PAGE_檔案庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案庫(kù)房的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類(lèi)紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲(chǔ)、保管與利用。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案不受損壞、丟失和泄露，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員接觸檔案。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查詢、借閱和使用，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)、設(shè)施設(shè)備配置等提出規(guī)劃和建議。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、上架等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，落實(shí)安全防范措施，防止檔案丟失、損壞和泄露。6.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案的查詢、借閱服務(wù)。7.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，不斷改進(jìn)管理方法和手段。（二）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的出入庫(kù)登記、上架排列、庫(kù)房清潔等工作。3.定期檢查檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并協(xié)助維修。4.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，熟悉安全操作規(guī)程，掌握消防、防盜等應(yīng)急處置技能。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。6.協(xié)助檔案管理部門(mén)完成檔案的清查、盤(pán)點(diǎn)等工作。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)、完整。2.在檔案形成過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，做好文件材料的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，便于檔案的集中管理。3.積極配合檔案管理部門(mén)的工作，按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)提供檔案查詢、借閱所需的相關(guān)信息和資料。三、檔案庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備管理（一）庫(kù)房選址與布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、交通便利的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.庫(kù)房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾。3.檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案的類(lèi)別、年代、保管期限等進(jìn)行合理劃分，設(shè)置不同的檔案架（柜），并標(biāo)明存放范圍。（二）庫(kù)房環(huán)境要求1.溫度：檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.通風(fēng)：庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)設(shè)施，保證空氣流通，防止有害氣體積聚。3.照明：庫(kù)房?jī)?nèi)的照明應(yīng)采用無(wú)紫外線光源，避免檔案因光照而褪色、老化。4.防塵、防蟲(chóng)、防鼠：庫(kù)房應(yīng)采取有效的防塵、防蟲(chóng)、防鼠措施，如安裝防塵窗簾、防蟲(chóng)網(wǎng)、鼠夾等。（三）設(shè)施設(shè)備配置1.檔案架（柜）：應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案架（柜），并根據(jù)檔案的存放要求進(jìn)行合理配置。2.溫濕度調(diào)控設(shè)備：配備空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，確保庫(kù)房溫濕度符合要求。3.消防設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等消防設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.防盜設(shè)備：安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)備，確保庫(kù)房安全。5.檔案整理設(shè)備：配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等檔案整理設(shè)備，提高檔案管理工作效率。（四）設(shè)施設(shè)備維護(hù)與管理1.建立設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)施設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、維修記錄等信息。2.定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好維修記錄。3.按照規(guī)定的使用年限和要求，及時(shí)更新和更換老化、損壞的設(shè)施設(shè)備。4.設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)委托專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行，確保維護(hù)質(zhì)量。四、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件材料。3.下級(jí)單位上報(bào)的重要文件材料。4.其他具有參考價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門(mén)形成的文件材料收集齊全、完整，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體上，如紙質(zhì)、電子等。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，確保其真實(shí)性和有效性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作按時(shí)完成。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類(lèi)，如分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架排列，同一類(lèi)檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.檔案架（柜）應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息，便于快速定位。3.對(duì)于特殊載體的檔案，如電子檔案、照片檔案、音像檔案等，應(yīng)按照相應(yīng)的管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。（二）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案定期清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部盤(pán)點(diǎn)。2.清查和盤(pán)點(diǎn)的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保檔案的賬實(shí)相符。3.對(duì)于清查和盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（四）檔案保管安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進(jìn)入。2.庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)安裝防盜鎖具，鑰匙應(yīng)由專(zhuān)人保管。3.檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的檔案架（柜）內(nèi)，避免檔案受到損壞。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀、破損等情況應(yīng)及時(shí)處理。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控?cái)z像頭、報(bào)警裝置等設(shè)備，確保庫(kù)房安全。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：檔案利用應(yīng)緊密?chē)@公司/組織的中心工作，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全保密，防止檔案泄露。（二）檔案利用方式1.查詢：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以到檔案庫(kù)房查詢檔案。查詢?nèi)藛T應(yīng)填寫(xiě)查詢登記表，注明查詢目的、內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)于不宜借閱的檔案，可以提供復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）檔案借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。2.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整和整潔。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查詢、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的電子文件收集齊全、完整，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，確保其可讀性和可移植性。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）電子檔案存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備應(yīng)具備防磁、防潮、防火、防盜等功能，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立電子檔案存儲(chǔ)位置索引，便于快速查找和訪問(wèn)電子檔案。（三）電子檔案利用與安全管理1.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員訪問(wèn)。2.對(duì)電子檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，根據(jù)利用人員的工作需要設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密、身份認(rèn)證、防火墻等技術(shù)手段，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）檔案鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。2.檔案鑒定小組按照檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。4.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定失去保存價(jià)值的