PAGE檔案技術(shù)管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案技術(shù)管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的技術(shù)管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司檔案管理工作在公司領(lǐng)導的統(tǒng)一領(lǐng)導下，實行分級管理，各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步保管，公司檔案管理部門負責集中統(tǒng)一管理公司檔案。2.真實性、完整性原則。檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.公司各部門及員工在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)及時形成各類檔案材料，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。檔案材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水書寫，紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4規(guī)格紙張，電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲。2.對于重要文件、合同等，應(yīng)一式多份，分別保存于不同地點，以防丟失或損壞。（二）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、銷售合同、客戶資料等方面形成的檔案。3.項目檔案：針對公司各類項目，從項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、驗收等全過程形成的文件材料，如項目申報書、項目計劃、技術(shù)方案、圖紙、變更記錄、驗收報告等。4.其他檔案：包括公司榮譽證書、知識產(chǎn)權(quán)文件、對外合作協(xié)議、培訓資料、宣傳資料等。（三）收集職責1.各部門負責本部門檔案材料的收集、整理和初步審核，指定專人負責檔案工作，確保檔案材料的及時收集和歸檔。2.對于跨部門形成的檔案，由牽頭部門負責組織相關(guān)部門共同收集，并明確各部門在檔案收集過程中的職責。3.公司檔案管理部門負責對各部門收集的檔案進行指導和監(jiān)督，定期檢查檔案收集情況，確保檔案收集工作的順利進行。三、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類。一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項目檔案類、其他類等一級類目。2.在一級類目下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進一步細分二級類目和三級類目。例如，行政管理類可細分為綜合管理、人力資源管理、財務(wù)管理等二級類目；人力資源管理二級類目下可再分為人員招聘、培訓、考核等三級類目。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類標準進行分類，并建立相應(yīng)的電子目錄和索引，便于檢索。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理：對收集到的紙質(zhì)檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。編號應(yīng)按照分類體系依次進行，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性；編目應(yīng)包括檔案的題名、責任者、日期、保管期限、密級等信息；裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱。2.電子檔案的整理：對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類編號命名電子文件，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息和元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子檔案的有效管理和快速檢索。四、檔案歸檔（一）歸檔時間要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并向公司檔案管理部門移交歸檔。2.對于重大項目、重要文件等應(yīng)在項目結(jié)束或文件辦理完畢后的一個月內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案內(nèi)容完整、分類準確、編號清晰、編目規(guī)范等。2.填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.將檔案移交至公司檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知移交部門進行整改。4.審核無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類體系進行存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管場所要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并分別存儲于不同地點。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和保管，確保其質(zhì)量不受影響。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠查考利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是公司一般性業(yè)務(wù)活動中形成的重要檔案；短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要是公司日常工作中形成的一般性檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，按照檔案保管期限表確定檔案的保管期限，并在檔案整理和歸檔過程中明確標注。3.檔案保管期限屆滿后，由公司檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，對于確無保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備、人員等的安全管理。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，確保檔案安全。2.加強對檔案庫房的門禁管理，設(shè)置專人負責庫房鑰匙的保管和使用，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。4.做好檔案的保密工作，對涉及公司機密的檔案應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司訴訟、審計、資產(chǎn)評估等特殊情況，需要查閱檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交公司檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進行審核，對于符合規(guī)定的申請予以批準，并提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。5.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請函，說明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定收取查閱費用。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，從檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等方面進行綜合評估，確定檔案是否具有保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。2.對于確定銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息，并由檔案鑒定工作小組成員簽字確認。3.檔案管理部門按照檔案銷毀清單，組織對檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于電子檔案，應(yīng)進行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀；對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。5.將檔案銷毀清單及相關(guān)鑒定材料進行整理歸檔，永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，為公司決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運行。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化加工應(yīng)嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行，確保電子檔案的質(zhì)量。3.完善檔案信息化管理系統(tǒng)功能，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析、安全保密等功能，提高檔案管理的信息化水平。4.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全。同時，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）信息化培訓與推廣1.定期組織公司員工參加檔案信息化培訓，提高員工的檔案信息化意識和操作技能，確保員工能夠熟練使用檔案信息化管理系統(tǒng)。