PAGE中醫(yī)藥檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強中醫(yī)藥檔案室的管理，確保中醫(yī)藥檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內與中醫(yī)藥相關的各類檔案的管理，包括但不限于中醫(yī)藥科研項目檔案、醫(yī)療業(yè)務檔案、中藥材種植與炮制檔案、中醫(yī)藥文化傳承檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中醫(yī)藥檔案室對本公司/組織的中醫(yī)藥檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映中醫(yī)藥業(yè)務活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，簡化手續(xù)，提高服務效率，方便檔案的查閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本公司/組織的中醫(yī)藥檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管本公司/組織的中醫(yī)藥檔案，定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和編目。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的中醫(yī)藥業(yè)務活動提供檔案利用服務。4.負責對本公司/組織各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，協(xié)助解決檔案工作中的問題。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門中醫(yī)藥檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交本部門的檔案。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、編目等工作，積極提供檔案利用線索。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案的有序存放和安全保管。3.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織的中醫(yī)藥業(yè)務活動提供優(yōu)質的檔案服務。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.負責檔案管理設備的維護和管理，保證設備的正常運行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中醫(yī)藥科研項目檔案：包括項目立項申請書、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定材料等。2.醫(yī)療業(yè)務檔案：包括門診病歷、住院病歷、診斷證明、治療方案、醫(yī)療記錄等。3.中藥材種植與炮制檔案：包括種植基地規(guī)劃、種植記錄、采收記錄、炮制工藝、質量檢驗報告等。4.中醫(yī)藥文化傳承檔案：包括中醫(yī)藥歷史文獻、傳統(tǒng)方劑、民間驗方、中醫(yī)藥文化活動記錄等。5.其他與中醫(yī)藥相關的檔案：如中醫(yī)藥會議文件、學術交流材料、培訓資料、資質證書等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時形成和積累。2.收集的檔案應內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于重要的中醫(yī)藥檔案，應同時收集電子文檔，并確保電子文檔與紙質文檔內容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、來源等因素進行分類，可分為科研檔案類、醫(yī)療檔案類、中藥材檔案類、文化傳承檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備、防蟲藥品等。3.檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.中醫(yī)藥檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是在較長時間內對本公司/組織的工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對本公司/組織的工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案的存放1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應分開存放，并有明顯的標識。3.對珍貴的中醫(yī)藥檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點，確保檔案的數量準確、存放位置正確。2.每年應對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞、變質等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況應進行記錄，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合本公司/組織的實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員代表等組成，負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據檔案內容的重要性、完整性、準確性等因素，確定其保管期限和價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其價值大小。3.效益評估法：從檔案對公司/組織的經濟效益、社會效益等方面進行評估，確定其價值。（四）銷毀程序1.經過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等內容，并經檔案鑒定小組負責人簽字確認。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織領導審批，經批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀方式和日期。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經批準不得查閱、借閱。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱檔案應在檔案室進行，不得將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等內容，經部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內容，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記表應包括利用者姓名、部門、利用日期、檔案名稱、數量、利用方式、歸還日期等內容。3.檔案管理人員應定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立中醫(yī)藥檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質量，方便檔案的查閱和利用，為公司/組織的中醫(yī)藥業(yè)務活動提供有力的支持。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據錄入等工作，將檔案轉化為電子文檔進行存儲。2.系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數據安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時將新形成的檔案進行數字化處