PAGE檔案室上墻規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，正確使用和保管檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。4.積極開展檔案業(yè)務(wù)研究，不斷提高檔案管理水平。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等重要文件。3.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。4.公司的人事檔案，包括員工履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)記錄等。5.公司的科技檔案，包括科研項目、技術(shù)改造、設(shè)備儀器等方面的文件。6.其他具有保存價值的檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范，定期向檔案室移交。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.對于重要的檔案，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。（三）檔案整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。3.財務(wù)檔案按照會計年度、類別等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄和檔案袋。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為檔案庫房。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列存放。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項目的重要程度和實(shí)際需要確定。3.財務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.人事檔案的保管期限按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、檔案利用（一）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案室審核。2.檔案室審核同意后，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行全面、客觀的分析和評價，確定檔案的保管期限和價值。（二）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用，為公司各項工作提供便利。（二）檔案信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。4.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式及頻率1.監(jiān)督檢查小組定期對公司檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于一次。2.不定期對檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。