PAGE客運(yùn)車輛檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司客運(yùn)車輛的管理，規(guī)范客運(yùn)車輛檔案的建立、保管和使用，確?？瓦\(yùn)車輛的安全運(yùn)行，保障乘客的生命財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有客運(yùn)車輛，包括班車、旅游包車、長(zhǎng)途客運(yùn)車等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)客運(yùn)車輛管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映客運(yùn)車輛的實(shí)際情況，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保管，防止檔案信息泄露，確?？瓦\(yùn)車輛運(yùn)營(yíng)信息安全。4.便于查詢?cè)瓌t：檔案管理應(yīng)便于查詢和使用，提高工作效率，為客運(yùn)車輛的管理決策提供有力支持。二、檔案內(nèi)容（一）車輛基本信息檔案1.車輛購(gòu)置檔案車輛購(gòu)置合同、發(fā)票、購(gòu)置稅完稅證明等相關(guān)資料。車輛行駛證、道路運(yùn)輸證等證件復(fù)印件。車輛技術(shù)參數(shù)，包括車輛型號(hào)、座位數(shù)、整備質(zhì)量、核定載質(zhì)量等。2.車輛注冊(cè)登記檔案車輛注冊(cè)登記證書復(fù)印件。車輛初次登記日期、車輛識(shí)別代號(hào)（VIN）等信息。3.車輛保險(xiǎn)檔案車輛交強(qiáng)險(xiǎn)、商業(yè)險(xiǎn)保險(xiǎn)單及繳費(fèi)憑證復(fù)印件。保險(xiǎn)期限、保險(xiǎn)理賠記錄等相關(guān)信息。（二）車輛技術(shù)檔案1.車輛維護(hù)保養(yǎng)檔案車輛定期維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及執(zhí)行記錄，包括維護(hù)保養(yǎng)日期、維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目、維修更換零部件清單等。車輛二級(jí)維護(hù)竣工出廠合格證復(fù)印件。車輛維修保養(yǎng)費(fèi)用清單及發(fā)票復(fù)印件。2.車輛安全技術(shù)檢驗(yàn)檔案車輛年度安全技術(shù)檢驗(yàn)報(bào)告及合格證明復(fù)印件。車輛定期安全檢查記錄，包括檢查日期、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。3.車輛技術(shù)改造檔案車輛技術(shù)改造方案及審批文件。技術(shù)改造實(shí)施記錄，包括改造日期、改造內(nèi)容、改造后技術(shù)參數(shù)變化等。技術(shù)改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)證明材料。（三）駕駛員檔案1.駕駛員基本信息檔案駕駛員身份證、駕駛證、從業(yè)資格證等證件復(fù)印件。駕駛員個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷證明等相關(guān)材料。2.駕駛員培訓(xùn)檔案駕駛員入職培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績(jī)等。駕駛員繼續(xù)教育記錄，包括繼續(xù)教育時(shí)間、培訓(xùn)課程、考核情況等。駕駛員安全培訓(xùn)記錄，包括安全培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、事故案例分析等。3.駕駛員考核檔案駕駛員月度、年度考核記錄，包括工作業(yè)績(jī)、服務(wù)質(zhì)量、安全行車等方面的考核評(píng)價(jià)。駕駛員獎(jiǎng)懲記錄，包括表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違規(guī)違紀(jì)處罰等情況。（四）運(yùn)營(yíng)檔案1.車輛運(yùn)營(yíng)計(jì)劃?rùn)n案車輛運(yùn)營(yíng)線路、班次安排、運(yùn)營(yíng)時(shí)間等運(yùn)營(yíng)計(jì)劃文件。運(yùn)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整記錄及相關(guān)審批文件。2.車輛調(diào)度檔案車輛調(diào)度指令記錄，包括調(diào)度時(shí)間、調(diào)度任務(wù)、駕駛員信息等。車輛運(yùn)行軌跡記錄，通過GPS等技術(shù)手段獲取的車輛行駛路線、速度、停留時(shí)間等信息。3.乘客服務(wù)檔案乘客投訴處理記錄，包括投訴時(shí)間、投訴內(nèi)容、處理結(jié)果等。乘客表揚(yáng)記錄，包括表揚(yáng)時(shí)間、表揚(yáng)內(nèi)容、被表揚(yáng)駕駛員或車輛信息等。三、檔案建立與收集（一）建立主體公司設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)客運(yùn)車輛檔案的建立與收集工作。（二）建立流程1.車輛購(gòu)置后，由采購(gòu)部門及時(shí)將車輛購(gòu)置合同、發(fā)票、購(gòu)置稅完稅證明等資料移交檔案管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)建立車輛購(gòu)置檔案。2.車輛注冊(cè)登記后，由駕駛員或車輛管理人員將車輛行駛證、道路運(yùn)輸證等證件復(fù)印件及注冊(cè)登記證書復(fù)印件移交檔案管理部門，完善車輛注冊(cè)登記檔案。3.車輛保險(xiǎn)辦理后，由保險(xiǎn)專員將保險(xiǎn)單及繳費(fèi)憑證復(fù)印件移交檔案管理部門，建立車輛保險(xiǎn)檔案。4.車輛投入運(yùn)營(yíng)后，檔案管理部門定期收集車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及執(zhí)行記錄、安全技術(shù)檢驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)改造方案及相關(guān)記錄等資料，建立車輛技術(shù)檔案。5.駕駛員入職時(shí)，由人力資源部門將駕駛員身份證、駕駛證、從業(yè)資格證等證件復(fù)印件及個(gè)人簡(jiǎn)歷等資料移交檔案管理部門，建立駕駛員基本信息檔案。同時(shí)，檔案管理部門根據(jù)駕駛員培訓(xùn)計(jì)劃，收集駕駛員培訓(xùn)記錄，建立駕駛員培訓(xùn)檔案。6.每月末，各部門將駕駛員月度考核記錄、車輛運(yùn)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整記錄、調(diào)度指令記錄、乘客服務(wù)記錄等資料移交檔案管理部門，建立運(yùn)營(yíng)檔案。（三）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理相關(guān)檔案資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.檔案資料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.檔案管理部門在接收檔案資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。四、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.客運(yùn)車輛檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，建立檔案目錄，便于查找和使用。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.車輛基本信息檔案、車輛技術(shù)檔案、駕駛員檔案中的基本信息檔案、運(yùn)營(yíng)檔案中的車輛運(yùn)營(yíng)計(jì)劃?rùn)n案等長(zhǎng)期保存。2.駕駛員培訓(xùn)檔案、考核檔案、車輛維護(hù)保養(yǎng)檔案、安全技術(shù)檢驗(yàn)檔案、技術(shù)改造檔案等保存期限為自車輛報(bào)廢或駕駛員離職后[X]年。3.車輛保險(xiǎn)檔案保存期限為自保險(xiǎn)期滿后[X]年。（三）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理和歸檔，按照檔案內(nèi)容的分類，將相關(guān)資料裝訂成冊(cè)，編制檔案編號(hào)，并在檔案封面和目錄上注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限等信息。2.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，同一類檔案應(yīng)集中存放，不同類檔案之間應(yīng)保持一定的間隔，便于查找和翻閱。3.電子檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類進(jìn)行文件夾命名，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查詢。（四）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案安全知識(shí)，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱客運(yùn)車輛檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱客運(yùn)車輛檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可到檔案管理部門查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，查閱申請(qǐng)人持審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.客運(yùn)車輛檔案僅供公司內(nèi)部人員因工作需要使用，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外提供或泄露檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照查閱權(quán)限和查閱流程為查閱人員提供檔案資料，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或?yàn)椴环喜殚啑l件的人員提供檔案資料。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀，如有違反，檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其停止查閱，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的，可申請(qǐng)銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞或丟失，無法修復(fù)或補(bǔ)充的，可申請(qǐng)銷毀。3.檔案內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密或商業(yè)秘密，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要銷毀的，可申請(qǐng)銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿或已無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，并在《檔案銷毀記錄》上記