PAGE醫(yī)院工會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院工會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院工會(huì)及所屬各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院工會(huì)檔案由工會(huì)辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是真實(shí)反映醫(yī)院工會(huì)工作實(shí)際情況的原始材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集工會(huì)工作各方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密、敏感的檔案信息進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立醫(yī)院工會(huì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由工會(huì)主席擔(dān)任組長，副主席擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院工會(huì)檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題。（二）工會(huì)辦公室工會(huì)辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案保管設(shè)施，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，提出存毀意見，報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交工會(huì)辦公室。兼職檔案員應(yīng)接受工會(huì)辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，熟悉檔案管理的基本要求和方法。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會(huì)及醫(yī)院黨委下發(fā)的文件、通知、指示、決議等。2.醫(yī)院工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、委員會(huì)會(huì)議、常委會(huì)會(huì)議等各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、會(huì)費(fèi)收繳等方面的文件資料。5.職工權(quán)益維護(hù)、勞動(dòng)競賽、文體活動(dòng)、幫扶救助等工作的相關(guān)材料。6.工會(huì)財(cái)務(wù)收支賬目、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。7.工會(huì)工作的照片、音像資料、榮譽(yù)證書等。8.其他具有保存價(jià)值的工會(huì)工作資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，移交兼職檔案員進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年度流水號或分類流水號等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，確保檔案不易散落。四、檔案的保管（一）保管設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映醫(yī)院工會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對工會(huì)工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如工會(huì)組織成立、換屆等重要文件，重大活動(dòng)的記錄等。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對工會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對工會(huì)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（三）檔案整理與上架1.按照檔案分類方案，將整理好的檔案依次上架存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找。2.在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，以便快速定位檔案。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、加密保護(hù)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.醫(yī)院工會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到工會(huì)辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)醫(yī)院工會(huì)主席批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)在工會(huì)辦公室指定地點(diǎn)進(jìn)行，并有專人陪同。3.借閱檔案須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)工會(huì)辦公室同意，并按規(guī)定登記。（二）檔案利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、期限等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。（三）檔案信息開發(fā)與利用1.工會(huì)辦公室應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)工作，根據(jù)醫(yī)院工會(huì)工作需要，編寫檔案資料匯編、大事記、組織沿革等參考資料，為工會(huì)工作決策提供依據(jù)。2.利用檔案資源舉辦展覽、講座等活動(dòng)，宣傳醫(yī)院工會(huì)工作成果和歷史文化，增強(qiáng)職工對工會(huì)組織的認(rèn)同感和歸屬感。3.鼓勵(lì)職工利用檔案資源開展課題研究、撰寫論文等活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由工會(huì)辦公室組織，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，綜合評估檔案是否仍有繼續(xù)保存的必要。3.對經(jīng)過鑒定確定失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（二）銷毀審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。（三）銷毀記錄銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期、方式等信息。《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工會(huì)檔案管理的信息化、數(shù)字化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.建立數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對掃描后的電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并做好元數(shù)據(jù)錄入和索引編制工作，便于快速檢索和查詢。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用1.選用適合醫(yī)院工會(huì)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程管理。2.對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟練掌握系統(tǒng)操作技能，提高檔案管理信息化水平。