PAGE交通部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在交通事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交通部機(jī)關(guān)及所屬各單位（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指各單位在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。（四）管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則。各單位應(yīng)明確檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)部門(mén)，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）交通部檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定交通部檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。3.集中保管交通部機(jī)關(guān)及所屬單位的重要檔案，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類(lèi)、編目、數(shù)字化等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為交通事業(yè)發(fā)展提供決策支持和服務(wù)保障。（二）各單位檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行交通部檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，制定本單位檔案管理的具體辦法和措施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.對(duì)本單位檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、裝訂，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向交通部檔案管理部門(mén)移交檔案。4.建立健全本單位檔案檢索體系，為檔案的查閱、利用提供便利條件。5.負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，并將鑒定、銷(xiāo)毀情況報(bào)交通部檔案管理部門(mén)備案。6.積極開(kāi)發(fā)利用本單位檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理的技能和方法，不斷提高檔案管理水平。4.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。5.嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、圖紙等。4.本單位的人事檔案（包括干部任免、職工調(diào)動(dòng)、工資變動(dòng)、考核獎(jiǎng)懲等材料）。5.本單位的財(cái)務(wù)檔案（包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）。6.本單位的聲像檔案（包括照片、錄音、錄像等）。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到本單位檔案管理部門(mén)。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂和計(jì)算機(jī)管理。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)整理。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類(lèi)整理。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.檔案目錄應(yīng)打印或抄寫(xiě)清楚，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.建立電子檔案目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.交通部檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.各單位應(yīng)根據(jù)本單位檔案數(shù)量和實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的檔案庫(kù)房或檔案專(zhuān)柜，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行上架排列，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放。2.檔案上架應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，便于查找和利用。（四）檔案清點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與目錄一致。2.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或短缺時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞交通事業(yè)發(fā)展大局，為單位各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。3.方便利用原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便利條件。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱檔案。。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以查閱。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門(mén)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后查閱。4.其他單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。（四）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或者損毀檔案。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)積極協(xié)助利用者查閱檔案，提供必要的幫助和服務(wù)。（五）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案名稱(chēng)、查閱內(nèi)容、復(fù)印或摘錄情況等。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地、辯證地分析檔案價(jià)值的原則。2.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合交通事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷檔案的價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合交通行業(yè)特點(diǎn)，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，區(qū)分有保存價(jià)值的檔案和無(wú)保存價(jià)值的檔案。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)交通部檔案管理部門(mén)備案。3.檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。4.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。5.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為交通事業(yè)發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開(kāi)發(fā)或選用適合本單位檔案管理工作需要的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。利用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，為交通事業(yè)發(fā)展提供決策支持和服務(wù)保障。（三）信息化管理要求1.建立健全檔案信息化管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。