PAGE審計(jì)局業(yè)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)審計(jì)局業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審計(jì)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計(jì)局在履行審計(jì)監(jiān)督職責(zé)過(guò)程中形成的各類業(yè)務(wù)檔案，包括審計(jì)項(xiàng)目檔案、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查檔案、審計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計(jì)局業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映審計(jì)工作的全過(guò)程，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整性原則全面收集審計(jì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)案各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，保證檔案的完整無(wú)缺。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置審計(jì)局設(shè)立獨(dú)立的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合審計(jì)局實(shí)際情況，制定和修訂業(yè)務(wù)檔案管理制度、操作規(guī)程等，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織審計(jì)項(xiàng)目組及時(shí)收集、整理各類業(yè)務(wù)檔案資料，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行整理、編目。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.檔案利用服務(wù)為審計(jì)人員及其他需要查閱檔案的人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)審計(jì)項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高審計(jì)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.審計(jì)項(xiàng)目檔案包括審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)實(shí)施方案、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告、被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)及整改情況等與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的各類文件材料。2.專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查檔案涵蓋專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查立項(xiàng)審批文件、調(diào)查方案、調(diào)查記錄、調(diào)查報(bào)告等資料。3.審計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案包含審計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)采集與處理過(guò)程中形成的各類文件等。（二）收集要求1.及時(shí)性審計(jì)項(xiàng)目組應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的業(yè)務(wù)檔案資料移交檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)于專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查和審計(jì)統(tǒng)計(jì)工作形成的檔案，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集歸檔。2.完整性檔案收集要確保文件材料齊全完整，不得遺漏重要文件。審計(jì)項(xiàng)目組應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)審計(jì)過(guò)程中形成的各類文件進(jìn)行全面收集，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片等。3.準(zhǔn)確性收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。審計(jì)人員在整理檔案時(shí)，要對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。（三）收集程序1.項(xiàng)目組自查審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)項(xiàng)目組組長(zhǎng)組織本組成員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料收集齊全、整理規(guī)范。2.初步審核檔案管理機(jī)構(gòu)收到項(xiàng)目組移交的檔案資料后，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。對(duì)于不符合要求的檔案，及時(shí)反饋?lái)?xiàng)目組進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.正式移交經(jīng)初步審核合格的檔案，由項(xiàng)目組與檔案管理機(jī)構(gòu)辦理正式移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.審計(jì)項(xiàng)目檔案按照審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)、行業(yè)分類，結(jié)合審計(jì)程序進(jìn)行分類。一般可分為審計(jì)準(zhǔn)備類、審計(jì)實(shí)施類、審計(jì)報(bào)告類、審計(jì)終結(jié)類等。2.專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查檔案根據(jù)調(diào)查項(xiàng)目的內(nèi)容和類別進(jìn)行分類，如財(cái)政專項(xiàng)資金審計(jì)調(diào)查、企業(yè)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)調(diào)查等。3.審計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案按照統(tǒng)計(jì)報(bào)表的種類、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，如年度審計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、季度審計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）編號(hào)方法采用“年度項(xiàng)目類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年審計(jì)的第5個(gè)財(cái)政部門項(xiàng)目檔案編號(hào)為“2023CZ05”，其中“CZ”代表財(cái)政部門審計(jì)項(xiàng)目類別。（四）編目要求1.編制卷內(nèi)目錄對(duì)每一卷檔案編制卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息，以便查閱。2.編制案卷目錄根據(jù)分類編號(hào)情況，編制案卷目錄，反映檔案的分類、編號(hào)、題名、保管期限等內(nèi)容，作為檔案檢索的重要工具。（五）裝訂要求1.裝訂順序按照卷內(nèi)文件的排列順序，依次進(jìn)行裝訂，一般為封面、卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表、封底。2.裝訂方式采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。五、檔案保管（一）保管期限劃分1.永久保管對(duì)涉及國(guó)家重大利益、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的檔案，實(shí)行永久保管。如審計(jì)涉及重大違法違紀(jì)案件的檔案、反映審計(jì)工作重大改革和發(fā)展歷程的檔案等。2.定期保管定期保管的檔案分為[X]年和[X]年兩種。對(duì)于一般性審計(jì)項(xiàng)目檔案、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查檔案等，根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定保管期限。（二）保管設(shè)施設(shè)備1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.檔案裝具配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，用于存放檔案。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。3.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫(kù)房?jī)?nèi)溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度保持在[X]%[X]%之間，確保檔案保存環(huán)境適宜。4.消防設(shè)備配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。5.安全監(jiān)控設(shè)備安裝安全監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案庫(kù)房及周邊區(qū)域進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入庫(kù)房，保障檔案安全。（三）檔案保管措施1.上架存放檔案整理完畢后，按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。不同保管期限、不同類別檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.定期檢查檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、有無(wú)損壞、字跡是否清晰等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.數(shù)字化備份對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和維護(hù)，確保數(shù)字化檔案的完整性和可用性。4.檔案遷移因特殊原因需要遷移檔案時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的遷移方案，確保檔案在遷移過(guò)程中的安全。遷移完成后，對(duì)檔案進(jìn)行全面核對(duì)和整理。六、檔案利用（一）利用范圍1.審計(jì)人員審計(jì)人員因工作需要查閱、借閱與本人參與的審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料，用于審計(jì)項(xiàng)目的后續(xù)工作、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、案例分析等。2.其他部門因工作需要，經(jīng)審計(jì)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他部門可以查閱、借閱與審計(jì)工作相關(guān)的檔案資料，如紀(jì)檢監(jiān)察部門、司法機(jī)關(guān)等在辦理案件過(guò)程中需要查閱審計(jì)檔案。3.外部單位根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和審計(jì)局相關(guān)規(guī)定，在履行必要手續(xù)后，外部單位可以查閱、借閱審計(jì)局公開(kāi)的業(yè)務(wù)檔案資料，如接受社會(huì)監(jiān)督、開(kāi)展合作研究等。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。2.借閱手續(xù)借閱檔案時(shí)，借閱人員除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還需提供有效身份證明，并經(jīng)審計(jì)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記，明確借閱期限、歸還日期等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.保密限制對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.利用期限限制查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的時(shí)間內(nèi)完成，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意。借閱檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前說(shuō)明原因并辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、審計(jì)業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容審查檔案內(nèi)容是否涉及國(guó)家重要政策法規(guī)、重大歷史事件、重要審計(jì)成果等，對(duì)仍具有查考利用價(jià)值的檔案予以保留。2.審計(jì)項(xiàng)目重要性根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、影響等因素，判斷檔案對(duì)審計(jì)工作和單位發(fā)展的重要程度，重要審計(jì)項(xiàng)目的檔案適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.文件完整性檢查檔案是否完整，對(duì)于不完整或關(guān)鍵文件缺失且無(wú)法補(bǔ)充的檔案，在鑒定時(shí)予以重點(diǎn)關(guān)注。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.詳細(xì)審查鑒定工作小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案存毀意見(jiàn)。3.集體審議召開(kāi)鑒定工作會(huì)議，對(duì)鑒定工作小組提出的意見(jiàn)進(jìn)行集體審議，形成最終的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單對(duì)經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，編制銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編