德行為表現(xiàn)，如是否遵守紀(jì)律、樂于助人、誠實守信等。（六）關(guān)愛服務(wù)記錄1.關(guān)愛活動參與情況：參加公司/組織開展的關(guān)愛留守孩活動的記錄，包括活動名稱、時間、內(nèi)容、收獲等。2.一對一幫扶記錄：與幫扶責(zé)任人的溝通交流記錄、幫扶措施及效果。3.特殊關(guān)愛需求及滿足情況：記錄留守孩提出的特殊關(guān)愛需求以及是否得到滿足，如何滿足的。三、檔案建立與收集（一）建立主體由公司/組織指定專人負(fù)責(zé)關(guān)愛留守孩檔案的建立工作，可根據(jù)實際情況設(shè)立檔案管理小組，明確各成員職責(zé)。（二）信息收集渠道1.學(xué)校提供：與留守孩所在學(xué)校溝通協(xié)調(diào)，獲取學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)等信息。2.監(jiān)護人提供：通過與監(jiān)護人面談、電話溝通、問卷調(diào)查等方式，收集家庭情況、生活狀況等信息。3.留守孩本人填寫：設(shè)計適合留守孩年齡和認(rèn)知水平的問卷或表格，由其本人填寫個人基本信息、興趣愛好等內(nèi)容。4.關(guān)愛活動記錄：在關(guān)愛活動過程中，及時記錄留守孩的參與情況和表現(xiàn)。（三）信息收集要求1.收集信息時要向相關(guān)提供方明確說明目的、用途和保密要求，確保信息提供的真實性和完整性。2.對于收集到的信息，要進行認(rèn)真審核，核對信息的準(zhǔn)確性和一致性，發(fā)現(xiàn)問題及時核實更正。3.信息收集過程中要注重與留守孩及其監(jiān)護人的溝通交流，尊重他們的意愿和感受，保護其隱私。（四）檔案建立流程1.信息整理：對收集到的各類信息進行分類整理，按照檔案內(nèi)容的要求進行歸納和匯總。2.檔案錄入：將整理好的信息錄入電子檔案系統(tǒng)，建立電子檔案，并打印紙質(zhì)檔案進行存檔。3.檔案裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案資料整齊、規(guī)范，便于查閱和保管。4.檔案編號：為每份檔案賦予唯一的編號，便于管理和查詢。四、檔案管理與保管（一）檔案管理職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等。2.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)：對本部門涉及的留守孩檔案信息的真實性和完整性負(fù)責(zé)，督促本部門人員及時提供準(zhǔn)確的檔案信息。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：對關(guān)愛留守孩檔案制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案保管要求1.保管場所：設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案存放方式：按照檔案編號順序排列，采用專柜存放，便于查找和管理。3.電子檔案管理：建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，存儲在安全的存儲設(shè)備上，并異地存放。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。（三）檔案保管期限1.一般情況下，關(guān)愛留守孩檔案應(yīng)長期保管，直至留守孩年滿18周歲后再保管一定期限（如5年），以確保在其成長過程中檔案信息的連續(xù)性和可追溯性。2.對于涉及留守孩重大事件或特殊情況的檔案，應(yīng)根據(jù)實際需要延長保管期限。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補充，并記錄相關(guān)情況。3.對檔案保管環(huán)境進行檢查，確保符合保管要求，如發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱關(guān)愛留守孩檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請表。2.涉及留守孩隱私的信息，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。確因工作需要查閱的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員提供檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所，查閱過程中不得涂改、損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱關(guān)愛留守孩檔案。確因特殊情況需要借閱的，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。2.經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)人安排檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員需出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，并簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對關(guān)愛留守孩檔案進行更新，一般每學(xué)期更新一次。2.更新內(nèi)容包括留守孩的學(xué)習(xí)成績變化、身體狀況、心理狀況、家庭情況變動等方面的信息。（二）動態(tài)維護1.根據(jù)關(guān)愛留守孩的實際情況變化，及時對檔案進行維護。如留守孩出現(xiàn)重大疾病、家庭變故、心理問題加重等情況，應(yīng)立即更新檔案內(nèi)容，并采取相應(yīng)的關(guān)愛措施。2.在關(guān)愛活動過程中，如發(fā)現(xiàn)留守孩有新的需求或問題，應(yīng)及時記錄在檔案中，并跟蹤處理情況。（三）信息變更流程1.信息變更由相關(guān)部門或人員向檔案管理人員提出申請，并提供相關(guān)證明材料。2.檔案管理人員對申請和證明材料進行審核，審核通過后進行檔案信息的變更，并做好記錄。3.涉及電子檔案信息變更的，同時更新電子檔案系統(tǒng)中的相關(guān)內(nèi)容。七、檔案安全與保密（一）安全保障1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、防盜報警裝置等。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，確保檔案存放安全。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對關(guān)愛留守孩檔案信息予以保密。2.檔