PAGE廣州檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則。檔案內容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀各類檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.對各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務培訓。6.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準確。（二）檔案管理人員檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責具體的檔案管理業(yè)務工作。檔案管理人員應具備以下條件：1.政治素質高，遵紀守法，具有較強的責任心和保密意識。2.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關法律法規(guī)。3.經過檔案管理業(yè)務培訓，取得相應的崗位資格證書。（三）各部門職責各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案管理的具體事務。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行公司/組織檔案管理制度，做好本部門檔案管理工作。2.負責收集、整理本部門在各項工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。3.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，并定期向檔案管理部門移交。4.負責本部門檔案的臨時保管，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞。5.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，行政會議記錄、決議，工作計劃、總結，規(guī)章制度，人事任免、獎懲等文件。2.經營管理類檔案：包括市場調研、營銷策劃、合同協(xié)議、財務報表、審計報告等文件。3.生產技術類檔案：包括產品研發(fā)、生產工藝、質量控制、設備維護等文件。4.基本建設類檔案：包括工程項目立項、設計、施工、竣工驗收等文件。5.科研項目類檔案：包括科研項目申報、研究過程、成果鑒定等文件。6.其他類檔案：包括聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，及時收集本部門形成的各類檔案材料，確保檔案的及時歸檔。2.檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于重要的文件、合同等檔案材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存地點。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，一般分為行政管理、經營管理、生產技術、基本建設、科研項目等類別。每個類別下可根據(jù)實際情況進一步細分二級、三級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結合的方式，便于檔案的標識和管理。3.裝訂：對紙張檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。對于幅面較大的圖紙等檔案，可采用折疊等方式進行整理，使其符合裝訂要求。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，以便于檔案的檢索和查詢。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施。（二）保管方式1.紙質檔案：按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。對于珍貴、易損的檔案，可采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等。2.電子檔案：采用電子存儲設備進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份。電子檔案應按照與紙質檔案相對應的分類、編號進行存儲，便于查詢和利用。同時，應制定電子檔案的安全管理制度，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等，應按照形成時間、內容主題進行分類整理，存儲在專門的存儲介質上，并建立相應的目錄索引。聲像檔案應定期進行檢查和維護，確保其圖像、聲音清晰，信息完整。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較短時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。清查結果應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。對于破損、褪色、字跡模糊等質量問題的檔案，應及時進行修復或復制；對于丟失、損壞的檔案，應查明原因，采取相應的補救措施，并追究相關責任人的責任。五、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內部員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經公司/組織相關領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據(jù)查閱者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。查閱者不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。如需摘錄或復制檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內容，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱者應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。借閱期限屆滿，應按時歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等。利用登記應定期進行整理和統(tǒng)計，以便掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司/組織的實際情況，對檔案的價值進行全面、客觀的評估。鑒定時應重點考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。2.檔案銷毀清冊經公司/組織主管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.已銷毀的檔案應在檔案管理部門的檔案登記簿上注銷，并將檔案銷毀清冊作為檔案管理工作的重要資料進行長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織的信息化建設提供有力支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的電子文件應進行格式轉換和存儲，形成與紙質檔案相對應的電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保數(shù)據(jù)準確、完整。3.掛接存儲：將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進行掛接存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有序管理。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入、修改、刪除等操作，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等進行檢索，方便用戶快速查詢所需檔案信息。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理效率。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設置用戶權限管理，確保檔案信息的安全保密。對系統(tǒng)操作進行日志記錄，便于審計和追蹤。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的存儲介質上，并異地存放。備份周期