PAGE學(xué)校實(shí)習(xí)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校實(shí)習(xí)檔案管理，規(guī)范實(shí)習(xí)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保實(shí)習(xí)檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，為學(xué)校實(shí)習(xí)教學(xué)質(zhì)量評估、學(xué)生實(shí)習(xí)情況跟蹤以及就業(yè)指導(dǎo)等提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校組織的各類實(shí)習(xí)活動(dòng)所形成的檔案資料管理，包括但不限于專業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)實(shí)習(xí)等，涉及參與實(shí)習(xí)的學(xué)生、實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師以及相關(guān)實(shí)習(xí)單位。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：實(shí)習(xí)檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生實(shí)習(xí)期間的實(shí)際表現(xiàn)、工作成果以及實(shí)習(xí)單位的評價(jià)等真實(shí)情況。2.完整性原則：涵蓋實(shí)習(xí)全過程的各類文件、資料，確保檔案內(nèi)容全面、完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作，保證檔案管理的一致性和科學(xué)性。4.保密性原則：對涉及學(xué)生個(gè)人隱私、實(shí)習(xí)單位商業(yè)機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、實(shí)習(xí)檔案的內(nèi)容及分類（一）學(xué)生實(shí)習(xí)檔案1.實(shí)習(xí)申請表：學(xué)生填寫的實(shí)習(xí)申請，包括個(gè)人基本信息、實(shí)習(xí)意向、期望實(shí)習(xí)單位等內(nèi)容。2.實(shí)習(xí)協(xié)議：學(xué)校與實(shí)習(xí)單位簽訂的實(shí)習(xí)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.實(shí)習(xí)計(jì)劃：學(xué)生根據(jù)實(shí)習(xí)要求制定的個(gè)人實(shí)習(xí)計(jì)劃，包括實(shí)習(xí)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟等。4.實(shí)習(xí)日志：學(xué)生記錄實(shí)習(xí)期間每日工作內(nèi)容、收獲、問題及解決情況等的日志。5.實(shí)習(xí)報(bào)告：學(xué)生對實(shí)習(xí)期間的工作進(jìn)行總結(jié)、分析，闡述實(shí)習(xí)成果、體會及對專業(yè)知識應(yīng)用的報(bào)告。6.實(shí)習(xí)鑒定表：實(shí)習(xí)單位對學(xué)生實(shí)習(xí)表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)的鑒定表，包括工作態(tài)度、專業(yè)能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面的評價(jià)及綜合意見。7.成績評定：實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師根據(jù)學(xué)生實(shí)習(xí)表現(xiàn)、實(shí)習(xí)報(bào)告等給予的實(shí)習(xí)成績評定。8.其他相關(guān)材料：如學(xué)生在實(shí)習(xí)期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書、實(shí)習(xí)單位反饋意見等。（二）實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師檔案1.教師基本信息：包括姓名、性別、職稱、所在院系、聯(lián)系方式等。2.指導(dǎo)任務(wù)安排：記錄教師負(fù)責(zé)指導(dǎo)的實(shí)習(xí)學(xué)生名單、實(shí)習(xí)專業(yè)、實(shí)習(xí)時(shí)間等。3.指導(dǎo)計(jì)劃與總結(jié)：教師制定的實(shí)習(xí)指導(dǎo)計(jì)劃以及對指導(dǎo)工作進(jìn)行的總結(jié)。4.指導(dǎo)記錄：教師與學(xué)生溝通交流、指導(dǎo)實(shí)習(xí)工作的記錄，如指導(dǎo)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。5.學(xué)生實(shí)習(xí)情況反饋：教師對所指導(dǎo)學(xué)生實(shí)習(xí)表現(xiàn)的反饋意見，包括優(yōu)點(diǎn)、不足及改進(jìn)建議等。（三）實(shí)習(xí)單位檔案1.實(shí)習(xí)單位基本信息：包括單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、單位性質(zhì)、經(jīng)營范圍等。2.實(shí)習(xí)崗位信息：實(shí)習(xí)單位提供的實(shí)習(xí)崗位名稱、崗位職責(zé)、工作要求等。3.實(shí)習(xí)安排：實(shí)習(xí)單位制定的實(shí)習(xí)計(jì)劃，包括實(shí)習(xí)時(shí)間、實(shí)習(xí)內(nèi)容、實(shí)習(xí)指導(dǎo)人員等。4.學(xué)生實(shí)習(xí)情況統(tǒng)計(jì)：實(shí)習(xí)單位對學(xué)生實(shí)習(xí)期間出勤、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力提升等方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。5.實(shí)習(xí)單位評價(jià)與建議：實(shí)習(xí)單位對學(xué)校實(shí)習(xí)工作的評價(jià)以及對改進(jìn)實(shí)習(xí)教學(xué)的建議。三、實(shí)習(xí)檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確責(zé)任主體：學(xué)生負(fù)責(zé)提交個(gè)人實(shí)習(xí)檔案相關(guān)材料；實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師負(fù)責(zé)收集所指導(dǎo)學(xué)生的檔案材料，并審核其完整性和真實(shí)性；學(xué)校實(shí)習(xí)管理部門負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)檔案收集工作，并統(tǒng)一接收實(shí)習(xí)單位檔案。2.規(guī)定收集時(shí)間：實(shí)習(xí)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，學(xué)生應(yīng)將實(shí)習(xí)檔案材料提交給實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師；實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師應(yīng)在收到學(xué)生材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并將整理好的學(xué)生實(shí)習(xí)檔案提交至學(xué)校實(shí)習(xí)管理部門；實(shí)習(xí)單位應(yīng)在實(shí)習(xí)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將實(shí)習(xí)單位檔案提交給學(xué)校實(shí)習(xí)管理部門。3.確保材料齊全：收集的檔案材料應(yīng)涵蓋上述規(guī)定的各類內(nèi)容，不得遺漏重要材料。對于材料不完整的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員補(bǔ)充完善。（二）整理方法1.分類整理：按照學(xué)生實(shí)習(xí)檔案、實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師檔案、實(shí)習(xí)單位檔案的分類，分別對收集到的材料進(jìn)行整理。2.編號標(biāo)識：為每份檔案建立唯一的編號，以便于管理和查詢。編號規(guī)則可采用“年份+實(shí)習(xí)類型+順序號”的形式，如“20XXZY001”表示20XX年專業(yè)實(shí)習(xí)的第001份檔案。同時(shí)，在每份檔案材料上標(biāo)注清晰的頁碼。3.裝訂成冊：將整理好的檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保牢固、整齊。對于紙張較多的材料，可采用活頁夾或檔案盒等方式進(jìn)行裝訂，并在封面注明檔案名稱、編號、日期等信息。四、實(shí)習(xí)檔案的保管（一）保管方式1.集中保管：學(xué)校設(shè)立專門的實(shí)習(xí)檔案保管室，對實(shí)習(xí)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.電子檔案管理：除紙質(zhì)檔案外，同時(shí)建立實(shí)習(xí)檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.學(xué)生實(shí)習(xí)檔案：長期保管，直至學(xué)生畢業(yè)離校后[X]年。2.實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師檔案：保管期限為[X]年，自實(shí)習(xí)工作結(jié)束之日起計(jì)算。3.實(shí)習(xí)單位檔案：保管期限為[X]年，以便于學(xué)校與實(shí)習(xí)單位保持一定期限的聯(lián)系與溝通。（三）檔案清查1.定期清查：學(xué)校實(shí)習(xí)管理部門每年定期對實(shí)習(xí)檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、完整性及保管狀況等。清查工作應(yīng)形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.不定期抽查：在日常管理過程中，不定期對實(shí)習(xí)檔案進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案的整理規(guī)范、存儲安全等情況，確保檔案管理工作始終處于良好狀態(tài)。五、實(shí)習(xí)檔案的利用（一）內(nèi)部利用1.教學(xué)評估：為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評估提供依據(jù)，通過分析實(shí)習(xí)檔案，了解學(xué)生實(shí)習(xí)效果、實(shí)習(xí)教學(xué)環(huán)節(jié)存在的問題，以便改進(jìn)教學(xué)方法和課程設(shè)置。2.學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)：為學(xué)生就業(yè)提供參考，實(shí)習(xí)檔案中的實(shí)習(xí)表現(xiàn)、實(shí)習(xí)鑒定等信息可幫助用人單位全面了解學(xué)生綜合素質(zhì)，同時(shí)也為學(xué)生自身總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、明確職業(yè)發(fā)展方向提供指導(dǎo)。3.教學(xué)研究：為教師開展教學(xué)研究提供素材，教師可通過研究實(shí)習(xí)檔案，探索實(shí)習(xí)教學(xué)規(guī)律，提高實(shí)習(xí)教學(xué)質(zhì)量。（二）外部利用1.用人單位查詢：根據(jù)用人單位需求，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，可為其提供學(xué)生實(shí)習(xí)檔案中的相關(guān)信息，但涉及學(xué)生個(gè)人隱私和實(shí)習(xí)單位商業(yè)機(jī)密的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.合作交流：在學(xué)校與其他院校、教育機(jī)構(gòu)等進(jìn)行合作交流時(shí)，可根據(jù)合作需要，適當(dāng)展示或提供實(shí)習(xí)檔案相關(guān)資料，促進(jìn)實(shí)習(xí)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的分享與交流。（三）利用流程1.申請：內(nèi)部利用由學(xué)校教學(xué)管理部門、就業(yè)指導(dǎo)部門等相關(guān)部門提出申請；外部利用由用人單位或合作機(jī)構(gòu)提出申請，并填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容等。2.審批：申請?zhí)峤缓?，由學(xué)校實(shí)習(xí)管理部門進(jìn)行審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行檔案利用操作。3.利用方式：內(nèi)部利用可直接在學(xué)校實(shí)習(xí)檔案保管室查閱相關(guān)檔案；外部利用如需復(fù)印、借閱檔案，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。查閱、復(fù)印、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對參與實(shí)習(xí)檔案管理工作的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)。2.環(huán)境管理：實(shí)習(xí)檔案保管室應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人在場監(jiān)督，確保檔案不被違規(guī)使用或泄露。3.技術(shù)防范：利用電子檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置功能，對不同人員的檔案查閱、操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。同時(shí)，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。（二）安全保障1.設(shè)施維護(hù)：定期對實(shí)習(xí)檔案保管室的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施正常運(yùn)行。2.應(yīng)急預(yù)案：制定實(shí)習(xí)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立實(shí)習(xí)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由學(xué)校紀(jì)檢部門、教學(xué)管理部門等組成聯(lián)合監(jiān)督小組，定期對實(shí)習(xí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集情況：檢查檔案收集是否及時(shí)、齊全，是否符合規(guī)定的時(shí)間要求和內(nèi)容范圍。2.檔案整理質(zhì)量：查看檔案整理是否規(guī)范，分類是否準(zhǔn)確，編號是否清晰，裝訂是否整齊。3.檔案保管狀況：檢查檔案保管環(huán)境是否安全，保管期限是否符合規(guī)定，檔案清查工作是否落實(shí)到位。4.檔案利用情況：監(jiān)督檔案利用流程是否規(guī)范合法，是否存在違規(guī)利用檔案的行為。（三）問題處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令責(zé)任部門限期整改。整改完成后