PAGE政府部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為政府工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府部門及其所屬機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府部門的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映政府部門的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和整理政府部門在工作過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。5.保密性原則：對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置政府部門應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案科或檔案室，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，與其他業(yè)務(wù)部門保持一定的距離，以確保檔案管理工作的專業(yè)性和獨(dú)立性。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本部門檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本部門的檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對(duì)本部門所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.參與本部門重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.做好檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為政府決策和社會(huì)利用提供依據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱、查閱登記工作，及時(shí)催還借閱檔案，防止檔案丟失和損壞。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決，確保檔案的安全。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作，保證檔案信息的安全和完整。6.協(xié)助做好檔案的編研工作，提供檔案資料，為編研成果的形成貢獻(xiàn)力量。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本部門形成的各類文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門召開會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要、決議等。4.本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、圖紙等。5.本部門干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本部門獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和物品。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并定期向檔案管理機(jī)構(gòu)移交。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案材料的真實(shí)性和原始性。對(duì)重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交。3.收集的檔案應(yīng)保持文件的原貌，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。對(duì)破損、褪色的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，保持分類的穩(wěn)定性和連續(xù)性。3.整理后的檔案應(yīng)編目清晰，排列有序，便于查找和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)，裝盒保管。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成卷，裝盒保管。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類，編制會(huì)計(jì)檔案目錄，裝訂成冊(cè)，裝盒保管。4.人事檔案整理：按照干部職工個(gè)人進(jìn)行分類，整理成卷，裝盒保管，并建立電子檔案。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所要求1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案安全。（二）檔案保管設(shè)備1.檔案架、檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求，能夠有效保護(hù)檔案。2.應(yīng)配備檔案密集架，提高庫房空間利用率。3.應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，用于檔案管理工作。4.應(yīng)配備光盤、磁帶等存儲(chǔ)設(shè)備，用于檔案數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本部門主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容和利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。（五）檔案保護(hù)措施1.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，確保檔案信息安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)，對(duì)褪色檔案應(yīng)及時(shí)復(fù)制。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，防止檔案安全事故的發(fā)生。4.對(duì)檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行24小時(shí)值班制度，確保檔案庫房安全。五、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則：檔案利用工作應(yīng)以為政府決策服務(wù)、為社會(huì)公眾服務(wù)為宗旨，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用范圍1.本部門工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他政府部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.社會(huì)組織、公民因特殊需要查閱檔案。（三）檔案利用程序1.本部門工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他政府部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。4.社會(huì)組織、公民查閱檔案，應(yīng)出具有效證明材料，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。5.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自涂改、偽造、損毀、抽取、撤換檔案。6.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）檔案利用服務(wù)方式1.設(shè)立檔案查閱窗口，為利用者提供現(xiàn)場(chǎng)查閱服務(wù)。2.開展檔案數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為利用者提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)。3.根據(jù)利用者需求，提供檔案復(fù)制、摘抄等服務(wù)。4.開展檔案編研工作，編寫檔案資料匯編、大事記等，為利用者提供參考資料。六、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為政府工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和完整。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本部門的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施，確保檔案信息安全。（三）檔案信息化建設(shè)實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.實(shí)施階段：按照規(guī)劃要求，組織實(shí)施檔案數(shù)字化、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。4.運(yùn)行維護(hù)階段：建立檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。（四）檔案信息化建設(shè)管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)工作。2.制定檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)字化工作流程、檔案管理信息系統(tǒng)操作規(guī)范等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。4.保障檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，確保檔案信息化建設(shè)工作順利開展。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)政府部門應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本部門所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。同時(shí)，接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等措施的落實(shí)情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化工作進(jìn)展、檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行情況等。5.檔案利用服務(wù)情況，包括檔案利用程序的執(zhí)行情況、利用服務(wù)質(zhì)量等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)本部門所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：檔案管理機(jī)構(gòu)不定期對(duì)本部門所屬機(jī)構(gòu)的檔案