PAGE檔案室工作制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：應(yīng)保證檔案的齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置本公司/組織設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室隸屬于[具體部門名稱]。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本公司/組織檔案工作制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對(duì)各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.參與公司/組織有關(guān)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。7.做好檔案的編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.對(duì)檔案的借閱、利用進(jìn)行登記和管理，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。6.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，錄入、更新檔案信息。7.協(xié)助開展檔案編研工作，提供檔案資料。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立以來形成的各類文件、資料、圖表、記錄等，包括但不限于：行政管理文件，如通知、報(bào)告、決定、會(huì)議紀(jì)要等。黨群工作文件，如黨組織建設(shè)、宣傳教育、工會(huì)工作等方面的文件。經(jīng)營管理文件，如合同協(xié)議、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的文件。生產(chǎn)技術(shù)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝規(guī)程、質(zhì)量控制等方面的文件。基本建設(shè)文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件等。設(shè)備儀器文件，如設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程等。科研項(xiàng)目文件，如科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成果鑒定等。聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。電子檔案，如各類電子文件、數(shù)據(jù)庫等。2.國家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具書寫。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。3.科研項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案收集人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案室。3.檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.審核無誤后，檔案室檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立檔案檢索目錄。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)的檔案再按機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類法：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為若干類別，每個(gè)類別下再按年度等進(jìn)行細(xì)分。3.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊或復(fù)制，去除金屬物，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照確定的分類方法，將檔案進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、檔號(hào)等項(xiàng)目，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上填寫檔號(hào)、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，檔案盒應(yīng)規(guī)格統(tǒng)一、質(zhì)量良好。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.磁性載體檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開存放，避免相互干擾。3.檔案存放應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。（四）溫濕度管理檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。應(yīng)定期對(duì)庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取有效措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（五）安全管理1.建立健全檔案庫房安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查檔案的保管狀況、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、防蟲藥品、防盜設(shè)施等。4.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司/組織歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等方面的作用。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的價(jià)值確定永久、長期或短期保管。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、內(nèi)容等因素，綜合判斷其價(jià)值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息，記錄應(yīng)存檔保存。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、高效、便捷的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本公司/組織檔案，須按照法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案原件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室印章，注明出處。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的題名、數(shù)量、期限等信息。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（五）保密規(guī)定1.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案信息。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制利用范圍，確保信息安全。3.檔案管理人員在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對(duì)檔案利用過程中的信息安全負(fù)責(zé)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按題名、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找檔案。3.檔案利用：實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，提高檔案利用效率。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的訪問和操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。5.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。6.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的利用情況、保管狀況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）電子檔案管理1.電子文件的形成、辦理過程應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，建立電子文件目錄。3.定期對(duì)電子檔案