PAGE校團(tuán)委會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校團(tuán)委會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校共青團(tuán)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校團(tuán)委會(huì)各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則校團(tuán)委會(huì)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映校團(tuán)委會(huì)的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理校團(tuán)委會(huì)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及黨和國家機(jī)密、學(xué)校秘密以及個(gè)人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為校團(tuán)委會(huì)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門校團(tuán)委會(huì)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)校團(tuán)委會(huì)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和核對，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱的檔案。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為校團(tuán)委會(huì)工作提供決策依據(jù)。6.宣傳檔案法律法規(guī)和檔案知識，提高校團(tuán)委會(huì)成員的檔案意識。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的及時(shí)歸檔。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理、分類，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍校團(tuán)委會(huì)檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級團(tuán)組織及學(xué)校黨委下發(fā)的與共青團(tuán)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.校團(tuán)委會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、會(huì)議記錄等。3.校團(tuán)委會(huì)組織開展的各類活動(dòng)的方案、策劃書、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。4.團(tuán)員檔案、團(tuán)費(fèi)收繳記錄、團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接材料等。5.校團(tuán)委會(huì)干部任免文件、考核材料、培訓(xùn)記錄等。6.校團(tuán)委會(huì)與其他單位或組織的往來信函、合作協(xié)議等。7.校團(tuán)委會(huì)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。8.其他與校團(tuán)委會(huì)工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政工作類、組織建設(shè)類、宣傳教育類、社會(huì)實(shí)踐類、志愿服務(wù)類、文體活動(dòng)類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索檔案信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，便于翻閱和保存。四、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映校團(tuán)委會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對校團(tuán)委會(huì)工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括校團(tuán)委會(huì)成立以來的重要文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、決議等。2.長期保管的檔案凡是在校團(tuán)委會(huì)工作中形成的，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為10年至50年。主要包括校團(tuán)委會(huì)組織開展的各類活動(dòng)的相關(guān)材料、團(tuán)員檔案、干部任免文件等。3.短期保管的檔案凡是在校團(tuán)委會(huì)工作中形成的，在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為1年至10年。主要包括一般性的文件、通知、簡報(bào)等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。（三）檔案保管期限的鑒定與調(diào)整1.定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)校團(tuán)委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.隨著校團(tuán)委會(huì)工作的發(fā)展和變化，根據(jù)實(shí)際情況對檔案保管期限進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，確保檔案保管期限的合理性和科學(xué)性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.凡因工作需要查閱檔案的校團(tuán)委會(huì)成員，均可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，核實(shí)查閱人身份和查閱權(quán)限，確定是否提供查閱服務(wù)。如同意查閱，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息，查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。（三）借閱原則1.因特殊情況需要借閱檔案的，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，經(jīng)校團(tuán)委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，核實(shí)借閱人身份和借閱權(quán)限，確定是否提供借閱服務(wù)。如同意借閱，應(yīng)與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并收取一定的押金。3.借閱人憑檔案借閱協(xié)議和押金收據(jù)領(lǐng)取檔案，檔案管理部門應(yīng)在檔案借閱登記冊上詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、借閱檔案名稱、歸還日期等信息。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。同時(shí)，退還借閱人的押金。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送校團(tuán)委會(huì)負(fù)責(zé)人，并抄送相關(guān)部門。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）檔案移交1.校團(tuán)委會(huì)在機(jī)構(gòu)變動(dòng)或工作結(jié)束時(shí)，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將檔案移交給學(xué)校檔案館或其他指定的檔案保管機(jī)構(gòu)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在檔案移交清冊上簽字確認(rèn)。3.對移交的檔案，接收單位應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行妥善保管和利用，確保檔案的安全和完整。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。2.對涉及黨和國家機(jī)密、學(xué)校秘密以及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。3.在檔案整理、保管、查閱、借閱等過程中，采取必要的保密技術(shù)措施，如加密存儲、設(shè)置訪問權(quán)限等，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期進(jìn)行檢